Was macht ein Vorzeige-Sekretariat aus?

Clean Desk, reibungslose Abläufe, klare Zusagen, rasches Erledigen von delegierbaren Aufgaben – das fällt den meisten direkt ein. Vieles ist also im Außen sichtbar. Neben den Möbeln spielt auch die Anordnung der Arbeitsmittel eine Rolle. Neben dem Sichtbaren gibt es auch das Fühlbare – die Arbeitsatmosphäre! Diese ist geprägt von der Haltung und den kommunikativen Kompetenzen im Sekretariat.

Die fünf Erfolgs-Level im Backoffice-Management

 

Kontinuierliche Verbesserungen auf jedem Level sorgen für Worxellence®, das steht für Exzellenz @Work. Gestalten Sie jede einzelne sehr systematisch und nutzen Sie die Potenziale.

 

  1. Büro/Arbeitsplatz-Ebene: Klare Informationsstrukturen für Papier und PC, Abläufe, Entscheidungsspielraum, Standards, Vorlagen und Checklisten
  2. Verhaltensebene: ideales Zeitmanagement, Arbeitsorganisation
  3. Fähigkeitsebene: PC-Know-how, kommunikative Kompetenzen
  4. Haltung, Einstellung, Werte und Mindset
  5. Klarheit über Ziele, Entscheidungskompass, Weitblick
Arbeitsplatz-Coaching

1. Schritt - Überblick zu Organisatorischem/Gestaltung

  • Varianten in der Aufgabenzuordnung (Person, Thema, Fachbereich, Team, …)
  • Aufgaben Cluster, Differenzieren nach Assistenzbereich (z. B. Social Media, Text, Content, Technik, …)
  • Vertretungsregelung
  • Rahmenbedingungen
Arbeitsplatz-Coaching

2. Schritt - Professionalisieren der Arbeitsweise

  • Organisation der Postfächer, Ablage, Durchlaufzeiten
  • Prozessvisualisierungen
  • Vertretungsregelung
  • nachvollziehbare Arbeitsweisen
  • einheitlicher Programm-Einsatz statt Medienbruch, Vorlagen, Leitfäden
  • einheitliche Abläufe (z. B. wie Protokoll, …)
Arbeitsplatz-Coaching

3. Schritt - Qualifizieren

  • Was wäre für einen optimalen Support erforderlich?
  • Was ist an Qualifikation schon da?
  • Was muss in welcher Form an Wissen angeeignet werden, um zukunftsfit und beschäftigungsfähig zu bleiben?
vor Ort Beratung

Vor Ort Beratung

Wo ansetzen? Stimmen die Vorgehensweise mit Papier statt digital zu arbeiten, die Anordnung der Informationen? Passen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Know how zur Stelle?

Prozessbegleitung

Prozessbegleitung

Telefonisch und vor Ort begleiten wir Sie systematisch bei Veränderungen und in Ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Inhouse Seminar, Workshop

Ob Impulsvortrag, Halbtages- und Tagesveranstaltungen – profitieren Sie von unseren maßgenauen Angeboten. Vor- und Nachbereitungsphasen sorgen für absoluten Praxistransfer statt Gießkannen-Weiterbildung.
Arbeitsplatz-Coaching

Arbeitsplatz-Coaching

Arbeitsplatz-Coaching direkt an Ihrem Schreibtisch mit Büro Coach, wahlweise für Führungskräfte, Chef-Assistenz-Tandems oder Mitarbeitende aus Sachbearbeitung und Assistenz. Sie erreichen Struktur für Ihren Arbeitstag, Ihre Aufgaben, die Ablage (Papier + PC) und gewinnen mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

Officemanagement Beratung, Coaching und Workshops für

  • Chef-Assistenz-Tandems
  • im Vorzimmer Mitarbeitende mit geänderten Aufgaben oder Vorgesetzten
  • Teams, die neu zusammen gestellt wurden, beispielseise nach Erziehungszeiten, Umbesetzungen, Umzug
  • leidgeprüfte Führungskräfte
  • schnell gewachsene Teams, Abteilungen

Fitness im Office-Management erhöhen?

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Ihre Zeit. Ihr Leben. Ihr Spielraum.

Rositta Beck - Vordenkerin und Expertin für Worxellence® Erfolgshebel

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