Was macht ein Vorzeige-Sekretariat aus?
Clean Desk, reibungslose Abläufe, klare Zusagen, rasches Erledigen von delegierbaren Aufgaben – das fällt den meisten direkt ein. Vieles ist also im Außen sichtbar. Neben den Möbeln spielt auch die Anordnung der Arbeitsmittel eine Rolle. Neben dem Sichtbaren gibt es auch das Fühlbare – die Arbeitsatmosphäre! Diese ist geprägt von der Haltung und den kommunikativen Kompetenzen im Sekretariat.
Die fünf Erfolgs-Level im Backoffice-Management
Kontinuierliche Verbesserungen auf jedem Level sorgen für Worxellence®, das steht für Exzellenz @Work. Gestalten Sie jede einzelne sehr systematisch und nutzen Sie die Potenziale.
- Büro/Arbeitsplatz-Ebene: Klare Informationsstrukturen für Papier und PC, Abläufe, Entscheidungsspielraum, Standards, Vorlagen und Checklisten
- Verhaltensebene: ideales Zeitmanagement, Arbeitsorganisation
- Fähigkeitsebene: PC-Know-how, kommunikative Kompetenzen
- Haltung, Einstellung, Werte und Mindset
- Klarheit über Ziele, Entscheidungskompass, Weitblick
1. Schritt - Überblick zu Organisatorischem/Gestaltung
- Varianten in der Aufgabenzuordnung (Person, Thema, Fachbereich, Team, …)
- Aufgaben Cluster, Differenzieren nach Assistenzbereich (z. B. Social Media, Text, Content, Technik, …)
- Vertretungsregelung
- Rahmenbedingungen
2. Schritt - Professionalisieren der Arbeitsweise
- Organisation der Postfächer, Ablage, Durchlaufzeiten
- Prozessvisualisierungen
- Vertretungsregelung
- nachvollziehbare Arbeitsweisen
- einheitlicher Programm-Einsatz statt Medienbruch, Vorlagen, Leitfäden
- einheitliche Abläufe (z. B. wie Protokoll, …)
3. Schritt - Qualifizieren
- Was wäre für einen optimalen Support erforderlich?
- Was ist an Qualifikation schon da?
- Was muss in welcher Form an Wissen angeeignet werden, um zukunftsfit und beschäftigungsfähig zu bleiben?
Vor Ort Beratung
Wo ansetzen? Stimmen die Vorgehensweise mit Papier statt digital zu arbeiten, die Anordnung der Informationen? Passen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Know how zur Stelle?
Prozessbegleitung
Telefonisch und vor Ort begleiten wir Sie systematisch bei Veränderungen und in Ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Inhouse Seminar, Workshop
Arbeitsplatz-Coaching
Officemanagement Beratung, Coaching und Workshops für
- Chef-Assistenz-Tandems
- im Vorzimmer Mitarbeitende mit geänderten Aufgaben oder Vorgesetzten
- Teams, die neu zusammen gestellt wurden, beispielseise nach Erziehungszeiten, Umbesetzungen, Umzug
- leidgeprüfte Führungskräfte
- schnell gewachsene Teams, Abteilungen
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Beate Baumann, Arbeitsplatz-Coach & Kundenberatung
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