Anlass des Workshops

9 Personen arbeiten im Team, davon sind 3 Assistenzen. Eine der drei arbeitet halbtags und kann sich gut abgrenzen. Die anderen beiden arbeiten häufiger einmal die „Extra Meile“. Die Stimmung könnte besser sein. Augenrollen häuft sich. Die Geschäftsleitung möchte das Team unterstützen. Was kann verbessert werden? Wo setzen wir im Team gemeinsam an?

Der Engpass

  • Informationsfluss
  • Prioritäten richtig setzen
  • Kommunikation in Stress Situationen
  • Zusammenarbeit und Kollegialität
  • Qualitätsprobleme
  • Stimmung im Team
  • unterschiedliche Erwartungshaltungen

Workshop Ergebnis

Im Workshop konnten sowohl Assistenzen als auch Fach- und Führungskräfte äußern, was sie nervt, ohne dabei „verbrannte Erde“ zu hinterlassen. So kamen Themen auf den Tisch, die grundsätzlich Kleinigkeiten sind (Fülle der Fragen zwischendurch) und sich leicht lösen lassen (Fragen gesammelt zu Rücksprache Zeiten klären).

Alle fühlten sich als Team, nahmen die Chance des Austausches und der Verbesserungen positive war. Sie sahen, durch was jeder einzelne zum Erfolg beitragen kann und welche Hemmnisse noch ausgeräumt werden müssen.

Einführen eines Front Offices

Die Idee, wie ein Front-Office ablaufen kann, entstand. Dabei geht es auch um die „systemische“ Erlaubnis, als „Bestimmerin“ im Front Office Führung zu übernehmen. Organisatorisch führt das auch zu einer Inbox, statt vielen, Klarheit über Ansprechbarkeit – statt immer alle im Raum anzusprechen („Wer könnte gerade mal …?“). Die wechselnden Rollen führen auch dazu, das eigene Wissen zu erweitern, einheitliche Standards umzusetzen und führen zu einem einheitlichen Kenntnisstand. Außerdem vernetzen sich die drei Assistentinnen dadurch besser und es gibt nicht mehr die Abhängigkeit von einer „Wissensträgerin“.

Anpassen der Prozesse

Damit es im Backoffice rund läuft, wurden die Prozesse angepasst. Auch Veränderungen in der Informationslenkung gehen damit einher. Statt weiter starr in einer Explorer Struktur zu arbeiten, wurde MS Teams eingeführt. 

MS Teams -Workshop

Inhaltlich ging es um die Frage: „Wie können besser, effektiver und systematischer intern zusammenarbeiten?“

Bevor die online Schulung stattfand, startete die Vorbereitungsphase. Damit das Training auf die Anforderungen ideal zugeschnitten vorbereitet wird.

Im Training selbst wurde schnell deutlich, wer technischen Veränderungen gegenüber offen oder mit einer reservierten Haltung begegnet. 

Während und nach dem MS Teams Training wurde klar …

  • Es war eine sehr gute Erfahrung, das Training über 2 x 3 Stunden durchzuführen. Dadurch konnten Inhalte „über Nacht“ arbeiten und es gab Spielraum zum Anwenden/Üben und Weiterdenken
  • MS Teams liefert ein System, welches intuitiveres Arbeiten ermöglicht
  • Nachteil an manchen Stellen: Zugriffsberechtigungen (Hierarchie) müssen durchdacht werden
  • Das Umstellen und Optimieren ist ein Prozess, der ein Ausprobieren erlauben darf
  • Das umfangreiche Manual hilft sehr, da es Volltext durchsuchbar ist.
  • Es folgen Abstimmungen im Team, welche Möglichkeiten in welchen Schritten implementiert werden? Wie viele gleichzeitige Veränderungsanstöße halten das System weiter stabil?
  • Das Assistenz Team erarbeitet Regeln und stimmt diese mit Leitung ab
    • z. B. wann nutzen wir den Chat? Wann den Gruppenchat? 
    • Wie viele Kanäle werden benötigt? Wer darf diese anlegen?
    • Wann wird per E-Mail – wann per Chat oder Nennung intern kommuniziert?
    • Was bleibt auf dem hauseigenen Server? Was geht an Daten ins Teams und ist damit in der Cloud?

 

Weitere Vorgehensweise

Im nächsten Jour fixe werden die Fortschritte besprochen und Hürden geklärt.

Fazit – ein gelungener Dreiklang

Geschäftsleitung, Führungskräfte und Assistenzen sind auf Erfolgskurs.

Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©

Büroorganisation Officemanagement Assistenz

Beate Baumann, Arbeitsplatz-Coach & Kundenberatung

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