Virtuelle Assistenz: weniger delegierbare Aufgaben und gleichzeitig bessere Qualität

Virtuelle Assistenzen (VPAs) sind das Rückgrat moderner Arbeitswelten. Sie gehören oft zu den sogenannten „Digital Nomads“ – Menschen, die mithilfe digitaler Technologien ihre Arbeit völlig ortsunabhängig erledigen.

Ihr Ziel: andere zu unterstützen, beispielsweise durch Auslagern zeitintensiver Aufgaben und gleichzeitig Arbeiten von wo auch immer sie das gerade wollen. So fokussieren sich sowohl virtuelle Assistenzen als auch Auftraggeber auf ihre Kernkompetenzen.

Wie kann man sich eine virtuelle Assistenz vorstellen?

Sie werden Ihre virtuelle Assistenz über bestimmte Plattformen finden.

Einerseits über Plattformen für Freelancer wie Upwork, Fiverr, Freelancer.de. Oder auch andererseits über spezialisierte Agenturen wie Belboon, Virtuelle Helden, MyVA. Es gibt auch Netzwerke und Gruppen, z. B. Fachgruppen oder Business-Communities wie LinkedIn, Xing und auch auf Facebook. 

Assistenzen bei denkvorgang haben wir über Empfehlungen von Kolleginnen oder Geschäftspartnerinnen erhalten. Auch eine Google Recherche mit den Keywords „virtueller Assistent Büroorganisation“ kann Ihnen helfen. 

Durchstöbern Sie auch Foren und Blogs, die sich mit Produktivität beschäftigen.

Die Herausforderung ist, dass es fachlich, persönlich und auch von der Auslastung her passen muss. Dazu kommen noch Herausforderungen mit der DSGVO oder Verträgen, damit hier keine Scheinselbständigkeit vorliegt.

Was unterscheidet Freelancer von virtuellen Assistenzen?

Obwohl Freelancer und virtuelle Assistenten unterschiedliche Schwerpunkte haben, teilen sie Gemeinsamkeiten: Beide arbeiten selbstständig, bieten ihre Dienste auf Vertragsbasis an und setzen konsequent auf digitale Technologien, um maximale Effizienz zu erreichen.

Während Freelancer oft für kurzfristige, spezialisierte Projekte engagiert werden, bieten virtuelle Assistenten langfristige Unterstützung, die weniger technische, aber dafür umfassendere organisatorische Fähigkeiten erfordert.

Egal ob für die Bewältigung von täglichen To-dos oder für strategisches Wachstum – virtuelle Assistenz ist ein wertvolles Instrument für alle, die ihre Arbeitsabläufe modernisieren und effizienter gestalten möchten.

Anlass für virtuelle Assistenzen

Gut, wenn Sie in einem Unternehmen mit echten Rückenfreihalter/-innen arbeiten. Assistenz, die ihrer Aufgabe gerecht wird.

Dabei denken die meisten an eine Assistenz, die direkt im Unternehmen arbeitet. Einige unserer Kunden haben sogar Assistenz Pools oder eine große Anzahl an Assistenzen, die regelmäßig über Inhouse Seminare von uns trainiert werden.

Darüber hinaus gibt es virtuelle Assistenten. Sprechen Sie uns an, wir haben eine Liste hervorragend arbeitender virtueller Assistenten. Oft springen diese auch vor Ort als Interims-Assistenz ein.

Vorteile virtueller Assistenten

• Zeitersparnis: Routineaufgaben können ausgelagert werden, sodass Sie sich auf strategische und kreative Tätigkeiten konzentrieren können.
• Flexibilität: Sie können virtuelle Assistenten je nach Bedarf stundenweise oder projektbezogen buchen.
• Kosteneffizienz: Keine Kosten für Büroausstattung oder Sozialabgaben.
• 24/7-Verfügbarkeit: Viele virtuelle Assistenten bieten Dienstleistungen in verschiedenen Zeitzonen an, was eine kontinuierliche Arbeitsabwicklung ermöglicht.

Nachteile von virtuellen Assistenten

• Einarbeitung erforderlich: Anfangs ist eine genaue Erklärung der Aufgaben und Prozesse notwendig.
• Kommunikationsprobleme: Missverständnisse können auftreten, vor allem bei virtueller Zusammenarbeit.
• Vertraulichkeit: Sensible Daten müssen gut geschützt werden, insbesondere wenn mit Externen gearbeitet wird.
• Abhängigkeit: Wenn ein virtueller Assistent ausfällt, kann das kurzfristig zu Problemen führen.

Beschäftigungsarten: Festangestellt oder auf selbständiger Basis?

Entscheidung Kriterien für die Beschäftigungsart können sein:

• Auslastung. Die Auslastung einer festangestellten Assistenz ist noch unklar.
• Flexibilität. Oft ist es auch kurzfristig möglich, das Stunden Volumen zu erhöhen wie auch zu reduzieren.
• Kostenkontrolle. In die Berechnung fließen bei Festangestellten Zahlungen für Urlaubs-, Krankheitsgeld, Sozialversicherungsbeiträge, Büro-Ausstattung ein. Selbständige Assistenzen rechnen nach Stundenpaketen oder Tagessätzen ab.
• Know how. Selbständig arbeitende Assistenzen haben einen großen Erfahrungsschatz.  Einerseits in den Software Programmen, den einzurichtenden Strukturen. Andererseits aus den  Projekterfahrungen anderer Arbeitseinsätze. Oft entfällt eine lange Einarbeitung.
• Verschwiegenheit.

Virtuelle Assistenzen bei denkvorgang

Aktuell arbeiten uns bei denkvorgang zwei virtuelle Assistenzen mit abgegrenzten Aufgabengebieten zu.

Nicola arbeitet von Bali aus, daher haben wir oft über Nacht schon Ergebnisse. Sie erstellt Visualisierungen, wie Sie diese hier auf unserer Website immer wieder sehen.

Beate übernimmt ausgewählte Erstgespräche.

Beide brennen für ihr Steckenpferd, ihr Herzens Thema. Das entlastet ungemein und bringt auch neue Ideen ins Unternehmen. Wir organisieren uns mit Microsoft Teams. Darin ist auch OneNote integriert, was unseren Workflow richtig rund macht.

Ich erlebe so oft die Annahme und Einwände, dass …

• sei zu teuer
• dauert in der Einarbeitung zu lange
• habe ich schneller selbst erledigt
• die Qualität stimmt oft nicht

Und was soll ich Ihnen sagen?!

Alles eine Frage der Wahrnehmung und des Blickwinkels.

Ich möchte jedenfalls auf meine Office Heros nicht verzichten!!!
Sie ermöglichen mir sooo viel mehr Zeit, mehr Leben, mehr Freiraum.

Ich wünschte, Sie erlauben sich die Strukturen, die Ihnen die Leichtigkeit zurück bringt und Delegieren möglich macht.

Um sich Ihr (Arbeits-)Leben und das Ihrer Lieblingsmenschen zu verbessern.

Ein virtueller Assistent kann eine enorme Entlastung sein …

… wenn Sie bereit sind, klare Anweisungen zu geben und die richtigen Werkzeuge für die Zusammenarbeit zu nutzen.

Lösungen für Sie

Je nach Veränderungswunsch können Sie Schritt für Schritt unseren Video Kurs Office-Optimizer nutzen.

Alternativ: Lassen Sie uns telefonieren, was für Sie die beste Lösung ist.