Wissensträger sind meist langjährige Mitarbeitende und ihre Zugehörigkeit spricht für ein gutes Klima. Neben dem altersbedingten Austreten kann es auch durch Krankheit zu Engpässen im Unternehmen kommen.

Verlassen langjährige Mitarbeitenden als Wissensträger das Unternehmen, geht mit ihnen auch verloren:

  • das Experten Know how
  • das Wissen um die internen „Abkürzungen“ in den Abläufen
  • historisch mitgewachsene Zusammenhänge und Verknüpfungen
  • Besonderheiten in der Zusammenarbeit mit Internen/Externen
  • der siebte Sinn für Lösungen, die manchmal nicht zum eigenen Bereich gehören.

 

Wichtig für alle Beteiligten: Transparenz über die Aufgaben der ausscheidenden Wissensträger

  • Welche täglichen, wöchentlichen, monatlichen, quartalsweise oder jährlich fälligen Aufgaben stehen an?
  • Wie tief soll oder muss der Detailierungsgrad innerhalb der Prozesse dokumentiert werden? Sollen beispielsweise Screenshots von der Bedienung der Software gemacht werden?
  • Von welchem Wissensstand darf die Person ausgehen, die ihre Aufgaben notiert? Beispiel: Buchhaltung – dass vor einer Mahnung alle Kontoauszüge verbucht wurden, entspringt der Logik. Soll dieser Punkt trotzdem mit auf die Checkliste?

 

Welche Widerstände können bei Wissensträgern auftreten, wenn sie das Unternehmen verlassen?

An erster Stelle der Vergleich und die Sorge, dass etwas peinlich ist

  • „Die neue Mitarbeiterin wird das hier sicher anders regeln als ich. So weit ich es erfahren habe, hat sie ein Studium und ich habe ja nur eine Ausbildung“.
  • „Die Neue wird ja top fit in Excel sein und sich digital perfekt auskennen. Was soll ich da eine Anleitung machen. Die denkt doch dann von mir, ich sei …“.
  • „Ich hatte auch keine Einarbeitung und bin ins Wasser geworfen worden. Jeder muss sich das Aufgabengebiet selbst erschließen und eigene Notizen machen.“
  • „Ich kann doch nicht sicherstellen, dass ALLES an Wissen verfügbar sein wird.“

 

Wenn es auf den Punkt der Übergabe hin läuft, wird es zeitlich eng. Wichtig ist daher, früh genug dran zu bleiben. Den Wissensträgern muss verdeutlicht werden, wie wichtig ihr Beitrag auf das Gelingen einer guten Einarbeitung einzahlt. Dass es eben nicht darum geht, es anderen „bequem“ zu machen. Sondern, dass das Unternehmen problemlos weiter arbeitet. Dieses Unternehmen hat jahrelang für einen guten Arbeitsplatz mit einer sicheren Entlohnung gesorgt.

Aufgelöst werden müssen Vorwände der Wissensträger wie:

  • … das steht doch im Anleitungsbuch des Programms XY.
  • … dazu bin ich neben meinem Tagesgeschäft noch nicht gekommen.
  • … ich habe das im Kopf und werde es bei der Übergabe erklären.
  • … die Person wird sich das schon selbst notieren.
  • … das Software Programm ist so veraltet und mit einem Update wird sowieso alles anders.
  • … da gibt es so viele Eventualitäten, das kann ich nicht alles notieren.
  • … wie soll ich denn jetzt ein Prozesshandbuch über die Finanzbuchhaltung in so kurzer Zeit erstellen?

 

Unterschiede in den Denkrichtungen von Menschen

Wenn es um Übergabefähigkeit geht, spielt die Denkrichtung eine Rolle. Daher darf im Vorfeld geklärt werden:

  • vom Überblick ins Detail! Statt Details zu erklären, benötigen Menschen erst einmal den Zusammenhang. So können sie sich ihr Wissensnetz leichter verknüpfen.
  • Aufwand und Nutzen: wir werden nicht zu 100 % alles erfasst haben. Schon mit 20 % Dokumentation können 80 % der Abläufe dargestellt werden.
  • geplant/spontan – proaktiv und reaktiv: Prozesse können aus Aufgabenlisten entnommen werden. Arbeiten Wissensträger jedoch nach „was sich im Tag zeigt, wird bearbeitet“, kann auch das Erledigte Aufschluss über zu dokumentierende Prozesse geben.
  • Gleichheit und Unterschied: werden Ausnahmen beschrieben?
  • Möglichkeit und Notwendigkeit: welche Prozesse sind ein Muss – welche ein Kann?
  • Chancen und Risiken
  • Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft: schaut die Person auf ihre Laufbahn zurück oder hat sie den Fokus auf die gegenwärtigen und zukünftigen Aufgaben?
  • Fokus auf Mensch oder Aktivität/Prozess/Dinge: werden Beteiligte als Wissensträger benannt?
  • denkende oder fühlende Beteiligung, also assoziiert bzw. dissoziiert? Womit fühlt die Person sich schlecht und dokumentiert an der Stelle nicht?
  • Denken in Perfektion oder Optimierung? Werden Verbesserungsmöglichkeiten festgehalten?
  • Grad der Vollendung: überall ein Anfang und nichts fertig oder Einiges fertig, viel Unangefangen?

 

Wie könnte es für Wissensträger und Einzuarbeitende einfach gehen?

Ein Wiki beispielsweise mit OneNote hilft einerseits zwischen den Prozessen Verbindungen (Verknüpfungen) herzustellen.

Andererseits können hier auch Videos und Checklisten hinterlegt sein. Mit einem Video sind Dinge schnell visuell und auditiv erklärt.

Die Akzeptanz von Videos erhöht die Bereitschaft, sich Wissen anzueignen. Denn Videos wirken allgemein attraktiver als Textwüsten.

 

Domino Effekte mitnehmen

Mitarbeiterwechsel bieten neue Chancen.

  • Welche Aufgaben wollen wir zukünftig vereinfachen?
  • Welche Aufgaben werden wir aussortieren?
  • Wo können uns externe Ressourcen unterstützen?
  • Wo braucht es andere Software?
  • Wo sind Schnittstellen noch ungenutzt, weil das Know how hier bisher fehlte und mit der Hand am Arm gearbeitet wurde?

 

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