Wie schützen Sie Ihre Zeit?

Am Ende des Tages sind noch zu viele Aufgaben offen. Kennen Sie das?

Zeitfresser Nummer 1: Meetings

In wie vielen Meetings geht es um reinen Meinungsaustausch? Wie viele haben nicht einmal eine Agenda? Wenn eine Agenda vorhanden ist, fehlt oft das formale Ziel: was soll mit dem Besprechungspunkt erreicht werden? Eine Information? Eine Diskussion? Eine Entscheidung? Beratung? …

Welche Alternativen könnten Sie nutzen:

• Ein Meeting ohne Agenda und Ziel absagen,
• einfordern, dass die Agenda und Ziele folgen
• kommunizieren, dass Sie die Priorität für eine andere Sache vergeben haben.

Zeitfresser Nummer 2: E-Mails

Wie viele E-Mails „verschieben“ nur eine Aufgabe auf jemand anderen? Statt sich selbst um eine Info zu kümmern, wird „kurz mal“ jemand per E-Mail angeschrieben. Hier werden dann „google“ Funktionen angefordert und auf gut organisierte Kollegen/Kolleginnen übertragen. Nicht nett!

Wie viele E-Mails erhalten Sie wegen des Absicherungsgedankens des Schreibers?  „Ich hatte Sie ja über CC in Kenntnis gesetzt! Sie wussten ja, …!“

Welche Alternativen könnten Sie nutzen:

• Autoresponder mit Info zu Abruf Intervallen (z. B. 1 – 3 mal täglich)
• Kommunizieren, dass Sie für E-Mails mit einem Zeitbudget arbeiten und sich je nach Anliegen und Priorität melden
• Schnellbausteine mit gängigen Standardantworten nutzen
• Verweis auf FAQ zu bestimmten Anliegen (Anreise, …)

Zeitfresser Nummer 3: Unterbrechungen

Unangekündigte Anrufe oder Besucher, Zurufe quer durch das Büro, Benachrichtigungstöne von SMS oder Social Media, privater Tratsch über das Wochenende zweier Kollegen direkt im Büro, der Chef mit der Idee des Tages, …

Welche Alternativen könnten Sie nutzen:

• führen Sie ein Unterbrechungsprotokoll (Download)
• legen Sie eine gelbe Karte bereit, mit der Sie „winken“ wie beim Fußball
• abschalten der Benachrichtigungen für E-Mail, SMS, … denn E-Mail ist kein Telefon!
• prüfen, ob Sie einen Sekretariatsservice oder Anrufbeantworter zwischenschalten
• ein Online Tool zur Telefonterminvergabe verfügbar machen

Was ist es bei Ihnen?