„Wir müssen reden!“ steht gleich in der ersten Zeile der E-Mail Anfrage.

Die Personalleiterin eines kleinen Unternehmens meldet sich. Es geht um den Betriebsleiters. Er  „ist durch …!“ Hektik, Unruhe, Arbeiten bis spät in den Abend und am Wochenende. Die Personalleiterin ist sogar selbst schon samstags mit ins Büro gefahren, um beim Sortieren zu helfen. „So geht es nicht weiter! Er hat eine kurze Zündschnurr, reagiert forsch, überfordert. Eigentlich ist er ein guter Kerl. Doch – wir machen uns um ihn Sorgen!

 

Die Ausgangssituation

Nachdem die Personalleiterin ein Angebot zum Arbeitsplatz-Coaching erhalten hat, stellt sie den Kontakt zum Betriebsleiter her.

Im online Vorgespräch prüfen Betriebsleiter und Coach, ob die „Chemie“ passt und halten den Veränderungswunsch durch eine Begleitung fest:

  • dass das Papiervolumen sehr hoch ist und darin abrechnungsrelevante Informationen stecken
  • die Unterlagen einer Person haben sich über mehrere Schreibtische ausgeweitet
  • einiges ist doppelt, einerseits aus der positiven Absicht, nichts zu vergessen, andererseits wird nicht konsequent aussortiert
  • jedes Papier löst einen stummen Ruf aus (bearbeiten!)
  • der Betriebsleiter verzettelt sich mit den vielen Notizen/Papieren, …
  • das hat Auswirkung auf extrem spontane Prioritäten und die Einteilung der Mitarbeitenden

 

Startklar mit der Vorbereitungsphase

Per Post erhält der Betriebsleiter ein Starterset, welches sofort delegierbare Checklisten, Zugang zu einem 10 Minuten Video und einen Selbsttest (5 Minuten Zeitinvest) enthält. Damit ist alles für ein produktives Arbeitsplatz-Coaching vorbereitet.

Drei Durchführungstermine à 3 Stunden

Jeder Durchführungstermin enthält einen Maßnahmenplan mit konkreten Aufgaben. Zwischen den Terminen steht der Coach für Fragen bereit. Außerdem können Commitment-Calls durchgeführt werden.

Beispiel für das Ergebnis nach zwei Durchführungsterminen

  1. Re-Organisieren der Schränke/Regale im Büro
    • veraltete Unterlagen und Akten-Ordner entsorgt oder ins Archiv gebracht
    • drei Regale im Leerzustand
    • Materialien an einer Stelle zusammengeführt und zugeordnet
    • Auflösen der vielen Ablage Kästen. Wenn dort etwas drin liegt, dann bleibt es dort und wird vergessen.
  2. Festlegen eines Literaturschrankes
    • übersichtliches Anordnen der in Papier benötigten Kataloge
    • Unterlagen für Themen (z. B. Brandschutz, Wartung, …)
    • Themenbereiche in verschiedenen Organisationsmitteln (Ordner, Hängemappe, Stehsammler) befinden sich im selben Schrank
    • Für Maschinen gibt es je einen Ordner (Bedienungsanleitungen, Pläne, Gebrauchsanleitungen mit vielen Seiten), relevanter Schriftverkehr aus den E-Mails befindet sich in einem digitalen gleichlautenden Ordner.
    • Ziel: alles nur noch digital verfügbar machen, dazu werden ab sofort Ergebnisblätter, Informationen, Vorlagen digital verfasst oder eingescannt
  3. Laufwerke
    • einheitliche Logik wie beim Schrank. Akten-Ordner des Schrankes spiegeln sich auf dem Laufwerk. Beispiel Ober-Ordner Brandschutz enthält jeweils Unterordner wie: Vorschriften, Regelungen, Aufgaben, Prüfungen, …
  4. Digitalisieren
    • relevante Wissensdokumente aus den Hängetaschen werden von einem Azubi eingescannt, gemäß Vorgabe benannt und in die Ordner gespeichert
    • Jede Hängemappe hat eine Bezeichnung. Diese ist der Name des Unterordners auf dem Laufwerk
  5. Schreibtische
    • alle noch zu bearbeitenden Angebote werden zweistufig bearbeitet: Entscheidung über a) Angebotsannahme oder b) -ablehnung.
    • Bei Ablehnung erstellt die Assistenz mit einem entsprechenden Schnellbaustein den Absagetext. Die Unterlagen werden dann entsorgt.
    • Bei Annahme gibt es nur in Ausnahmesituationen (z. B. Kundenunterlage ist ein Katalog/Pflichtenbuch) einen Themenordner. Sämtliche Korrespondenz zu dem Angebot wird digital abgelegt.
  6. Terminstation
    • Es wurden 31 Hängetaschen für monatlich eingeplante Papierunterlagen sowie 12 Monats-Hängemappen eingerichtet. Umfangreiche Papierunterlagen sind hier entsprechend mit der digital erfassten Aufgabe in Outlook verbunden.
  7.  Arbeitskreise
    • Bei der Kombination Papier und Digitales, muss der Arbeitskreis klar definiert und bis zum Schluss durchdacht sein. Alles ist an seinem einen Platz und dort leicht auffindbar.
    • Prozess monatliche Statistik bleibt aktuell noch in Papier.
    • Reinigung: Originalrechnung mit Stempel von der Buchhaltung wird mit Anhang eingescannt, gespeichert auf dem gemeinsamen Laufwerk der Abteilung, dann nach Prüfung unterschrieben an die Buchhaltung zurück gegeben. So kann der für die Statistik zuständige Mitarbeiter sofort auf die Reinigungs-Rechnungen zugreifen. Anregung für die Zukunft: . Eintragen in eine Excel-Vorlage mit automatischer Berechnung/Auswertung.
  8. Prozess Angebote
    • Für alle neuen Angebote angenommenen Angebote wird ein digitaler Ordner angelegt. E-Mails, PDFS, … werden dort abgelegt. Nichts wird mehr ausgedruckt. Die Nachverfolgung des Angebots erfolgt über Outlook-Aufgaben mit Erinnerung.

 

„Hausaufgabe“ wegen des Papier Volumens

  1. Die momentane Ansammlung von Akten und Papieren hat sich im Laufe der Jahre zusammengetragen. Das kann in so kurzer Zeit nicht sofort gesichtet, entschieden und in eine neue Ordnung gebracht werden.
    • Aufgabe: Jede Woche einen der Schränke durchforsten, entweder entsorgen oder dem bestehenden Themengebieten zuordnen
  2. Gemeinsamen Aufräumtag im Team festlegen
    • alle Rollschränke (enthalten z. B. Büromaterial, Folien, Schlüssel, Meterstäbe, Werkzeug …) nach Themengebieten an einer zentralen Stelle zusammenführen

 

Ergebnis nach 12 Wochen

Coronabedingt konnte der Betriebsleiter den dritten Termin noch nicht wahrnehmen.

Die erarbeitete Struktur hatte sich jedoch gerade hier schon bewährt.

Ein Kollege fand sich in der spontanen Vertretungssituation gut zurecht. Das wäre vor dem Arbeitsplatz-Coaching unmöglich gewesen.

Das Unternehmen hätte einerseits entgangene Aufträge und damit Gewinn verloren. Andererseits hätte sich im Bearbeiten aktueller Aufträge teure Terminverschiebungen mit Regresszahlungen bemerkbar gemacht.

 

Leichtigkeit für Fach- und Führungskräfte mit Arbeitsplatz-Coaching

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