Speicherort und Benennung von E-Mails

150 Unterordner im E-Mail Posteingang – wie hieß der eine jetzt noch mal?

Mal ehrlich, wie viele Unterordner haben Sie an Ihrem Posteingang? Kann es sein, dass sich hier schon Strukturen wie auf dem Server entwickeln? Dass hier Ordnernamen existieren, die es auch auf dem Server oder SharePoint gibt? Outlook ist kein Dokumentenmanagementsystem. Es ist nicht dafür gedacht, alle E-Mails, die kommen oder versendet werden zu behalten, zu verwalten. 

Ihr Posteingangsfach ist mindestens einmal pro Tag leer, genau wie Ihr Briefkasten zuhause

Dazu benötigen Sie in Ihrem Posteingang eine geeignete Struktur. Legen Sie drei neue Unterordner an:

  1. To Do
  2. lesen/CC-E-Mails, Newsletter
  3. Z – Archiv bis MM/JJJJ

In den Ordner Nummer 3 verschieben Sie alle Ihre alten Unterordner. Wenn Sie dann die Einmal-Regel (löschen, weiterleiten, Server Ablage oder To Do?) anwenden, werden die mit Fähnchen auf einen Termin festgelegten E-Mails in den Ordner 1 verschoben. E-Mails, in denen Ihr Name im Feld CC enthalten ist, können über eine automatische Regel gleich im Ordner 2 empfangen werden. Unser online Seminar Outlook kompakt ist hier sehr hilfreich.

Speicherort und Benennung für E-Mails

Alle zu speichernden E-Mails mit Gesetzeswert oder Dokumentationspflicht speichern Sie auf Ihrem Server. Alternativ im SharePoint, DMS oder CRM, falls Ihr Unternehmen so etwas einsetzt.

Meist ist die Struktur auf dem Server historisch gewachsen. Dann beginnen Mitarbeitende sich eine eigene Struktur aufzubauen. Plötzlich entsteht „meine“ und „deine“ Ablage. Mehrfachablage mit unterschiedlichen Versionen. Keine gute Geschichte! 

Beim Benennen der Datei hilft die Vorgabe „JJJJ-MM-TT-Thema“. Dabei steht J für das Jahr, M für den Monat, T für den Tag.

Wir helfen Ihnen mit Workshops oder online Seminaren, eine passgenaue Struktur zu entwickeln.

Das alles ohne jede alte Datei anzufassen! Interessiert?

 

 

 

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