Wo bleibt die Arbeitszeit? Produktivitäts-Check im Home-Office

Für mich ist es ein Privileg, auch im Home-Office arbeiten zu können. Durch dieses Arbeitszeitmodell kann ich Privates und Geschäftliches leichter erfüllen. Auch meine Produktivität erhöhe ich hier, da es weniger Unterbrechungen von außen gibt. Doch wie viel Zeit verbringe ich tatsächlich im Büro mit Geschäftlichem? Wie viel meiner Bürozeit schmilzt durch „schnell mal Spülmaschine einräumen, Waschmaschine anstellen, …“ – also Privates?

Das wollte ich genau wissen und habe hier einige Tipps für Sie.

Die Vorbereitung

1. Tipp: Planen und arbeiten Sie in „Blöcken“

Das Bündeln von gleichartigen Aufgaben zählt zu den Methoden effizienter Arbeitsorganisation. Rüstzeiten fallen weg, da Programme bereits gestartet sind und auch der Kopf „gerüstet“ ist. Zu meinen Aufgabenpaketen im Home-Office zählen

• Angebote/Konzeptionen von Veranstaltungen
• Vorbereitungen von Beratungen, Coachings und Seminaren
• Marketingaktivitäten
• Produktentwicklung
• E-Mailmanagement
• Literatur, eigene Weiterbildung und Planung

2. Tipp: Nutzen Sie Farben für mehr Übersicht in Ihrer Aufgabenliste und im Kalender

Vergeben Sie für jede Tätigkeit eine Farbe. Über Outlook heißt diese Funktion „Kategorien“. Neben der Farbe wird auch der Name der Tätigkeit angezeigt. Die selbe Farbe kann mehrfach vergeben werden, beispielsweise für gelb, alle Aktivitäten rund um das Marketing (Blogbeitrag, Newsletter, Homepage Texte, …). Das erleichtert die Planung, da die farbigen Blöcke leicht zu finden und damit kombinieren sind.

3. Tipp: Legen Sie am Vortag fest, was Sie am nächsten Arbeitstag erledigen

Notieren Sie alle Aufgaben und priorisieren Sie Ihre Liste. Schätzen Sie zu jeder Aufgabe, wie viel Zeit Sie einsetzen werden. Mit der Frage „Wie viel ist die Aufgabe zeitlich wert?“ prüfe ich Aufwand und Nutzen. Nach Michael Gerber unterscheide ich zusätzlich Fachkraft-, Management- und Unternehmer-Aufgaben. Bei den letzteren geht es um die Arbeit AM statt IM Unternehmen. Diese Aufgaben haben einen besonders hohen Wert/Nutzen für mich. Legen Sie auch fest, wie viel Zeit Sie für Privates einsetzen werden.

Die Durchführung

4. Tipp: Tracken Sie Ihre Aktivitäten

Um eine Tagesauswertung zu erhalten, hatte ich mir einige Apps auf das Smartphone geladen. Keine so richtig gute Idee, denn da tauchen auch gerne Ablenkungen wie WhatsApp oder SMS auf. Ein Programm für die Erfassung unterschiedlicher Aktivitäten über den PC vergaß ich oft, da das entsprechende Fenster hinter der Anwendung lag.

Meine Lösung fand ich im ZEI Timeluar. Er sieht aus wie ein Würfel und hat acht beschreibbare Flächen. Es gibt auch vorbereitete Aufkleber mit Piktogrammen. Über Bluetooth ist der ZEI mit dem PC verbunden. Sobald ich die entsprechende Fläche nach oben lege, führt er Buch über meine Aufgabenart und -dauer. Es gibt auch eine App für Android und IOS Smartphones. So ist auch das Tracken abseits des Schreibtisches möglich.

Die Auswertung

5. Tipp: Werten Sie Ihren Arbeitstag aus.

Unliebsamen Aufgaben weichen Menschen ja gerne aus. Der ZEI Timeluar hat mir das Tracking meiner Arbeitszeit sehr leicht gemacht. Gut ablesbar war mein Ausweichmanöver vor der Tageskröte DSGVO. „Spontan“ lockte mich das Schreiben eines Artikels weg von ihr. Meine eigene „Entschuldigung“: Ein Artikel ist für das Marketing wichtig und den einen habe ich ja schnell aufgesetzt! Dachte ich! Am Ende des Tages blieb die DSGVO Aufgabe übrig. Die Tageskröte wird am nächsten Tag wieder unkend dabei sein. Oder ich mache sie fertig! Im konkreten Fall freute sich eine externe Beraterin. Das war ich mir wert! Kommen auch Sie sich auf die Schliche.

Stellen Sie sich diese Fragen und leiten Sie daraus Lösungen ab:

• Wann und durch was sind Sie vom Tagesplan abgewichen?
• Wann haben Sie eine Aufgabe angefangen?
• Durch was wurde die aktuell begonnene Aufgabe unterbrochen?
• Um welche Uhrzeit kamen die meisten Telefonate herein?
• Welche Aufgabe haben Sie spontan vorgezogen?
• Mit was haben Sie sich länger befasst als geplant?
• Wie ist das Verhältnis zwischen Fachkraft-, Management- und Unternehmer-Aufgaben?
• Wie viel Zeit ging für private Aktivitäten wirklich weg?

6. Tipp: Feiern Sie sich für das Erreichte des Tages!

Ein Blick auf meinen ZEI und ich kenne mein Zeit-Guthaben beispielsweise für Privates. Ich weiß jetzt, wie viel Zeit mich ein Artikel wirklich wirklich kostet, wie viele Stunden ich geschäftlich gearbeitet und privat eingesetzt habe. Guten Gewissens schließe ich meine Home-Office Bürotür, nachdem ich Tipp 3 umgesetzt habe. Yogamatte – ich komme!