Vom Home-Office aus online Meeting und Video Telefonie gelingen lassen

Die Verbindung zu Vorgesetzten, dem Team und Kollegen zu halten, ist online einigen Hürden ausgesetzt. Neben den überlappenden Lebensbereichen Privat/Beruf spielen jetzt sinnvolle Workflows, Software, der Umgang mit Technik und die Selbstorganisation ein große Rolle.

Hier haben wir Tipps für online Meetings und Video Telefonie zusammen gestellt:

Ordnungs-Check vor dem online Meeting!

Wie sieht es denn im Hintergrund bei Ihnen aus?
Falls Sie mit Microsoft Teams arbeiten, nutzen Sie beim Einstellen der
Video- und Audioeinstellungen den Hintergrundeffekt.
Es sind auch eigene Fotos als Hintergrund möglich, hierhin
sollten Sie diesen hochladen:
C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads

Das ändern der Hintergrundeffekte ist auch noch während der Besprechung
möglich: über Weitere Aktionen  > Hintergrundeffekte anzeigen.

Zoom bietet ebenfalls einen virtuellen Hintergrund an, den Sie vor dem Meeting einstellen.

Technik Check, bevor das online Meeting los geht

• gute Audio-Qualität des Mikrofons, ohne Schallgeräusche?
• Mikrofon auf „stumm“
  So werden ablenkende Hintergrundgeräusche (Trinken, Tippen, …) vermieden.

Auch online Meetings immer nur mit Agenda

• Was ist das formale Ziel, das durch dieses Meeting erreicht werden soll?
• Ging die Einladung mit Agenda raus? Ideal, wenn diese per Link erreichbar ist und Teilnehmende Ergänzungen oder Kommentare hinzufügen können, beispielsweise über OneNote.
• Enthält die Agenda eine Zeitplanung?
• Pausen
  • nach einer Stunde sollte eine Pause eingelegt werden. Spätestens nach 90 Minuten.
  • während Pause ausgeschaltete Mikrofone und Kameras
  • Moderator lässt Folie mit Uhrzeit der Fortsetzung eingeschaltet
• Wird über die Agenda informiert, ob eine Kamera benötigt wird und das Zuschalten mit Kamera erwünscht wird?

Anfang und Ende des online Meetings

• als Moderator sollten Sie mindestens 5 Minuten vor Start online sein und den „Raum“ öffnen
• Beginnen Sie pünktlich, auch wenn noch nicht alle da sind
• berücksichtigen Sie Einwahlzeiten
• starten Sie direkt mit dem ersten Tagesordnungspunkt
• stellen Sie ein pünktliches Ende sicher

Im online Meeting besonders gefordert: der Moderator

• beherrscht er/sie die Technik?
• sieht Wortmeldungen und begrenzt er ausschweifende, vom Thema abweichende?
• plant er Pausen ein?

Ergebnissicherung des online Meetings

• Wie wird das Protokoll geführt? In OneNote, einem Word Dokument, …?
• Soll es ein Verlaufs-, Ergebnis-, Kurz- oder Beschluss-Protokoll sein?
• Wer soll wie über die Ergebnisse informiert werden?
• Wie werden die Links zum Protokoll verfügbar gemacht?
• Bleibt die Aufzeichnung des Meetings erhalten?
  Dann sollte ein Inhaltsverzeichnis mit Zeitstempel erstellt werden.