Ist denn ein dreistufiges Mahnverfahren noch zeitgemäß? In unseren Korrespondenz Seminaren werden wir oft nach Musterformulierungen für Mahnungen gefragt. Das Mahnen wird gern als unangenehme Tätigkeit (Tageskröte) aufgeschoben. Es entsteht viel unbezahlte, administrative Mehrarbeit. Und zurück bleibt ein schlechtes Gefühl beim Mahnenden. Verdrehte Welt, denn durch wen wurde es unangenehm und wer kann es abwenden?

Eine Hilfe – das Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen

Es ist vielleicht noch nicht in alle Büros vorgedrungen und sicher lohnenswert, die eigenen Arbeitsabläufe zu optimieren: drei Mahnungen sind nicht notwendig! Ja, wir halten drei Mahnungen sogar für eine Verschwendung. Folgen Sie diesem Gesetzestext, er gibt Ihnen Klarheit.

Und wie schreiben Sie es jetzt Ihrem Kunden?

Hier finden Sie zwei Formulierungsangebote.

Formulierung erste Mahung

Die erste Mahnung an unseren Kunden ist bewusst knapp gehalten, erfolgt per E-Mail und lautet ungefähr so:

„Guten Tag (Anrede Name),

haben Sie unsere Rechnung erhalten? Eine Kopie fügen wir bei und freuen uns auf den Zahlungsausgleich bis spätestens TT.MM.JJJJ.

Freundliche Grüße“

Formulierung zweite Mahnung

Erfolgt auf die erste Mahnung keine Reaktion (kein Anruf des Kunden, E-Mail oder Zahlung), rufen wir unseren Kunden an und sagen direkt und ohne Schnörkel „Guten Tag (Anrede Name) – wir vermissen immer noch Ihre Zahlung auf unserem Konto! (Pause – warten – nichts sagen). Je nach Kundenbeziehung kann hier eine Lösung gefunden werden. Vielleicht ist Ratenzahlung eine Option? Findet unser Gegenüber allerdings Ausflüchte, stellt möglicherweise nicht durch … Dann beenden wir das Telefonat freundlich und kündigen eine E-Mail an, die ungefähr so lautet:

Guten Tag (Anrede Name),
auf unsere Zahlungserinnerung folgte keine Reaktion.
Heute sprachen wir (mit Name), die zur Zahlungsabwicklung nichts sagen kann.
Sie konnte mich nicht zu Ihnen durchstellen, Ihr Telefon sei besetzt.
(Anrede Name) – die Rechnung war zum TT.MM.JJJJ fällig.

Sie können mit Zahlung bis zum TT.MM.JJJJ hier auf unser Konto eintreffend noch vermeiden, dass wir ein Inkasso Büro beauftragen. Diese zusätzlichen Kosten und Unannehmlichkeiten würden wir Ihnen gern ersparen. Die Frist bis TT.MM.JJJJ ist ein Entgegenkommen und bedeutet keine Zahlungszielverlängerung.

Wir versuchen einfach, diese Angelegenheit für Sie und für uns ohne weitere Kosten abzuschließen. Sollte das Geld bis (Wochentag) hier nicht eingegangen sein, werden auch die Verzugszinsen über unser Inkasso Büro geltend gemacht.

Rechtsgrundlage – Link: Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen

Freundliche Grüße“

Inkasso Büro – Logische Konsequenz

Abgewöhnt haben wir es uns, jetzt ein „schlechtes Gewissen“ wegen des anstehenden konsequenten nächsten Schrittes zu haben: die gesamte Kommunikation geht an das Inkasso Büro.

Was meinen Sie? Was sind Ihre Erfolgsstrategien?

 

 

 

 

Ich hab's im Griff: Büro-Effizienz hin zum mobilen Arbeiten

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