Office Management im Assistenz Pool regeln (Fallbeispiel)

Uns erreichen Anrufe und auch E-Mails, sowohl von Führung als auch von Assistenzen selbst, die einen Assistenz Pool einrichten wollen.

Hallo Frau Beck,

ich schreibe Sie aus einer „Grauzone“ heraus an, d.h. zwischen privat und geschäftlich. Ich bin als Bereichsleitungsassistentin in einem Unternehmen tätig und mein Chef bat mich nun mit 2 weiteren Assistentinnen einen Assistentinnenpool einzurichten.

Ich bin im Internet auf Ihre Seite gestoßen und fand Sie als Person auf dem Bild so richtig strahlend sympahtisch. Da kam mir eben der spontane Gedanke, Sie einfach mal anzuschreiben, um zu fragen, ob Sie mir vielleicht ein paar kleine und doch wertvolle Tipps für mein Projekt geben könnten, Dinge, die möglicherweise zu beachten sind ?

Da ich als „Einzelkämpferin“ unterwegs bin, wird es nichts Offizielles werden können – hierfür gibt das Unternehmen kein Geld aus.

Aber vielleicht besteht dennoch die Möglichkeit etwas Input von Ihnen zu bekommen? Das wäre supi schön.

In diesem Sinne schließe ich meine Zeilen und schaue was passiert, wenn ich diese Nachricht versende.

Alles Liebe für Sie und bis vielleicht bald (Vorname Name)

Was ist zu berücksichtigen? Unsere kostenlosen Tipps dazu:

• Klare Prozesse (wer macht was bis wann, Durchlaufzeiten, Information & Kommunikation),
• Zuständigkeiten, Erreichbarkeit („Früh-/Spätdienst), Absprachen im Assistenz-Team, …
• ideales Know how, besonders am PC (sonst bleibt immer alles am Alleskönner hängen
  und die mit „Potenzial“ bleiben „verschont“)
• Gelungene Kommunikation: annahmegerechtes Nein, Begrenzen können, Feedback
  nehmen und geben

Daneben gibt es auch Unternehmen, die nicht nur Tipps „abholen“, sondern auch aktiv Beratung einkaufen.

Hier skizzieren wir ein anonymisiertes Kunden Beispiel zu unseren Angebot „Assistenz-Pool“.

Das Unternehmen hat ein sehr gutes Betriebsklima. Das Problem dort ist in erster Linie die räumliche Situation: Die Verwaltung mit ihren vier Mitarbeiterinnen arbeitet in einem gemeinsamen Büro und dort herrscht viel Trubel:  Telefon, Ein- und Ausgehen anderer Mitarbeiter, … Die Assistenzen kommen kaum zu einem störungsfreien Arbeiten. Diese Situation soll sich bis Ende des Quartals verbessern, weil das Unternehmen innerhalb des Gebäudes weitere Räume anmieten wird. Die Verwaltung bezieht dann ebenfalls zusätzliche Räume sowie ein separates Empfangsbüro. Dieses soll „Störungen“ abfangen.

Engpass im Assistenz-Pool: gemeinsames E-Mail-Postfach

Das leidige Thema „gemeinsames Verwaltungs-E-Mail-Postfach“ konnte durch Klärung der Zuständigkeiten, Farbkategorien und QuickSteps gut gelöst werden. Das entlastet die Leiterin der Abteilung.

Zusätzlich wurden Möglichkeiten für eine bessere Produktivität mit Outlook umgesetzt:

• E-Mails im Block abarbeiten
• Benachrichtigungen abstellen
• Ordnerstruktur verschlanken
• Einmal-Regel anwenden
• Farben / Kategorien verwenden (Verwaltungs-Postfach)
• QuickSteps anlegen (Verwaltungs-Postfach / persönliches Postfach)
• Fähnchen verwenden
• Aufgabenliste verwenden
• Filter / Regeln anwenden
• E-Mails als Unterhaltung anzeigen
• Schnellbausteine anlegen

In der Ablauforganisation wurde verändert:

• Einmal-Regel anwenden
• Dokumentation von Arbeitsschritten
• Störungsfreie Arbeitsblöcke für jede Mitarbeiterin

In den Themenspeicher wurde aufgenommen:

• Kommunikation innerhalb des Unternehmens (zwischen Abteilungen) bzgl. Veränderungen / Neuerungen
• Bedarfsgerechte Outlook-Schulung der Mitarbeitenden
• Einsatzplan für Besetzung des neuen Empfangsbüros
• weitere Überprüfung der Abläufe innerhalb der Verwaltung

Wann möchten Sie sich mit Ihrem Assistenzpool befassen?