Was macht ein Vorzeige-Sekretariat aus?
Ein Vorzeige-Sekretariat erkennt man sofort: Clean Desk, reibungslose Abläufe, klare Zusagen, rasches Erledigen von delegierbaren Aufgaben – das fällt den meisten direkt ein. Vieles ist also im Außen sichtbar. Neben den Möbeln spielt auch die Anordnung der Arbeitsmittel eine Rolle. Neben dem Sichtbaren gibt es auch das Fühlbare – die Arbeitsatmosphäre! Diese ist geprägt von der Haltung und den kommunikativen Kompetenzen im Sekretariat.
Die fünf Erfolgs-Level im Backoffice-Management
Kontinuierliche Verbesserungen auf jedem Level sorgen für Worxellence®, das steht für Exzellenz @Work. Gestalten Sie jede einzelne sehr systematisch und nutzen Sie die Potenziale.
- Büro/Arbeitsplatz-Ebene: Klare Informationsstrukturen für Papier und PC, Abläufe, Entscheidungsspielraum, Standards, Vorlagen und Checklisten
- Verhaltensebene: ideales Zeitmanagement, Arbeitsorganisation
- Fähigkeitsebene: PC-Know-how, kommunikative Kompetenzen
- Haltung, Einstellung, Werte und Mindset
- Klarheit über Ziele, Entscheidungskompass, Weitblick
Wie kann der aktive Wissensaustausch im Sekretariat gefördert werden?
Für eine bessere Performance im Sekretariat sind regelmäßige Jour fixe, Workshops, Seminare und auch Communitys wichtig. Gerade zu den Communitys gibt es digitale Plattformen. Stellen Sie dafür dem Sekretariat Zeiten bereit.
Wie kann das Sekretariat konstruktives Feedback geben?
Es gibt eine grundsätzliche Struktur, wie konstruktives Feedback aufgebaut ist. Dieser Aufbau sollte ständig trainiert werden. Dafür können beispielsweise regelmäßige Feedbackrunden eingerichtet werden.
Wie vermeiden Sie im Sekretariat Missverständnisse in der Kommunikation?
Gerade Behördenbriefe und juristische Texte sind oft schwer verständlich. Nutzen Sie diese Leichtmacher, damit Ihre Kommunikation leicht verständlich ist.
Welche IT Kenntnisse sind heute unverzichtbar für ein modernes Sekretariat?
M365 insbesondere Outlook, MS Teams, Excel, Word, PowerPoint sind unverzichtbar. Neu hinzu kommen M365 Tools wie Loop, Power BI, MS Lists, Planner und To Do.
Wie kann das Sekretariat kompetent auf Termindruck, Stress und Multitasking-Situationen reagieren?
Der stärkste Hebel ist eine digitale Selbstorganisation mit schriftlicher Aufgabenübersicht. Nur dann können Prioritäten richtig gesetzt werden. Weitere Aspekte sind die intrapersonellen Antreiber. Denn Stressmanagement kann nur gelingen, wenn man seine Verhaltensmuster kennt.
Wie organisieret man einen typischen Arbeitsalltag strukturiert und effizient?
Statt Aufgaben immer nur kurzfristig von Tag zu Tag zu planen, geht es auch um mittel- und langfristiges Planen. Dazu muss eine Prozessübersicht vorliegen, untergliedert in Führungsprozesse, Wertschöpfungsprozesse und Unterstützungsprozesse. Diese Prozesse lösen bestimmte Trigger aus. Daraus ergeben sich gewisse Routine Aufgaben. Wie gerade jährliche Aufgaben in gleichbleibender Qualität durchgeführt werden können, kann in Checklisten, Videos oder einem Office-Handbuch dokumentiert werden.
Wenden Sie Arbeitstechniken und Planungsmethoden an.
Wie stärkt man das Sekretariat im Umgang mit vertraulichen Informationen und Datenschutz?
Social Engineering ist in vielen Unternehmen noch ein unbekanntes Thema. Unterstützen Sie Ihr Sekretariat in der Wahrnehmung, wo insbesondere Diskretion, Aktensicherheit und Compliance leicht übersehen werden können.
1. Schritt - Überblick zu Organisatorischem/Gestaltung
- Varianten in der Aufgabenzuordnung (Person, Thema, Fachbereich, Team, …)
- Aufgaben Cluster, Differenzieren nach Assistenzbereich (z. B. Social Media, Text, Content, Technik, …)
- Vertretungsregelung
- Rahmenbedingungen
2. Schritt - Professionalisieren der Arbeitsweise
- Organisation der Postfächer, Ablage, Durchlaufzeiten
- Prozessvisualisierungen
- Vertretungsregelung
- nachvollziehbare Arbeitsweisen
- einheitlicher Programm-Einsatz statt Medienbruch, Vorlagen, Leitfäden
- einheitliche Abläufe (z. B. wie Protokoll, …)
3. Schritt - Qualifizieren
- Was wäre für einen optimalen Support erforderlich?
- Was ist an Qualifikation schon da?
- Was muss in welcher Form an Wissen angeeignet werden, um zukunftsfit und beschäftigungsfähig zu bleiben?
Vor Ort Beratung
Wo ansetzen? Stimmen die Vorgehensweise mit Papier statt digital zu arbeiten, die Anordnung der Informationen? Passen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Know how zur Stelle?
Prozessbegleitung
Telefonisch und vor Ort begleiten wir Sie systematisch bei Veränderungen und in Ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Inhouse Seminar, Workshop
Arbeitsplatz-Coaching
Ihre Lösung hin zu einem Vorzeige-Sekretariat
Officemanagement Beratung, Coaching und Workshops für
- Chef-Assistenz-Tandems
- im Vorzimmer Mitarbeitende mit geänderten Aufgaben oder Vorgesetzten
- Teams, die neu zusammen gestellt wurden, beispielsweise nach Erziehungszeiten, Umbesetzungen, Umzug
- leidgeprüfte Führungskräfte
- schnell gewachsene Teams, Abteilungen
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Marco Frei und Nicole Klingel
Worxellence® Kundenberatung