Was ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz?

Erst einmal wunderbar, dass Sie diese Frage stellen! Immer noch verbringen so viele Menschen Zeit damit, etwas effizient zu erledigen. Schön, es ist dann fertig – doch: wurde das Richtige bearbeitet? Nehmen wir ein simples Beispiel:

Nehmen wir an, Sie möchten eine Kerze ausmachen.

Dafür öffnen Sie eine Flasche Champagner und kippen den Inhalt über die Kerze. Das war effektiv. Der Effekt – Kerze ist aus – trat ein.

Klar, es gibt auch einen effizienteren Weg, den Effekt zu erreichen ;-).

Heißt: Fokus erst auf Effektivität und dann auf Effizienz

Es nützt nichts, besonders effizient zu sein, wenn die Zeit in Aufgaben fließt, die ineffektiv sind. Wer beispielsweise als Selbständiger an seinem Logo „herumbastelt“, statt seine Zeit in die Akquisition von Kunden zu stecken, arbeitet nicht effektiv.

Was ist effizientes Arbeiten?

Wenn Standardtexte für wiederkehrende E-Mails eingesetzt werden, ist das effizient. Werden diese jedoch erst aus einem anderen Bereich kopiert, um dann eingefügt zu werden, ist das ineffizient. Um in dem Beispiel zu bleiben, wäre der Einsatz von Schnellbausteinen (Word, Outlook) oder Windows Funktionen (Windowstaste und den „Punkt“ bei aktivierter Zwischenablage) effizienter = schneller, um das Ergebnis zu erreichen.

Effizientes Arbeiten nutzt softwareseitige Möglichkeiten und verzichtet weitestgehend auf Papier.

Wie lässt sich Effizienz messen?

Die Kennzahlen dafür sind so vielfältig, wie die Arbeit selbst. Es lohnt sich, die Zeit für die Erledigung einer Aufgabe bei festgelegter Qualität unter verschiedenen Mitarbeitenden zu vergleichen. Lassen Sie doch Ihre Mitarbeitenden einmal schätzen, wie lange sie für einen bestimmten Vorgang brauchen. Viele legen sich erst einmal nicht fest. Doch kommt dann das „Preisetikett“ Zeit ins Spiel, wird gerne diskutiert. Denn Effizienz hängt ab von

• kein bis wenig Medienbruch (Papier, digital, auditiv)
• gut abgestimmte und verzahnte Prozesse
• durchgängiges Software System, statt mehrfache Eingabe und Pflege von Daten in unterschiedlichen Plattformen
• Durchlaufzeiten
• Kennzahlen wie Anzahl Verkäufe/Tag, Anzahl Angebote/Tag, …
• PC Know how
• Soft Skills (Kommunikation, Entscheidung, …)
• …

Effektiv oder effizient?

Hier einige Beispiele für Sie:

Eine gelesene E-Mail als ungelesen kennzeichnen

Der Klassiker. Sie gehen in Ihrem E-Mailfach unter. Damit eine wichtige E-Mail irgendwie für Sie auf dem Radar bleibt, kennzeichnen Sie diese als ungelesen. Das ist weder effektiv noch effizient! Denn die Aufgabe in dieser E-Mail wird weder attraktiver, noch löst sie sich durch diese Tätigkeit auf. Statt dessen sollten Sie sich mit den Funktionen von Outlook befassen. Dort gibt es „The Magic of automatische Aufgabenliste!“ 

Kennzahl „Überstunden“ ein Beweis für Ineffizienz?

Es gibt Arbeitsplätze mit „schleichender Umfangserweiterung“. Was ursprünglich passte, kann bedingt durch die Saison, Krankheits- oder Urlaubsvertretung und andere Einflüsse in eine Schieflage geraten.

Überstunden sind in jedem Fall ein Indiz dafür, sich mit Prozessverbesserungen, eigener Weiterbildung, Lernen neuer Software zu befassen.

Tipps für effizientes Arbeiten

1. Ziele und Aufgaben
   • Setzen Sie Ziele und Aufgaben in einen Gesamtzusammenhang. Halten Sie klare Kriterien für wichtig/unwichtig fest.
   • Sorgen Sie dafür, dass klar ist, welche Schritte für das Erledigen erforderlich sind.
   • Stellen Sie Vorlagen, Checklisten, Prozessbeschreibungen und Flussdiagramme bereit
2. Fachkompetenz
   • Aktualisieren und modernisieren Sie Ihr Fachwissen rund um Ihr Aufgabengebiet
   • Befähigen Sie sich, mit Tools und Software gut umzugehen
   • Stärken Sie Ihre Soft Skills rund um Entscheidungsfindung und besonders Kommunikation
3. Selbstmanagement
   • Managen Sie Ihre Stimmung und ihre Gefühle/Widerstände
   • Machen Sie sich Ihre Zeit- und Energiefresser bewusst (z. B. über ein Unterbrechungsprotokoll)
   • Kommen Sie sich und Ihrer Prokrastination (Aufschieben und Verzetteln) auf die Schliche
   • Erweitern Sie Ihre Resilienz, annahmegerecht ein Nein auszusprechen
4. Zeitmanagement und Arbeitsorganisation
   • Lernen Sie fokussiert an Aufgaben zu bleiben
   • Füttern Sie Ihre Not-to-Do-Liste – nicht alle Aufgaben müssen erledigt werden (siehe Punkt 1). Ein Unternehmen entschied sich beispielsweise Angebote erst ab einem Auftragsvolumen von 5.000 Euro abzugeben und beteiligte sich an keinen anderen Ausschreibungen.
   • Setzen Sie klare Prioritäten, z. B. Anfragen unter einem bestimmten Wert werden nachrangig bearbeitet, Kunden ohne Wartungsvertrag erhalten verzögerte Antworten, …
   • Richten Sie sich mehrere Stille Stunden ein, in denen Sie abgeschottet unterbrechungsfrei arbeiten

Fragen zur Prozessoptimierung für mehr Effektivität und Effizienz

Diese Fragen sind wichtig für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

1. Wo hakt der Ablauf?
   • Problem benennen
   • Reflektieren:
     • was ist die Ursache des Problems?
     • Welche Fehler gab es im Vorfeld?
     • Welche Infos haben gefehlt?
     • Wie hätte das Problem vermieden werden können?
     • Wie könnte ich das Problem lösen?
     • Welche Rückendeckung brauche ich von Leitung?
     • Wie kann das Team dazu beitragen?
     • Was kann ich für die Zukunft daraus lernen?
2. Wo brauche ich Unterstützung, weil ich alleine nicht weiter komme?
3. Wo besteht Diskussions- oder Klärungsbedarf?
4. Wo gibt es Neues (Verfahren, Produkte, Ansprechpartner, andere Teil Prozesse) zu berücksichtigen?