Prozesse darstellen
Prozesse darstellen und dokumentieren ist ein zentraler Schlüssel für Effizienzsteigerung und reibungslose Abläufe im Unternehmen.
Doch wie stellt man einen Prozess so dar, dass er verständlich, schlank und praxistauglich ist? Was gehört in eine gute Prozessbeschreibung? Welche Arten von Prozessen gibt es – und wie finde ich die passende Darstellungsform?
Prozesse darstellen – mit Klarheit und Struktur zur optimalen Prozessbeschreibung
Unter „Prozesse darstellen“ versteht man die strukturierte Erfassung, Visualisierung und Dokumentation von Arbeitsabläufen. Ziel ist es, komplexe Abläufe so klar aufzubereiten, dass sie nachvollziehbar, wiederholbar und überprüfbar werden – unabhängig davon, wer sie liest.
Warum ist die richtige Prozessdarstellung so wichtig?
- ✅ Klarheit für alle Beteiligten
- ✅ Fehlerquellen werden sichtbar
- ✅ Gleichbleibende Qualität und Ergebnisse
- ✅ Einarbeitung neuer Mitarbeitender wird einfacher
- ✅ Vertretungen werden einfacher
- ✅ Optimierungspotenzial wird erkennbar
- ✅ Standardisierung spart Nerven, Zeit und Kosten
- ✅ Zufriedenheit und Sicherheit erhöhen
Ihre 5 Schritte im Prozess zum „Prozesse darstellen“
Sie wollen Prozesse darstellen und dabei soll Ihnen diese Übersicht wie eine Vorlage dienen.
Anhand dieses Prozesses, wie man „Prozesse darstellt“, gehen erfahren Sie Schritt für Schritt:
- Was ist überhaupt ein Prozess?
Denn Sie wollen das Richtige darstellen! - Welche Arten von Prozessen gibt es?
Damit Sie genau die Prozess mit den stärksten Hebeln auswählen. - Wie erfasse ich einen Prozess korrekt?
- Wie wähle ich die richtige Darstellungsform?
- Wie visualisiere ich ihn verständlich
- (z. B. Flussdiagramm, Swimlane, Textbeschreibung)?
- Wie dokumentiere ich den Prozess (inkl. Tools und Standards)?
- Wie wird er auf Verständlichkeit geprüft?
- Wie erfolgt die Freigabe im Team oder Unternehmen?
Gerade der Prüfschritt ist entscheidend: In der Rückmeldung zeigt sich oft, wo Abläufe noch vereinfacht oder gekürzt werden können.
Nutzen für Sie: Hier ist Ihre sofort nutzbare Blaupause
Dieser Prozess zur Prozessdarstellung dient Ihnen als Vorlage für Ihre eigenen Arbeitsprozesse – ganz gleich, ob es um Prozesse zum Backoffice Management, Kundengewinnung, Rekrutierung von Mitarbeitenden, Rechnungsfreigaben oder interne Abläufe geht. Sie sparen wertvolle Zeit bei der Erstellung und sorgen für durchgehend klare Strukturen.
Prozesse darstellen: Wie geht man vor?
Schritt 1: Den richtigen Prozess auswählen
Was für Sie richtig ist, ist abhängig von den Faktoren wie:
Einsparpotenzial
(Personal, Maschinen, Raum, Ausschuss, Umweltaspekte)
Gewinnoptimierung
(bessere Durchlaufzeiten, optimiertes Kosten-/Nutzen-Verhältnis)
Hebelwirkung auf andere Prozesse
(Flaschenhälse finden und Domino-Effekte nutzen)
Der richtige Zeitpunkt
(Zeitliche und finanzielle Ressourcen für die Prozessaufnahme, -darstellung und -optimierung; ungünstig bei paralleler „Hochsaison“)
Abhängigkeit von Wissensträgern/Bereitschaft der Mitarbeitenden
(Wenn man den Sumpf trocken legen will, fragt man nicht die Frösche!)
Prozesslandkarte erstellen, wenn es noch keine Prozessübersicht gibt
Strukturieren und systematisieren Sie Ihre Prozesslandkarte nach diesen 3 Prozessarten:
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Führungsprozesse Steuern das Unternehmen strategisch und operativ |
Beispiele:
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Kernprozesse/Wertschöpfungsprozesse Auch Hauptprozesse genannt. Tragen direkt zum Erstellen oder Liefern einer Leistung/eines Produktes bei. |
Beispiele:
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Unterstützungsprozesse Sichern die Leistungsfähigkeit, ohne direkt wertschöpfend zu sein. |
Beispiele:
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Schritt 2: Prozessschritte erfassen
Führen Sie mit einem Kreis ausgewählter Prozessbeteiligter einen oder mehrere Workshop durch.
Gestartet wird immer mit dem Auslöser des Prozesses. Legen Sie zum Start auch das konkrete Ergebnis des Prozesses fest.
Nutzen Sie dann Moderationskarten oder Post Its, um alle relevanten Schritte und Entscheidungen im Prozess aufzuschreiben.
Anschließend bringen Sie alles in eine chronologische Reihenfolge.
Vielleicht werden schon erste Diskussionen laut. Denn mit der Zeit gewöhnen sich Mitarbeitende eine Art Freestyle an. Sie halten sich nicht an Standards. Notieren Sie die Themen bei aufkommenden Diskussionen, damit Sie diese in einem Folgetermin klären.
Auch können auf diese Weise Modernisierungen durch M365 auffallen, wovon noch nicht alle Mitarbeitenden Gebrauch machen.
Achten Sie auf den Detaillierungsgrad. Beauftragen Sie, Checklisten zu erstellen und verweisen Sie im Prozess auf diese. Das reduziert zu kleinteiliges Darstellen.
Fotografieren oder digitalisieren Sie das Erarbeitete.
Diese Datei hilft im Schritt 3.
Schritt 3: Visualisierungsart festlegen und Prozess darstellen
Legen Sie hier fest, mit welcher Darstellungsart der Prozess am besten visualisiert werden kann.
Vergleich zwischen Flussdiagramm und Swimlane-Diagramm
Das Flussdiagramm
- Visualisiert den Ablauf eines Prozesses mithilfe standardisierter Symbole (z. B. Rechtecke für Aktivitäten, Rauten für Entscheidungen) und verbindender Pfeile.
- Legt den Fokus auf die Abfolge von Schritten, Entscheidungen und möglichen Schleifen.
- Ist universell einsetzbar – unabhängig von Branche oder Funktion.
- Beantwortet primär die Frage: „Was passiert als Nächstes?“
- Zeigt nicht, wer für einzelne Schritte zuständig ist.
Swimlane-Diagramm (weiterentwickelte Form des Flussdiagramms)
- Baut auf dem klassischen Flussdiagramm auf, erweitert es jedoch um sogenannte Swimlanes (Bahnen).
- Jede Swimlane steht für eine Person, Abteilung oder Rolle im Prozess.
- Verknüpft Ablaufschritte mit der jeweils verantwortlichen Einheit.
- Macht Verantwortlichkeiten, Schnittstellen und mögliche Engpässe sichtbar.
- Eignet sich besonders gut zur Optimierung bereichsübergreifender Prozesse und zur Förderung der Zusammenarbeit.
Tools für das Darstellen von Prozessen
Wenn Sie M365 einsetzen, können Sie für das Darstellen PowerPoint, Word, OneNote, Microsoft Visio (eventuell weitere Lizenz erforderlich), Microsoft Teams + Whiteboard oder Microsoft Loop (Beta/Neu für dynamische, modulare Prozessdokumentation) nutzen.
5. Dokumentation erstellen – für Klarheit, Nachvollziehbarkeit und Effizienz
Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte – deshalb sind Visualisierungen wie Flussdiagramme oder Swimlane-Diagramme ein wertvoller Bestandteil der Prozessabbildung. Doch sie ersetzen keine vollständige Dokumentation.
Eine klare und nachvollziehbare Prozessbeschreibung ist unerlässlich, um:
- Standards zu sichern,
- neue Mitarbeitende schnell einzuarbeiten,
- Vertretungen zu ermöglichen und
- Optimierungspotenziale zu erkennen.
Formate der Dokumentation
Je nach Zielgruppe und Anwendungsfall kann die Dokumentation unterschiedliche Formate haben:
- Office-Handbuch (schriftlich, z. B. in Word oder OneNote) mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Zuständigkeiten und Verlinkungen zu Vorlagen.
- Erklärvideos mit Bildschirmaufnahmen und Kommentaren – ideal für Schulungszwecke.
- Kombinierte Formate: z. B. ein Prozessbild plus ergänzende Beschreibung und Video.
Wichtig: Eine gute Dokumentation ist aktuell, verständlich und leicht auffindbar. Sie bildet die Grundlage für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft – besonders in stressigen oder personell knappen Zeiten.
Schritt 6: Prozess Darstellung prüfen und freigeben: Qualität sichern, bevor es in die Umsetzung geht
Bevor ein Prozess verbindlich in Kraft tritt, sollte er sorgfältig geprüft und freigegeben werden. Dieser Schritt stellt sicher, dass der Prozess fachlich korrekt, praktikabel und mit den Unternehmenszielen abgestimmt ist.
Ziele der Prüfung:
- Stimmen die einzelnen Schritte logisch aufeinander ab?
- Sind Rollen, Zuständigkeiten und Schnittstellen klar definiert?
- Sind Risiken, Kontrollpunkte oder Abhängigkeiten berücksichtigt?
- Ist der Prozess mit bestehenden Standards und Richtlinien vereinbar?
- Wurde der Prozess „verprobt“ an einem Pilot?
Freigabe durch Verantwortliche:
Die Freigabe hängt von den inneren Freigabe-Prozessen des Unternehmens/der Organisation ab. Meistens sind das fachlich verantwortliche Person, Führungskräfte oder ein Gremium. Erst nach dieser Freigabe wird der Prozess offiziell eingeführt.
Tipp: Halten Sie das Prüfergebnis, Freigabedatum und den Namen der freigebenden Person schriftlich fest – idealerweise direkt im Office-Handbuch oder im digitalen Prozessmanagementsystem.
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