Zeitdieb E-Mail: Posteingang voll

„Kunde droht mit Auftrag“ – solche E-Mails sind willkommen. Doch, wie sieht es in der Praxis aus?

Schauen wir einmal Berta Blümchen über die Schulter …

Sie erhält täglich viele E-Mails. Einige liest sie und markiert sie dann wieder als ungelesen. Sie kann sie noch nicht direkt bearbeiten, es ist vorher noch etwas zu klären. Auch wartet sie bei anderen E-Mails noch auf weitere Informationen. Die „Ungelesenen“ sollen also noch an etwas erinnern. Ganz so, wie die Papierstapel auf dem Schreibtisch eine positive Absicht verfolgen: Wenn ich sie sehe, weiß ich, ich werde das erledigen … oder noch mal öffnen und lesen und sehen „Oh – ja, das muss ich auch noch machen.“

Treffen Sie Entscheidungen für effizientes Arbeiten?

1. Entscheidung auf dem Weg zur effizienten Arbeitsorganisation

Legen Sie Ihr Leerungs- und damit Bearbeitungs-Intervall fest. Wenden Sie die Erfolgsstrategie Ihres Briefkastens an. Einmal öffnen und leeren, das kann reichen. Je nach Arbeitsstelle sind bis zu drei oder mehr Leerungen wichtig. Doch Achtung: haben sich vielleicht Ihre Empfänger daran gewöhnt, gleich mit einer Antwort auf eine E-Mail versorgt zu werden? Dieser Wert treibt dann immer wieder ins E-Mailfach und kostet Arbeitszeit.

2. Empfehlung im Umgang mit dem Zeitdieb E-Mail

Entscheiden Sie am Block, was mit der Information zu tun ist.

1. Können Sie sie löschen?
2. Ist es etwas, was Sie delegieren oder weiterleiten können?
3. Muss die Information einfach nur archiviert werden, weil es eine interne oder gesetzliche Aufbewahrungsfrist gibt?
4. Oder haben Sie eine konkrete Aufgabe mit dieser E-Mail? Ist diese Aufgabe innerhalb von zwei Minuten erledigt, dann machen Sie es direkt nach dem Direktprinzip. Dauert die Bearbeitung länger, legen Sie sich einen Termin fest. Die E-Mail legen Sie auf Wiedervorlage (>>Outlook spezial) zu diesem Termin.

Beantworten Sie diese Fragen immer gebündelt am Stück, nicht springen und andere E-Mails vorziehen.

3. Empfehlung für das Informationsmanagement

Prüfen Sie, ob es wirklich hilfreich ist …

• Bilddateien bei Bildern zu speichern?
• E-Mails im Posteingang oder Unterordnern des Posteingangs Ihres E-Mail-Programms aufzubewahren
• Gesendete Nachrichten separat von anderen Projekt-Dateien zu archivieren
• Dateianhänge, die innerhalb des Unternehmens versendet wurden, als Anhang statt als Hyperlink zu versenden

Verzichten Sie auf Ordner in Ordnern am Posteingang Ihres E-Mailprogramms. Relevante Informationen gehören an den Ort, wo auch andere zu diesem Projekt gespeichert sind. Zu den Berechnungen, Briefen oder Präsentationen eines Projektes gehören auch die E-Mails. Es wäre ein Medienbruch, wenn diese separat im E-Mailfach gespeichert werden. Das löst auch eher eine CC- oder BCC-Lawine aus. Kollegen könnten viel besser selbst und ohne Nachfragen auf Informationen zugreifen, wenn die Ordnerstruktur mit den entsprechenden Zugriffsrechten auf dem Server stimmt.

Tipps und Tricks rund um eine stimmige Ordnerstruktur, ein funktionierendes Wiedervorlagesystem finden Sie >>hier.

Und wenn Sie einmal richtig Ordnung in Ihr E-Mailpostfach bringen wollen …

Hier ist der Kurs für einen Euro:     Posteingang im Griff – Mini Video Outlook Kurs

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