Mit der richtigen Struktur und Ablage Zeit sparen

Während unserer Ablage Workshops tauchen immer wieder Ahhs und Ohhhs auf. Auch Juhus schließen sich an, wenn verschollen geglaubtes wieder auftaucht.

Denn heute liegen diese digitalen Informationen in vielen Ordnern, bei vielen Ansprechpartnern mit der Möglichkeit, sie an viele in CC als Dateianhang weiterzuleiten. Dort im Posteingang angekommen, wird dann fleißig in Unterordner verschoben.

Einstellung und Haltung zum Thema Ordnung

Das, was sich oft in Kaffeeküchen abspielt, passiert auch auf dem Server. Menschen haben unterschiedliche Überzeugungen zum Thema Ordnung und Umgang mit Informationen.

1. Engpass E-Mailpostfach: es wird erst reagiert, wenn es zur IT-Meldung „Postfach voll“ kommt

Angeblich geht bis zu eine Stunde pro Tag mit Suchen verloren. Eine gut durchdachte Büroorganisation hilft, diesen Missstand zu vermeiden. Die Kunst liegt darin, das führende Merkmal zu bestimmen. Unterschiedliche Vorgehensweisen im Prozess sorgen oft für unterschiedliche Ablageorte. Wenn das Speichern von Informationen nicht durchgängig erfolgt, liegen immer nur Teile der Daten an der richtigen Stelle. Das frustriert. Zu warten, bis die IT mahnt, ist Reaktiv-Modus und damit liegt man „hinter dem Prozess“ statt in Führung zu gehen. Sie kämen doch auch nicht auf die Idee, Ihren Briefkasten erst zu leeren, wenn sich der Postbote beklagt.

2. Engpass: das E-Mailprogramm wird als Dokumenten Management System genutzt

Outlook ist kein Dokumenten Management System. Es wird aber von vielen dazu gemacht. Das geht nur eine begrenzte Zeit gut.

3. Engpass: „Das sind meine Dateien und das ist mein Ordner, steht auch mein Name dran!“

Die Dateien wurden während der Arbeitszeit erstellt. Es gibt nicht „meine“ oder „deine“ Dateien – es sind unsere Informationen, mit denen wir unser Geschäft abwickeln.

Ein moderierter Ablage Workshop hilft

Oft werden wir von einzelnen Abteilungen gebucht, die ihre Server-Struktur neu aufbauen wollen. Diese wird gemeinsam erarbeitet. Anschließend wird das Ergebnis gleich auf dem Fileserver umgesetzt. Anschließend werden

• Grundregeln für die Benennung vereinbart
• Personen zeitlich freigesetzt, um die neue Struktur umsetzen, Verzeichnisse und Dateien „umzuziehen“
• E-Mails mit Relevanz genau in dieser Struktur zum Prozess gespeichert. Das spart zahlreiche Suchzeiten und CC-E-Maillawinen.

Domino-Effekte

Während wir im Workshop strukturieren, werden gleichzeitig Prozesse besprochen. „Wie macht Ihr das? Ich dachte, das müsste so … sein?!“ Auch ein willkommener Nebeneffekt, wenn Unklares gerade gezogen wird und damit Zeit spart.