Zeitwächter, so behalten Sie Ihre Zeit im Griff

Ein Zeitwächter übernimmt Kontrollfunktionen, wo es notwendig ist. Also eine Not abwendet. Das kann bei Aufgaben sein, in denen wir uns wie im Flow verlieren, die Zeit vergessen. Aufgaben, mit denen wir unsere Kreativität ausleben. Oder an denen wir uns vielleicht auch durch unseren Perfektionismus angetrieben lange verkünsteln.

Oder solche vermeintlichen Aufgaben, die eigentlich Ideen sind. Solche, die uns spontan in den Kopf kommen. Wir können der Versuchung nicht widerstehen. Wir springen rein in eine Recherche, … Statt den Gedanken aufzuschreiben, um ihm später nachzugehen.

Dann gibt es die anderen Aufgaben, denen wir am liebsten entkommen wollen. Wir neigen dann dazu, erfinderisch zu werden und locken uns selbst weg von der Tageskröte.

Könnten Sie mir ein paar Ideen geben, welche „Zeitwächter“ ich einführen kann, da ich meine Agenda zur Tagesplanung nie einhalte …? Ich habe zudem Tendenz, von A zu B zu springen und daher schaffe ich es nicht, meine Tagesplanung einzuhalten und sitze abends lange, um doch noch alles zu schaffen.

 

Hier finden Sie einige Zeitwächter Tipps

Grundsätzlich sind Zeitwächter einteilbar in Tools, Personen (als „soziale Kontrolle), Termine und – eigenes Zutun.

Starten wir mit den Zeitwächter Tipps, die unser eigenes Zutun betreffen:

1. Führen Sie alle Internetrecherchen im Stehen aus. So wird Ihnen längeres Surfen bewusst, was die Recherchezeit verkürzen kann.
2. Nehmen Sie Verlockungen aus Ihrem Arbeitstag: Schalten Sie E-Mail Benachrichtigungstöne sowohl am PC als auch SMS, Social Media und WhatsApp Signale am Smartphone aus. Ein hin und her Springen zwischen verschiedenen Aufgaben führt zum ständig neu Reindenken und sich Verzetteln oder Verlieren in Details.
3. Prüfen Sie, wie wichtig die aktuelle Aufgabe ist. Könnte es sein,
   • Sie gehen derart tief in ihr auf, weil Sie sich mit ihr ablenken und sich dadurch einer „Tageskröte“ (unliebsamen Aufgabe) entziehen?
   • dass der Zeit Einsatz/Ihre Ausdauer deshalb so hoch sind, weil Sie etwas dringend erreichen wollen?
   • dass Ihr Unterbewusstsein noch nicht auf Ihr Ziel trainiert ist und Sie sich dadurch selbst unterbrechen, am „Richtigen“ dran zu bleiben?
   • dass Sie sich für den Tag zu viel vorgenommen haben und jetzt unruhig zwischen Aufgaben wechseln?
   • dass Sie zwischen Aufgaben springen und immer wieder neue Rüstzeit verbrauchen, weil Sie es jemand anderem Recht machen wollten (ständige Kompromissbereitschaft bei überanspruchsvollen Kunden)?
   • dass Sie zu viel kontrollieren (müssen), die Konzentration nach Aufgabenwechsel ständig neu aufbauen müssen und es dadurch länger dauert?
   • dass Ihre Willenskraft zum Zeitpunkt des Versinkens in eine Aufgabe schon verbraucht ist, um sie bewusst nach einer festgelegten Zeit zu beenden?
4. Potenzial Arbeitsablauf + Zeitwächter: Könnte der Arbeitsablauf standardisiert, automatisiert werden? Welcher Arbeitsschritt ist überflüssig, zu kompliziert, kostet wie viel Zeit?
5. Könnten Sie die Aufgabe delegieren?
6. Tracken Sie Ihre Zeit und werten Sie aus, wofür Sie Ihre Zeit eingesetzt haben. Dieses Ergebnis Protokoll kann Aufschluss geben.

Der Kalender als Zeitwächter, der den Rahmen vorgibt

1. Takten Sie bestimmte Aufgaben so, dass das Bearbeitungsende mit einem kleinen Puffer zum Anschlusstermin (Telefonat, Pause, online Meeting) zusammenfällt.
2. Gerade bei konzeptionellen oder kreativen Tätigkeiten scheint die Zeit zu rennen. Hier kann Sie auch Ihr Perfektionismus blockieren. Dahinter steckt die Angst vor Kritik. Sorgen Sie für einen regelmäßigen Zeitrahmen für Kreativ-Aufgaben und auch Tageskröten. Legen Sie Blöcke dafür im Kalender fest. So haben Sie für sich die Sicherheit, zu einem späteren Zeitpunkt daran weiter zu arbeiten, statt sich festzubeißen.

Ideen für „soziale“ Kontrolle als Zeitwächter

1. Übertragen Sie jemandem das Mandat des Zeitwächters. Die Person hat die Pflicht auf Einhalten der vorgegebenen Zeit zu bestehen und einfordern. Ein Zeitwächter kann während einer Besprechung der Protokollführende sein:  „Bitte kurz einen Satz für das Protokoll, was halten wir jetzt fest?“
2. Vereinbaren Sie virtuelles Coworking. Bei eingeschalteter Kamera besprechen Sie sich mit Ihrem „Buddy“ über Ihr Ziel für die nächste Stunde. Erklären Sie sich gegenseitig, was Sie innerhalb dieser Stunde erledigen werden und woran Ihr Gegenüber das überprüfen kann.

Zeitwächter Tools zum Ausprobieren

1. Nutzen Sie die auditive Signale wie die Alarmfunktion am PC oder eine Count-Down-Funktion auf Ihrem Smartphone.
2. Laden Sie sich die Pomodoro App auf Ihr Smartphone.

Selbstreflektionsfragen für den inneren Zeitwächter

Fragen Sie sich:

• Bezahlt mich mein Kunde für diesen Zeiteinsatz?
• Zählt dieser Zeiteinsatz zu meinen Zielen?
• Spiele ich auf der richtigen Position, wenn ich hier Zeit ausgebe? (Negativ Beispiel: als Führungskraft PowerPoint Folien formatieren)
• Wie kann es leichter, einfacher und mit weniger Zeiteinsatz gehen?

Haben Sie diese Tipps inspiriert? Was werden Sie ausprobieren?

Sie wissen ja: „Nur vom selbst Rudern, bekommt man Muskeln!“

Daher: leiten Sie sich aus diesen Tipps Ihre ersten Veränderungen ab. Halten Sie sie schriftlich fest und setzen Sie sie um. Das „Tun“ macht den Unterschied.

In einem Coaching können wir den Grund hinter dem Grund herausarbeiten.