Ideales Office Management: hier sind Sie richtig, wenn Sie …
✔ die nervige Sucherei in allen Bereichen der Büroarbeit beenden wollen.
✔ Haftungs-Risiken durch versäumte Fristen abwenden müssen.
✔ Aufgaben ohne Qualitätsverlust leicht delegieren oder an Externe auslagern wollen.
✔ die Qualität und damit auch Außenwirkung steigern wollen.
✔ höhere Zufriedenheit von Kunden, Mitarbeitenden und dadurch auch Mitarbeiterbindung erreichen wollen.
✔ wieder Zeit für sich, Sport, Lieblingsmenschen und Hauptaufgaben nutzen möchten.
Lassen Sie uns kostenlos zu Ihrem Office Management Anliegen telefonieren.
In welchen Bereich wollen Sie Office Management umsetzen?
Mit schlankem Office Management & digitalen Workflows gelungene Zusammenarbeit umsetzen!
Seit 1999 setzt sich das denkvorgang Worxellence® Team mit Beratung, Training und Coaching deutschlandweit für Sie ein.
In drei Schritten zu Ihrem idealen Office Management
1. Schritt:
Schaffen Sie Strukturen im Office Management
Eine von Grund auf logische Struktur für Informationen: Papierablage, PC-/Cloud-Ablage, E-Mailablage, Wiki.
2. Schritt
Sorgen Sie für effiziente Prozesse
Klare Strukturen, Zuständigkeiten und Abläufe zahlen auf Zuverlässigkeit und sichere Deadlines ein.
3. Schritt:
Optimieren Sie den Informations- und Kommunikationsfluss
Wer macht was bis wann und wie? Kommunikation ist der Kitt zwischen Strukturen und Prozessen.
Was zählt zum Office Management?
Im Office Management geht es um Unterstützung derer, die Zeit für den Erfolg des Unternehmens oder der Organisation benötigen.
Office Manager*innen stehen serviceorientiert und partnerschaftlich organisierend und beratend zur Seite. Sie sorgen dafür, Backoffice-Geschäftsprozesse sicher sowie effizient durchzuführen. Kurzum: Office Manager*innen arbeiten im Hintergrund, um mit ihrem Know-how Fach- und Führungskräften den Rücken freizuhalten. So können sich diese auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Ein Vertriebsleiter soll beispielsweise Kampagnen planen statt seine E-Mails nach Wichtigkeit zu sortieren. Zu den Aufgaben des Office Managements zählen in erster Linie Entlastung anderer von administrativen Tätigkeiten wie:
- Büroorganisation
- Termin Koordination, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
- Empfang und Bewirtung von Besuchern
- Telefon
- Bearbeiten des Posteingangs (E-Mail, Post, Hauspost, …)
- Informationsmanagement: Ablageorganisation, Wiedervorlage
- Reisekostenabrechnungen, Buchhaltung
- vieles Weitere mehr!
Anforderungen an Mitarbeitende im Office Management
Auch im Office Management gilt es, wirtschaftlich zu denken und zu handeln. Mitarbeitende im Office Management sind demnach „Alleskönner mit vernetzt denkendem Kopf“. Mitarbeitende wissen, wie Themen zusammen hängen, überwachen Arbeitsprozesse, verfügen über fachliches Know how und Soft Skills.
Kommunikative Kompetenzen sind in diesem Bereich sehr wichtig. Auf am Arbeitsprozess Beteiligten ohne Weisungsbefugnis so einzuwirken, dass Arbeiten fertig werden ohne das Arbeitsklima zu verschlechtern, ist eine Herausforderung.
Die Durchlaufzeiten müssen kurz, Erreichbarkeit und Informationsfluss gesichert sein. Verschwendungen haben im Office Management wie auch in anderen Bereichen nichts zu suchen. Lean Office – ein schlankes Büro – ist ein Erfolgsbaustein für Wettbewerbsfähigkeit. Mehr zu den Aufgaben eines Office Managers haben wir hier zusammen gefasst.
Fitness im Office-Management erhöhen?
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Was ist Ihre Herausforderung im Office Management?
Sind Sie gerade in dieser Situation?
- Mitarbeiterwechel, Know how verlässt das Unternehmen
- Wachstum und die Strukturen hinken hinterher
- Teilzeit Mitarbeitende ohne Infoübergabe
- veraltete Strukturen + Office-/PC-Know how, keine strategischen Weiterbildungen
- unklare Prozesse, fehlendes Denken in Prozessen
- Überlastung und Stress mangels Planung, Kommunikation
- unklare Zuständigkeiten und „Free-style“ in den Abläufen
Mit Beratung, Coaching und Training unterstützen wir
- Chef-Assistenz-Tandems
- im Vorzimmer Mitarbeitenden mit geänderten Aufgaben/neuen Vorgesetzten
- Teams, die neu zusammen gestellt wurden, beispielsweise nach Erziehungszeiten, Umbesetzungen
- leidgeprüfte Führungskräfte
- schnell gewachsene Teams, Abteilungen
- Selbständige
Im Office Management setzen wir systematisch auf Level 1 bis 3 an
Hier ein Überblick, mit welchen Methoden wir Ihre Lösung im Office Management erreichen:
Welche Lösung passt am besten für Ihr Anliegen?
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Mit diesen Methoden haben wir Kunden im Office Management geholfen
Seit 1999 beraten wir Unternehmen aller Branchen. Vom Selbständigen, über Steuerberater, Rechtsanwaltskanzleien, Bauunternehmungen über Arztpraxen, Verwaltungen, Hochschulen, Landratsämter, Speditionen, … In über 21 Jahren entwickelten wir individuelle Lösungen für und mit unseren Kunden.
Die Vorgehensweise hin zu Ihrer individuellen Lösung besprechen wir in einem kostenlosen Erstgespräch. Damit Sie in Ruhe eine gute Entscheidung treffen können.
Arbeitsplatz-Coaching
Vor Ort Beratung
Wo ansetzen? Stimmen die Vorgehensweise mit Papier statt digital zu arbeiten, die Anordnung der Informationen? Passen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Know how zur Stelle?
Inhouse Seminar, Workshop
Prozessbegleitung
Telefonisch und vor Ort begleiten wir Sie systematisch bei Veränderungen und in Ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
In 10 Tagen zum schlanken Office Management
Sie wollen es erst einmal selbst angehen?
Hier ist unser Fachbuch zum Office Management. Sie können es direkt beim Verlag bestellen.
Was Sie von uns im Office Management erwarten können
- Langjährige Erfahrung und profunde Kenntnisse unterschiedlichster administrativer Prozesse und Systeme
- Belastbare Bewerten von Auslastungen und Engpässen an den Arbeitsplätzen und von Funktionen basierend auf …
- Fertigkeiten (PC-Kenntnisse, Sprache)
- Selbstorganisation (auch intrapersonelle Antreiber)
- Kommunikations- und Entscheidungswegen
- Prozessen und Abläufen
- Führung
Das sagen unsere Kunden zur Zusammenarbeit
Die Beratung hat uns geholfen, unsere Informationsstrukturen und Arbeitsprozesse anzupassen. Mit der systematischen Kombination aus Arbeitsplatzbegehungen, vor Ort Beratung, Impulsvortrag, Telefonterminen und online Seminaren erweiterten auch unsere Mitarbeiter ihre Kompetenzen. Die Hard- und Software Empfehlungen sorgten für papierloses Arbeiten. Gern empfehlen wir denkvorgang weiter.
Arbeit exzellent erledigt und auch Freizeit hat einen festen Platz
Je besser Ihr Office Management aufgestellt ist, desto mehr Zeit bleibt für kreative und höherwertige Aufgaben. Systematisch schafft Ihr Officemanagement ein strukturiertes, ideal organisiertes Büro, einen Arbeitsplatz für Fokus:
- der Informationsfluss läuft
- Termine sind mit Weitsicht geplant
- Aufgaben gut organisiert
- freier Tisch – freier Kopf, Sie werden spür- und sichtbar entlastet, erreichen Arbeits-Ambiente, ohne Ballast, Altlasten, Stapel
- Ihre Ablagestruktur für Schrank und PC stimmt, alles hat seinen Platz – Sie finden Ihre Unterlagen sofort
- Sie erreichen Klarheit im Außen und Innen
- Sie fühlen sich motiviert
- Sie erleben mehr Leichtigkeit, Arbeitsfreude, Zeit für Lieblingsmenschen statt Überstunden.
Welche Soft Skills sind im Office‑Management besonders gefragt?
Welche Aufgaben können delegiert werden – und welche müssen Sie selbst übernehmen?
Das hängt von der Art des Prozesses ab. Innerhalb der Prozess Arten gibt es delegierbare Aufgaben und auch solche, die nicht auf Mitarbeitende im Office Management übertragen werden können, z. B. Mitarbeitergespräche (Führungsprozesse).
Mit welchen Office‑ oder Management‑Programmen sollten Sie vertraut sein?
Sie brauchen dringend Kenntnisse in den M365 Office Programmen wie Outlook, Word, Excel, OneNote, Teams. Hinzu kommen im Idealfall Loop, Power BI, Lists.
Wie strukturieren Sie Ihren eigenen Arbeitstag optimal und setzen Prioritäten?
Wichtig ist, nicht nur zu reagieren, sondern proaktiv zu planen. Das bedeutet:
- Klarheit in den Prozessen (Führungsprozesse, Wertschöpfungsprozesse, Unterstützungsprosse)
- Übersicht über Jahres-, Quartals-, Monats- und Wochenziele
- Klare Standards, damit digitale Workflows überhaupt ermöglicht werden können.
Wie lässt sich Effizienz im Office‑Management konkret messen?
Es gibt verschiedene Kennzahlen wie
- Durchlaufzeiten
- Reaktionszeiten
- Anzahl der Mitarbeitenden
- Anzahl und Dauer von Meetings
- Anzahl interner E-Mails
- Dauer des Abstimmungsaufwands
- Anzahl der Unterbrechungen (z. B. wegen Rückfragen mangels Standards und Besonderheiten)
Wie nutzen Sie Automationen oder Prozesse, um das Office effizienter zu gestalten?
Im Officemanagement profitieren alle Mitarbeitenden von digitalen Workflows, die mit M365 leicht integriert werden können. Siehe auch M365 Workflow Coaching.
Häufig gestellte Fragen zum Officemanagement
Sie wünschen ein Angebot? Auf Ihre Anfrage freuen wir uns:
Marco Frei und Nicole Klingel
Worxellence® Kundenberatung