Sie können das Beantworten von E-Mails und Briefen deutlich beschleunigen. Gerade beim mobilen Arbeiten oder auch vom Homeoffice aus wird deutlich, wie wichtig diese Möglichkeiten sind. Sie können an drei Ebenen ansetzen.
Ebene 1: E-Mails beantworten mit Software Funktion für Word und Outlook
Nutzen Sie die Schnellbausteine, um wiederkehrende Texte ganz einfach abzurufen. Sie können diese Texte auch miteinander kombinieren. Die Tipps dazu finden Sie in dieser Video Anleitung. Das geht einerseits schnell und sorgt andererseits für fehlerfreie sowie vollständige Informationsweitergabe. Wenn alle mit gut formulierten Schnellbausteinen arbeiten wollen, können diese über eine Export- und Importfunktion verfügbar gemacht werden. Das lohnt sich! Denn so beantworten alle E-Mails einheitlich.
Ebene 2: E-Mails beantworten mit gelungenem Formulieren
„Das Schreiben ist bekanntlich nach dem Reden die zweitbeste Methode zur Herstellung von Missverständnissen unter Menschen.“ (William James Durant)
Beantworten und Verfassen von E-Mails/Briefen sind in vielen Büros ein großer Zeitfresser. Wie modern, gut und schnell sind Ihre Formulierungen?
Hier ein Selbsttest:
- nutzen Sie die Wörter „hiermit, beiliegend, aufgrund“?
- grüßen Sie Ihre Empfänger mit „Sehr geehrte …“?
- suchen Sie bei wiederkehrenden Anlässen Texte aus anderer Korrespondenz?
- benötigen Sie mehr als drei Klicks für das Einfügen von Vorlagen und Bausteinen?
- fühlen Sie sich beim Verfassen negativer Anlässen unsicher?
Dann sollten Sie einen Blick auf unsere 10 Tipps für modernen E-Mail und Briefstil werfen.
Ebene 3: Vorlagen und die DIN 5008
Auch fertige Word Textvorlagen helfen beim schnellen Beantworten von E-Mails. Die Analogie Kurzbriefe als Vorlage zu erstellen, funktioniert auch für E-Mails. Achten Sie hier auch immer auf die DIN 5008, die zuletzt 2020 aktualisiert wurde. Nicht nur, was die Schreibgestaltung betrifft, die DIN hat auch Vorgaben zur Dateibenennung, zu Präsentationen und Protokollen hinzugefügt.
