Unterlagen vom Vorgänger – hilfreiche Struktur?

Es fehlt an Struktur. Fred Fleißig beginnt motiviert und freudig seinen ersten Arbeitstag. Der Vorgänger konnte ihn leider nicht mehr einarbeiten. So sichtet Fred Fleißig zunächst sein neues Büro, das Innenleben der Schränke und Oooooordner. Oh je, es gibt viel Papier … und Stapel. Er startet den PC. Die Logik im PC-Ablagesystem Explorer erschließt sich leider auch nicht.

Wenigstens der E-Mailaccount ist frisch für Fred Fleißig eingerichtet.

Wie bekommt Fred Fleißig Struktur in sein neues Büro?

Wissensnetz. Zunächst ist ein gutes Wissensnetz wichtig. Sonst kann die Entscheidung über relevante und unwichtige Informationen nicht sicher getroffen werden. Ein Prozesshandbuch informiert ihn über Arbeitsabläufe. Ist es aktuell? Mit Kollegen und Vorgesetzten sollte sich Fred regelmäßig austauschen, Protokolle aus vorausgegangenen Sitzungen lesen.

Maserntest. Auf jeden Ordner, den Fred Fleißig aktiv nutzt, klebt oder malt er einen roten Punkt. Alternativ hilft auch ein Bleistift Strich. Ordner, die nach einem Jahres keinen roten Punkt haben, werden archiviert. Ordner, die viele Punkte haben, verdienen einen Platz im Streck- oder Reichbereich. Jedes Schrank-/Regalfach sollte mindestens 25 % freie Fläche haben.

Cluster. Die systematische Anordnung der Ordner im Schrank sollte über ein Farbleitsystem direkt ins Auge fallen. Farben bieten Struktur. Beispielsweise: blauer Balken = Controlling Themen, gelb = Marketing, orange = Produkte. Ein Ordner mit blauem Balken fällt zwischen Ordnern mit gelben sofort auf. Das systematische Stellen und Finden fällt in Farb-Gruppen leichter. Fügen Sie jeder Farbe eine Nummer hinzu, haben Sie schon Struktur für den PC geschaffen.

PC-Struktur. Die Anzahl der Farb-Cluster kann schon zielführend für das Einrichten einer neuen Hauptstruktur im PC auf dem Server sein. Beide Ablagesysteme (Papier + PC) folgen dadurch der selben Logik. Das, was im Papierordner einer Farbe mit Nummer angeordnet ist, kann auf dem PC unter der selben Nummer angelegt werden.

Die gute Tat. Ungenutzte, veraltete Fachbücher oder unnötige Möbel gleich innerhalb der ersten Wochen auszusortieren, könnte als fehlende Wertschätzung interpretiert werden. Hier braucht Fred Fleißig ein gutes Gespür für den richtigen Moment. „Verkaufen“ kann er das Aussortieren über „Wem können wir mit … etwas Gutes tun?“.

Struktur für den Posteingang. Die wird schon mit Eintreffen der ersten E-Mails nötig. Dazu empfehlen wir Ihnen beispielsweise dieses Erklärvideo.