E-Mail Postfach voll – Schluss damit, so geht’s

Nein, es muss doch auch anders gehen! Wenn das E-Mail Postfach voll ist, belastet das einfach.

Die Eheleute führen einen Handwerksbetrieb mit mehreren Mitarbeitenden. Sie unterstützt ihn im Büro. Dazu zählen auch die vielen E-Mails. Aktuell verschiebt sie diese in Unterordner. Einer davon ist für ihn und seine Aufgaben reserviert. Er soll sich am Abend dann darum kümmern.

„Frau Beck, mein Mann und ich finden keinen Konsens in den E-Mails! Ich habe schon alle seine E-Mails in einen Ordner -> Wichtig! verschoben. Doch, ich bin unsicher, was davon ist denn jetzt erledigt? Es belastet mich sehr, wenn ich keinen Haken dran machen kann und die Liste immer länger wird!“

Ja und ihren Mann belastet es auch, nicht zu wissen, wie er am Abend Erledigtes markieren oder zuordnen kann. Beide wollen das gleiche: Kunden begeistern, Aufgaben erledigen und mindestens am Wochenende ihre Familienzeit genießen.

E-Mail Postfach voll mit Offenem und Unerledigten, belastet auch die Freizeit

Gerade jetzt zu Corona ist ein Arbeitsplatz-Coaching mit Worxellence® Büro Coach nur unter besonderen räumlichen Gegebenheiten möglich. Ein solcher Termin ist durch eine Vorbereitungsphase sehr wirkungsvoll und effizient.

Wie gelangt das Ehepaar aus der Belastungssituation

Outlook hat so gute Möglichkeiten, papierlos zu arbeiten und gleichzeitig das Postfach einmal pro Tag komplett leer zu haben. So, wie beim „echten“ Briefkasten.

Grundsätzlich wäre jetzt ein Arbeitsplatz-Coaching ideal. Damit das Unternehmer Ehepaar die Zeit bis zu diesem Termin gut nutzt, sind diese drei Schritte hilfreich:

1. Mini online Kurs Outlook 
   Hier lernen Sie die Einmal-Regel und die Systematik dahinter
   (Löschen? Weiterleiten? Archivieren? Als Aufgabe planen?)
2. Outlook Kompakt Kurs mit Zeitmanagement und Aufgabenorganisation
   Systematik auch für Aufgabenlisten, Prioritäten setzen, Kalender- und E-Mailfunktionen,
   QuickSteps und Schnellbausteine.
3. Kapitel 1 bis 3 aus dem Buch Büro-Effizienz durcharbeiten
   Eine einheitliche Ablagestruktur entwickeln, die für Papier, PC und E-Mails gilt.

Was dadurch möglich wird

Mit dem Know how, Schritt für Schritt vermittelt erreicht das Unternehmer Ehepaar:

• eine klare Struktur für die E-Mails des Handwerksbetriebes
• mehr und mehr papierlos zu arbeiten
• täglich ein leeres E-Mail Postfach, weil Aufgaben klar zugeordnet sind
• eine konkrete Aufgabenliste für den Ehemann
• das gute Gefühl, Aufgaben beendet zu haben oder zu wissen, was noch für wann zu erledigen ist
• vorwärts zu kommen und am Wochenende wirklich Zeit für einander zu haben

Geht es Ihnen ähnlich?

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