Macht und Potenziale der Protokollführer/-in nutzen

Wer schreibt schon gerne Protokoll?

„Mich gruselt es während der Besprechung Protokoll zu führen!“

Die Gründe sind vielfältig und die Lösungen liegen bei jedem Teilnehmenden.

Was die Sitzungsleitung beeinflussen kann

Eigene Potenziale stärken, damit das nicht passiert:

• langatmige Besprechungen, bei denen eigentlich schon alles gesagt ist, nur noch nicht von jedem.
• Sitzungsleitende, die selbst Monologe führen oder die der Teilnehmenden nicht unterbrechen.
• Keine Agenda
• Schlechte Agenda mit Unklarheit darüber, WAS durch den Besprechungspunkt erreicht werden soll.

Was Protokollführende überwinden könnten

• Schüchternheit, den Gedanken „Hier sitzen nur hochqualifizierte Ingenieure, was soll ich hier schon zu fragen/sagen haben.“
• zu viel an Höflichkeit „Ich kann doch den Chef nicht darauf ansprechen, dass er abschweift und ich seine lange Rede im Protokoll unbeachtet lasse!“
• das Gefühl der Erniedrigung bei Aussagen wie „Schreiben Sie ins Protokoll …!“, „Haben Sie etwa noch nicht aufgenommen …“.
• die Angst, konstruktives Feedback nach der Sitzung unter vier Augen zu geben.

Tipps, wie Sie im Tandem „Sitzungsleitung und Protokollführung“ profitieren

1. Den Protokollführenden kann die zusätzliche Rolle des Zeitwächters übertragen werden, beispielsweise „Kurz zur Agenda, die Diskussion nimmt gerade einen längeren als den vorgesehenen Rahmen ein!“
2. Bei Abschweifen vom Thema hat der Protokollführende das Recht nachzufragen „Kurz für das Protokoll, welche konkrete Maßnahme/welche kompakte Information halten wir jetzt fest?“
3. Das Protokoll wird live über Laptop/Beamer geschrieben und in einen Protokollrahmen mit vorbereiteten Spalten geführt.
4. Geben Sie sich gegenseitig konstruktives Feedback.

Wie kommen Sie an das Potenzial heran?

Als Führungskraft profitieren Sie mit einem Inhouse Seminar „Besprechungen leiten“ und auch „Präsentieren“ sowie „Rhetorik„.

Als Fachkraft/Assistenz bauen Sie sich Ihre Kompetenzen schrittweise auf über Seminare wie „Kommunikations Modelle„, „Umgang mit schwierigen Situationen„, „Rhetorik für die Assistenz„, „Konflikt Kompetenz“ und „Protokollführung„.

Das Seminar Protokollführung gibt es auch online mit Trainersprechstunde!