Vom Home-Office aus online Meeting und Video Telefonie gelingen lassen

Die Verbindung zu Vorgesetzten, dem Team und Kollegen zu halten, ist online einigen Hürden ausgesetzt. Neben den überlappenden Lebensbereichen Privat/Beruf spielen jetzt sinnvolle Workflows, Software, der Umgang mit Technik und die Selbstorganisation ein große Rolle.

Hier haben wir Tipps für online Meetings und Video Telefonie zusammen gestellt:

 

Ordnungs-Check vor dem online Meeting!

Wie sieht es denn im Hintergrund bei Ihnen aus?
Falls Sie mit Microsoft Teams arbeiten, nutzen Sie beim Einstellen der
Video- und Audioeinstellungen den Hintergrundeffekt.
Es sind auch eigene Fotos als Hintergrund möglich, hierhin
sollten Sie diesen hochladen:
C:\Benutzer\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Teams\Backgrounds\Uploads

Das ändern der Hintergrundeffekte ist auch noch während der Besprechung
möglich: über Weitere Aktionen  > Hintergrundeffekte anzeigen.

Zoom bietet ebenfalls einen virtuellen Hintergrund an, den Sie vor dem Meeting einstellen.

Technik Check, bevor das online Meeting los geht

  • gute Audio-Qualität des Mikrofons, ohne Schallgeräusche?
  • Mikrofon auf „stumm“
    So werden ablenkende Hintergrundgeräusche (Trinken, Tippen, …) vermieden.

 

Auch online Meetings immer nur mit Agenda

  • Was ist das formale Ziel, das durch dieses Meeting erreicht werden soll?
  • Ging die Einladung mit Agenda raus? Ideal, wenn diese per Link erreichbar ist und Teilnehmende Ergänzungen oder Kommentare hinzufügen können, beispielsweise über OneNote.
  • Enthält die Agenda eine Zeitplanung?
  • Pausen
    • nach einer Stunde sollte eine Pause eingelegt werden. Spätestens nach 90 Minuten.
    • während Pause ausgeschaltete Mikrofone und Kameras
    • Moderator lässt Folie mit Uhrzeit der Fortsetzung eingeschaltet
  • Wird über die Agenda informiert, ob eine Kamera benötigt wird und das Zuschalten mit Kamera erwünscht wird?

 

Anfang und Ende des online Meetings

  • als Moderator sollten Sie mindestens 5 Minuten vor Start online sein und den „Raum“ öffnen
  • Beginnen Sie pünktlich, auch wenn noch nicht alle da sind
  • berücksichtigen Sie Einwahlzeiten
  • starten Sie direkt mit dem ersten Tagesordnungspunkt
  • stellen Sie ein pünktliches Ende sicher

 

Im online Meeting besonders gefordert: der Moderator

  • beherrscht er/sie die Technik?
  • sieht Wortmeldungen und begrenzt er ausschweifende, vom Thema abweichende?
  • plant er Pausen ein?

 

Ergebnissicherung des online Meetings

  • Wie wird das Protokoll geführt? In OneNote, einem Word Dokument, …?
  • Soll es ein Verlaufs-, Ergebnis-, Kurz- oder Beschluss-Protokoll sein?
  • Wer soll wie über die Ergebnisse informiert werden?
  • Wie werden die Links zum Protokoll verfügbar gemacht?
  • Bleibt die Aufzeichnung des Meetings erhalten?
    Dann sollte ein Inhaltsverzeichnis mit Zeitstempel erstellt werden.

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