Beratung zum Backoffice/Office Management

Zwei sportlich durchgetaktete Tage, zwei Beraterinnen und 36 zufriedene Beteiligte, die sich zusammensetzten aus:

  • 1 kommissarischer Chefarzt
  • 32 Ärzte, darunter leitende Oberärzte, Fachärzte, Assitenzärzte
  • 3 Sekretariats-Mitarbeiterinnen, teilweise in Teilzeit

liegen jetzt wenige Wochen zurück.

Ziel: Prozessverbesserungen in der Zusammenarbeit zwischen Ärzten und dem Sekretariat

Josephine Ruppert Inhaberin von JR OP-Consulting und Rositta Beck brachten ihre Expertisen dieses Mal als Tandem in eine Klinik ein. Sehr zuträglich war die Verbundenheit und das Vertrauen des Kunden. Dadurch konnte offen über Potenziale gesprochen werden, die durch den externen Blick der Beraterinnen angesprochen, sichtbar und bearbeitbar wurden. Teilweise konnten Verbesserungen noch während der Beratung umgesetzt werden.

Der Verbesserungsprozess ist angestoßen – alle sind auf Kurs

Nach den beiden Beratungstagen erhielt die Klinik einen Maßnahmenplan. Darin sind die nächsten Schritte priorisiert, konkret mit Ansprechpartnern, Aufgaben und Messgrößen zur Zielerreichung enthalten.

Wann erfahren wir etwas zu Ihrem Veränderungswunsch?

Lassen Sie uns kurz telefonieren. Dann erkunden wir die Möglichkeiten.

Darüber haben wir uns gefreut. Hier das Feedback von einer der drei Sekretariatsmitarbeiterinnen

Hallo liebe Frau Beck,

wir haben direkt nach Ihrem Besuch unser gemeinsames Postfach einrichten lassen, und wir sind hier sehr zufrieden damit. Im gleichen Zug hat auch unser Outlook-Programm ein neues Update bekommen.

Bezüglich unserer Telefonsprechzeiten haben wir einen Anrufbeantworter von der Haustechnik gestellt bekommen. So haben wir täglich wirklich zwei ruhige Stunden, in denen man, zumindest ohne telefonische Unterbrechung arbeiten kann.

Wir haben uns im Anschluss an unseren Workshop ein eigenes Flipchart bestellt, welches jetzt bei uns im Büro steht und wir so Ihre Notizen direkt vor Augen haben und weiterhin fleißig abarbeiten können.

Ihr Online-Seminar Outlook hat mir persönlich sehr geholfen, vor allem in der Umstellung auf die neue Office-Version.

Meine Kollegin und ich nehmen weiterhin täglich an den Morgenbesprechungen teil, was für die ganze Abteilung ein sehr positiver Schritt ist. Unser Chefarzt, die Ärzte, meine Kollegin und ich sind sehr zufrieden, weil wir jetzt jeden Morgen immer auf dem neuesten Stand sind und es einfach allen viel unnötige Fragerei und vor allem auch Zeit erspart, die wir anders besser nutzen können.

Ich versuche auch immer mehr, via Email zu kommunizieren, da hat man gleich alles dokumentiert und kann ggf. nachverfolgen.

Desweiteren haben meine Kolleginnen und ich jeweils einen zweiten Bildschirm bekommen, was uns sie Arbeit mit den vielen verschiedenen Programmen sehr erleichtert, weil man nicht ständig hin- und her switchen muss.

Nach Rücksprache mit der IT und der Haustechnik können wir die Headsets erst bestellen, wenn die Telefonanlage ein neues Update bekommt. Damit sollte es dann auch möglich sein, aus dem Outlook heraus zu telefonieren.

So, das war eine kleine Zusammenfassung. Meine Kolleginnen und ich sind weiterhin sehr bemüht und versuchen ständig, Ihre guten Ideen umzusetzen und bessere Lösungsansätze zu finden.

Der Workshop mit Ihnen und Frau Ruppert war für uns auf jedenfall eine große Bereicherung, auch mental gesehen.

Nochmals vielen Dank & herzliche Grüße

Sekretariatsmitarbeiterin

Klinik

Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©

Büroorganisation Officemanagement Assistenz

Beate Baumann, Arbeitsplatz-Coach & Kundenberatung

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