Level 1: Klare Prozesse und Abläufe

Warum überhaupt Prozesse visualisieren?

Mit der Darstellung genießen Sie diese Vorteile:

  • Sie haben einen Überblick über die Tätigkeiten nach Bereich/Mitarbeiter
  • Sie erkennen, was in welchem Zusammenhang wo gemacht wird
  • Sie wissen, wo Dateien/Ausdrucke entstehen
  • Sie haben Ansätze, wo Prozesse verbessert werden könnten
  • Sie können für die Jahresgespräche darauf zurückgreifen, um beispielsweise Prozessverbesserung anzusprechen und daraus Ziele abzuleiten
  • Sie erleben Sicherheit beim Einstellen neuer Mitarbeitender zum Umfang der Tätigkeit und Einarbeitungsunterlagen
  • mit den Prozessdarstellungen decken Sie Abhängigkeiten leichter auf (Wo wartet wer auf wen? Wo gibt es kritische Pfade?)
  • Sie machen sich unabhängig von Wissensträgern

 

Prozessdarstellungen geben Sicherheit

Das war die Lösung für unseren Kunden. Seine langjährige Mitarbeiterin hatte ein außergewöhnliches Angebot bekommen. Sie kündigte nach 22 Jahren Betriebszugehörigkeit. Wie ein Selbstläufer fit in den Prozessen, trug sie das Wissen zwischen ihren Ohren. Jetzt war es höchste Zeit die Tätigkeit unter die Lupe zu nehmen. Sie bekam den Auftrag, ihre Arbeitsabläufe zu dokumentieren.

Der Start eines Prozesshandbuches als Worddatei

Die Mitarbeiterin führte eine Word-Datei, füllte diese mit Text und Screenshots. Aus der entstandenen „Prosa“ war nicht sofort erkennbar, wo wer eingebunden ist, welche Dokumente entstehen, auf welche Vorlagen an welchem Ort zugegriffen wird. Außerdem fehlte ein Gesamt Überblick über ihre Tätigkeiten. Es dauerte auch einfach alles zu lange und lief ja parallel zum Tagesgeschäft. Zu viel Text, zu viel Zeit beim Formatieren und Anordnen der Screenshots. Wer wollte das alles lesen?

Prozesse aufnehmen – Interview

Eine denkvorgang Worxellence® Beraterin wurde engagiert. Sie führte ein Shadowing durch, skizzierte das Tun der Mitarbeiterin und deckte dabei auch die ein oder andere umständliche Vorgehensweise auf. So wurden beispielsweise Worddokumente erst als PDF an anderer Stelle gespeichert, bevor sie per E-Mail angehängt und versandt wurden. 

Prozesse visualisieren mit PowerPoint

Die Prozesse wurden zuerst über PowerPoint Vorlagen visualisiert. Der Kunde erhielt die Dateien, um sie für die Einarbeitung einer neuen Mitarbeiterin gleich zu verproben. 

Prozesse visualisieren mit OneNote

Damit alle im Unternehmen Prozesse Volltext recherchieren können, wurde ein Prozesshandbuch über OneNote eingeführt. Das hatte den Vorteil, einerseits einen Überblick über alle Prozesse zu haben. Andererseits konnten Kommentar- und Aufgabenfunktionen direkt aus OneNote heraus genutzt werden.

 

Was machen Sie eigentlich? Und wie? 

Wie schnell könnte ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet werden? Wie viel Komplexität könnte durch Visualisierungen reduziert werden?

Prozess Visualisierungen zeigen den (Un-)Reifegrad und auch die Zukunftsfitness des Unternehmens

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