Homeoffice Effizienz – Potenziale mit Microsoft Teams

Im online Meeting heute morgen ging es mit Britt (Worxellence® Coach und Trainerin für die Region Stuttgart) um verschiedene Updates unserer Inhouse Seminare. Britt hatte dazu schon einige neue Möglichkeiten von Microsoft Teams herausgefiltert.  Microsoft entwickelt ja gerade Neues beinahe im Minuten Takt. Eine Kleinigkeit: der „Zusammen-Modus“ auf Teams. Macht natürlich nur Freude, wenn die Kamera auch wirklich eingeschaltet wird. Dieser Geistermodus in online Meetings schwächt das Wir-Gefühl. Besprechungen könnten einiges effizienter ablaufen, wenn die Kamera eingeschaltet bliebe. Die Gründe (gut aussehen in online Meetings) dafür sind vielfältig.

Aus den vielen Workshops und Webinaren heraus kennen wir die Widerstände von Mitarbeitenden, sich tiefer mit den Tools zu befassen. Jahrelang konnte man sich auf dem alten Wissen ausruhen. Doch jetzt ist jeder gefordert, beizutragen und sich aktiv einzubringen, neue Tools auch anzuwenden. Das sichert die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Und eben auch die Beschäftigungsfähigkeit!

denkvorgang Firmen Seminare finden aktuell online statt. Unter den Teilnehmenden sind dann meist eher diejenigen, die sich ohnehin online schon sicher bewegen. Teilnehmende, die eher vor Ort Veranstaltungen wählen, erkennen die Notwendigkeit der Weiterbildung. Doch sie wollen in online Trainings „nicht mit fehlendem Know how auffallen“, was das Optimieren erschwert. Beiden Seiten: Mitarbeitenden und Führungskräften.

Homeoffice weiter optimieren

Der Schnellstart Homeoffice mit dem flotten Umstellen auf Teams hat also einerseits dazu beigetragen, dass Mitarbeitende fitter mit den Tools umgehen. Andererseits sind dabei krause Strukturen entstanden, die jetzt wieder „glattgezogen“ werden müssen.

Denn wenn Strukturen nicht stimmen, leidet die Information und Kommunikation. Kollegen verärgern sich gegenseitig, wenn sie nicht miteinander reden können, wo sie es müssten. Das wird immer dann zum Thema, wenn Infos schnell gebraucht werden und Mitarbeitende nicht erreichbar sind. Unnötiges Konfliktpotenzial, oft verbunden mit verlorenen Aufträgen oder getrübter Kundenzufriedenheit.

Jetzt Microsoft Teams Strukturen anpassen

Aus den anfänglich gut gemeinten Kanälen sind Informationswüsten entstanden. Außerdem ist ein gewisses Tool-Gestrüpp entstanden: die einen nutzen Skype, die anderen weder Teams noch Skype, sondern ausschließlich Yammer, …  Das wirkt sich auf die Prozesse aus. Es werden individuelle „Abkürzungen“ genutzt, die nur langjährigen Mitarbeitenden bekannt sind. Mit Kettenreaktion auf die Standard Abläufe.

Zeit, auch Prozesse anzupassen

Bei denkvorgang passen wir regelmäßig unsere Prozesse an. Damit geht auch einher, die entsprechenden Strukturen anzupassen:

• Was machen wir nicht mehr?
• Was machen wir zukünftig anders?
• Wie geht es leichter?
• Wofür zahlt unser Kunde (nicht)?
• Welche Unterstützungsprozesse können automatisiert werden?
• Was verändert sich damit auch noch (Domino Effekte)?

Haben auch Sie sich entschieden, den Jahresbeginn für die Prozessverbesserung und das Anpassen von Strukturen zu nutzen?