Ich bin absolut überfordert! Diese E-Mails, vielen Info Kanäle, WhatsApp, …

 

Bei dem vielen Zeug das ich vorhabe würde ich verzweifelnwenn nicht die große Ordnung, in der ich meine Papiere haltemich in den Stand setzte zu jeder Stunde überall einzugreifenjede Stunde in ihrer Art zu nutzen und eins nach dem andern vorwärts zu schieben. (Goethe schreibt an Schiller, 9. Mai 1798)

So beginnen sehr viele Anfragen. Es ist ja auch kein Wunder. Die Möglichkeiten sind enorm. Die Anzahl der Menschen, mit denen wir interagieren wächst. Was vorhin noch durch beschränkte Möglichkeiten in überschaubarem Volumen möglich war, explodiert aktuell und überfordert sogar. Noch mehr Möglichkeiten, noch mehr Infos, noch mehr Ansprechpartner, …

Engpass 1: historisch gewachsene Dateiablagen

„Unsere Ablagestrukturen ist zu kompliziert!“ so geht es neuen Mitarbeitenden. Sie finden sich nicht zurecht. Wie einst etwas entstanden ist und welche Blüten es dann trieb, ist nicht nachvollziehbar. Mittlerweile suchen auch langjährige Mitarbeitende nach Dateien. Ständig werden neue angelegt, weil die alten fehlen. Ein Kreislauf, der weitere Datei Blüten treibt und zu mehrfach Ablagen führt …

Engpass 2: fehlende Akzeptanz bei Mitarbeitenden, digital zu arbeiten, auf Ausdrucke zu verzichten

„Ich wusste gar nicht, wie einfach es mit Outlook ist, auf Ausdrucke zu verzichten!“ Ja, wer immer nur so arbeitet, wie er immer gearbeitet hat, das Vorhandene nicht in Frage stellt, der fährt halt weiter mit der Kutsche. Jetzt mit den Home-Office Zeiten zeigt sich, wer hinten dran hängt, bei wem etwas runter fällt, weil keine Drucker da sein, man sich nichts vom Büro an Stapeln mit nach Hause nehmen dürfte …

Jetzt hat hoffentlich der letzte im Büro gemerkt, dass dieser kurzfristige Umgang mit Papier langfristig alle Chancen hinter sich lässt. Papier Menschen werden „abgehangen“ – nein, sie hängen sich selbst ab. Denn das Gewurtschtel mit Papier hält auf. Verlangsamt alles. Gefährdet die Wettbewerbsfähigkeit! Hält Fortschritt auf.

Engpass 3: Know how fehlt, das Gesamtsystem clever zu durchdenken

Mit der vorhandenen Software kann schon so viel genutzt und mit einander kombiniert werden. Dafür bietet gerade auch MS Office großartige Möglichkeiten. Denkt man einfach mal an die Kombination von Outlook mit OneNote beispielsweise in Meetings! Students everywhere are faced with all these tasks each day, but fortunately, paper writing is there to assist them all. If you’re looking for a useful professional who will answer the call of your most desperate pupil, this is here to assist. Together with the dreaded deadline looming closer by each passing day, you’re likely also worried about homework getting even harder.

Was wird wo gespeichert? Was kann wo weiter verwertet werden? Welche Schnittstellen lösen mit welchen Programmen viel Handarbeit ab?

Das Gute an der Überforderung: Erkenntnis – so kann es nicht weiter gehen!

Neue Fragen tauchen auf:

  • Brauche ich womöglich eine Mitarbeiterin?
  • Wenn ja, was kann sie mir abnehmen. womit kann sie mich entlasten?
  • Was hält mich im Tagesgeschäft eigentlich alles auf?
  • Welche Projekte verfolge ich denn eigentlich weiter?
  • Was muss dann jetzt direkt noch alles vorbereitet werden, wo brennt schon etwas an?
  • Wohin mit den E-Mails? Mit den Gesendeten?
  • Wann soll ich denn neben all dem Administrativen noch Konzeptionelles machen?
  • Unglaublich viele, viele Posten und durch Tagesgeschäft mit Klienten, Fortbildungen und Ausbildungen gebend

 

Ich bin erschöpft, ich bin im Chaos und ich will da raus!

An dieser Stelle startet das Sortieren. Wir helfen Ihnen Ihre Büro- und Geschäftsprozesse zu optimieren.

 

1. Start: Handlungshebel Selbstorganisation

  • ohne Papier arbeiten 
  • Clean Desk umsetzen
  • Methoden für leere E-Mail-Inbox
  • automatische Aufgabenliste, realistisch geplant
  • Kalenderführung
  • Informations- und Kommunikationsfluss gestalten

3. Handlungshebel: Prozesse im Marketing

  • Webseite
    • Downloads zur Lead Generierung
    • Suchmaschinen Optimierung
    • externe Verlinkungen
  • eventuell Shop über Plattform, eingebunden oder Stand alone mit
    • Gratis Programmen
    • Bezahlten Programmen
    • Selbsttests
  • Werbematerialien
    • Print: Flyer, Visitenkarten
    • Digital: Visualisierungen, Bilddatenbanken
  • Newsletter
  • Social Media
  • Automatisierungstools nutzen

5. Handlungshebel: Prozesse für Sales und After-Sales

  • Kunden- und Interessenten Betreuung
  • Neu Kunden Akquise 
  • Anfragen bearbeiten
  • Nachfassen von Angeboten
  • Information und Kommunikation zwischen den Bereichen
  • Digitalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten nutzen

2. Handlungshebel Prozesse in der Administration/Verwaltung optimieren

  • Telefon-Annahme 
  • Kalenderführung
  • Posteingang: Post + E-Mail
    • Schriftverkehr über standardisierte Texte als Textbausteine (Word + Outlook)
  • transparente Ablagestruktur mit einheitlicher Logik für Papier und PC führen
    • Ordner Papierwelt reduzieren und archivieren
  • Reisen und Bestellungen (Büromaterial, …)
  • Rechnungswesen
    • vorbereitende Buchführung
    • Reisekostenabrechnung
    • Steuerunterlagen
  • Kundenstamm digitalisieren
  • Arbeitszeiterfassung und Planung
  • Information und Kommunikation
  • Digitalisierungsmöglichkeiten nutzen

4. Handlungshebel: Verbesserungsprozesse Produkte und Leistungen

  • Von der Konzeptionsentwicklung über Mehrfachverwertung zum Produkt, online + offline
  • Standard zur Systematisierung der Inhalte
    • Vortrag/PPT
    • Handout, Workbook und Arbeitsblätter
  • Digitalisierungsmöglichkeiten nutzen

6. Handlungshebel Leitung

  • Vision
  • Positionierung und Strategie
  • Teamaufbau und -entwicklung
    • Mitarbeitende feste, vor Ort/online
    • Mitarbeitende freie, vor Ort/online
    • Kooperationen
    • Weiterbildung
  • Information und Kommunikation
  • Mitarbeiterführung
  • Digitalisierungs- und Automatisierungsmöglichkeiten nutzen

Ihre Zeit. Ihr Leben. Ihr Spielraum.

Rositta Beck – Vordenkerin und Expertin für Worxellence® Erfolgshebel

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