Prozesse in der Büroorganisation, Kunden Beispiele Ablage Organisation

Papier Ablage ist in der Büroorganisation ein großes Thema. Gerade die Papierablage kostet viel Zeit. Im Meeting heute sprachen Janina und Rositta über Prozessoptimierungen. Oft sind wir im beruflichen Alltag an umständliche Abläufe gewöhnt. Wir nehmen Umständliches hin oder nehmen an „Das lässt sich sowieso nicht ändern!„.

Hui und ja – es gibt auch wirklich abschreckende Prozesse, die genau dadurch zum Erliegen kommen … Wie in diesem Kundenbeispiel, als es um das jährliche Archivieren abgeschlossener Papierunterlagen ging.

Wenn Fehlendes die Abläufe in der Büroorganisation bremst

Büroorganisation Kundenbeispiel 1

Prozess: Ablage in den Keller bringen

Attraktivität des Prozesses auf einer Skala von 1 bis 10 … Offensichtlich!

Der alte Ablauf:

• 5 Minuten Fußweg, Schlüssel aus dem Tresor holen
• Schlüssel ist meistens nicht da.
• Vermutung: dann ist vielleicht schon jemand im Keller?
• Im Keller angekommen: – nein! Die Kellertür ist verschlossen.
• Zurück, Büros nach dem Schlüssel absuchen oder die Ablage einfach noch mal liegen lassen. Nächste Woche ist ja auch noch ein Tag …

Engpass dadurch: Unzufriedenheit, überfüllte Schränke, Wartezeiten, Suchzeiten, weil für neue Ordner noch kein Platz im Schrank ist. Sie stehen ohne System an verschiedenen Orten.

Der neue Ablauf/die Lösung in diesem Fall: Im Arbeitsplatz-Coaching wird erarbeitet, den Tresor direkt vor der Kellertür anzubringen, in dem der Schlüssel liegt. Also können Zugangsberechtigte ohne Umwege handeln.

Sie wollen Ihr Schreibtischmanagement optimieren. Hier ist der Mini Kurs für Sie:

Papier im Griff mit Schreibtischmanagement

Büroorganisation Kundenbeispiel 2

Prozess: Farbige Ausdrucke, nur ein Mitarbeiter hat Zugriff auf diesen Drucker

Der alte Ablauf:

• Kollegen schicken Unterlagen per E-Mail an den Mitarbeiter
• Mitarbeiter soll dann innerhalb von wenigen Minuten Unterlagen für die Beratungsgespräche ausdrucken

Engpass dadurch: Stress, Unbehagen und Unmut auf allen Seiten! Mitarbeiter muss ständig seine E-Mails checken, Kollegen mit Kunden warten oft zu lange auf die gedruckten Unterlagen.

Der neue Ablauf/die Lösung in diesem Fall: im Arbeitsplatz-Coaching wurde der Engpass durchgerechnet. Die Unterbrechungen, Wartezeiten und Qualitätseinbußen zusammen rechtfertigten das Austauschen des Druckes. Das neue Gerät erlaubt das Drucken sensibler Unterlagen, sobald der entsprechende Mitarbeitende die Warteschlange durch einen Code aktiviert.

In einer gemeinsamen Arbeitsplatzberatung lässt sich genau das sowohl für das Homeoffice als auch für das Büro herausfinden:

• Was kostet viel Zeit?
• Wie ist die aktuelle Vorgehensweise?
• Wie kann diese vereinfacht und automatisiert werden?
• Was ist noch zu umständlich/zu manuell?
• Welche Prozesse lösen Widerstand und „Aufschieberitis“/Prokrastination aus?

Büroorganisation auch buchbar als Chef*in-Assistenz-Tandem Beratungen

Durch Trainings und Beratungen vor Ort werden Teilnehmende deutlich sicherer in ihren Prozessen. Wenn gemeinsam drauf geschaut wird – und dann auch noch in einer offiziell angesetzten Beratung – tauchen eben Potenziale auf.

Haben Sie eigentlich bei Chef*in den Gender Star bemerkt?

Ja, die neue DIN 5008 geht genau darauf ein. Mehr dazu im online Kurs.

DIN 5008 richtig anwenden