Seminar Büroorganisation: auch buchbar als Training, Coaching und Workshop
Systematisch exzellente Arbeit von und mit motivierten, befähigten Menschen.
Einzigartige Vorgehensweise für ideale Büroorganisation und digitale Zusammenarbeit mit dem Worxellence®-System = Exzellenz am Arbeitsplatz
Ein herrliches Lebensgefühl! Wir trainieren, coachen und beraten, damit Sie Ihre Arbeit mit Leichtigkeit erledigen.
Warum die Worxellence®-Methode nachhaltiger wirkt als klassische Büroorganisation
Klassische Büroorganisation
2 Säulen
Struktur, Prozesse
kurzfristiger Erfolg
Nach 3 Wochen Abfallen der Ergebnisse auf 10 % und weniger
"Reparieren" von Symptomen
Büroorganisation mit der Worxellence®-Methode
5 Säulen
Struktur, Prozesse, Fähigkeiten, Aktivitäten, Selbstreflexion
langfristig nachhaltige Ergebnisse
System stützt in sich
langfristig stabile Optimierungen
setzt bei den Ursachen an
Seminar Büroorganisation buchbar als:
Firmenseminar Büroorganisation
Video Kurs Büroorganisation bei freier Zeiteinteilung
Seminar Büroorganisation: die Phasen für top Ergebnisse
Vorbereitungsphase
- Erwartungsabfrage mit Gewichtungswunsch zu den Inhalten und freiem Antwortfeld
- Zugang zu wissenschaftlichem Selbsttest
- Zugang zu Tutorials
Durchführungsphase
- Fachlicher Input
- Einzel- und Gruppenübungen
- Austausch im Plenum
- konkrete Maßnahmenplanung für systematische und realistische Umsetzung in die Praxis
- Lerntandems
Ergebnissicherung
- Coachingbrief per E-Mail
- 2 Calls im Lerntandem
- Zugang zu Downloads und Tutorials
- auf Wunsch 1:1 Coaching
Exemplarischer Auszug aus den Inhalten
Das Seminar wird inhaltlich auf Ihre Besonderheiten und die Bildungshistorie Ihrer Teilnehmenden individualisiert.
Arbeitsplatzorganisation (digital + analog)
- Schreibtischmanagement – vom Wühltisch zum ideal strukturierten Arbeitsplatz „Mise en Place“ Prinzip
- Papier-/PC-Ablage
Arbeitsorganisation + Zeitmanagement
- Aufgabenplanung
- Prioritäten richtig setzen
- Umgang mit Unterbrechungen
Selbstmanagement
- Umgang mit Prokrastination
- Umgang mit den inneren Stressoren
Informationsmanagement
- Informationsflut bewältigen
- Informationsflut gezielt lenken
- E-Mailmanagement
- SharePoint
- Teamskanäle
Büroorganisation mit den richtigen M365 Tools
- Workflows clever optimieren und die richtigen Tools einsetzen, (z. B. OneNote, Planner, Loop, …)
- Zeitmanagement mit Outlook kompakt
- Effizienz Training MS Office
Kommunikation
- Kommunikation im Team
- Feedback-Regeln
- Qualität sichern, annahmegerechtes Begrenzen/Nein sagen
- Kommunikation mit Vorgesetzten
Der Unterschied
Alle Seminar Inhalte werden nach einem telefonischen Vorgespräch auf den Veränderungswunsch des Unternehmens zugeschnitten. Unsere Kunden erhalten einen individualisierten Ausschreibungstext, den sie an ihre Teilnehmenden weiterleiten.
Vier Wochen vor Durchführung empfangen die Teilnehmenden über den Auftraggeber eine Erwartungsabfrage, die sie ausgefüllt und anonym zurücksenden können. Das Seminardesign und die Teilnehmerunterlagen werden an diese Rückmeldungen angepasst.
Die Struktur des Durchführungstages können Sie hier nachlesen.
Gleich nach der Seminardurchführung erhalten die Teilnehmenden eine Teilnahmebescheinigung und Feedbackbögen, mit denen die Veranstaltung ausgewertet wird.
Zehn Tage nach der Veranstaltung bekommen die Teilnehmenden einen Coachingbrief per E-Mail. Dieser erinnert an die Vorhaben und liefert Transferhilfen, um gesetzte Ziele einfacher zu erreichen. Auch ein Zugang zu erklärenden Videos und Arbeitshilfen zum Download sichert die Nachhaltigkeit der Veranstaltung.
Ein anonymisiertes Kundenbeispiel
Der Fall
Die Assistentin eines Klinik-Geschäftsführers schildert Schwierigkeiten in einem Chefarztbüro. Es gab einige organisatorische und personelle Veränderungen. Die Stimmung übertrage sich jetzt von dem einen auf weitere Sekretariate. Trotz einiger Gespräche habe sich die Situation zugespitzt. Es wird getuschelt, Tränen fließen, die Arbeit stapelt sich.
Die Herausforderung für diesen Kunden
Weder können neue Mitarbeiter eingestellt noch umbesetzt werden. Die Durchlaufzeiten müssen besser, Stapel abgearbeitet, Suchzeit nach Patientenakten ausgeschlossen werden. Das Durchschnittsalter ist trotz einiger sehr junger Mitarbeiter hoch. Einige arbeiten in dieser Klinik schon seit 20 und mehr Jahren, kennen ihren Job, die Besonderheiten der Ärzte, die Kollegen.
Die Lösung für diesen Kunden:
Um einen unterbrechungsfreien Ablauf in der Klinik zu garantieren, wurde das Seminar Büro-Effizienz individualisiert und samstags durchgeführt.
Auf den Bedarf zugeschnittene, ausgesuchte Themen wurden humorvoll vorgestellt.
Kleingruppen entwickelten diese handfesten Methoden als Lösungsansätze für jedes Sekretariat individuell weiter. Im Plenum wurden die Ergebnisse aufgegriffen und damit allen verfügbar gemacht.
Im kollegialen Austausch wurde ein Maßnahmenplan mit klaren Zuständigkeiten und Termin festgehalten. Neben den fachlichen Themen gab es viele Impulse hin zur Erweiterung der persönlichen Kompetenzen.
Was durch das Seminar Büroorganisation und die Gruppenarbeiten möglich wurde
Bessere Durchlaufzeiten
Einheitliche Vorgehensweise (Checklisten, Arbeitsabläufe)
Standardisierte digitale Ablage, dadurch schnellere Zugriffszeit z. B. auf Patientenakten
Spürbar bessere Stimmung und Zusammenarbeit im Team
Job Rotation zu Urlaubszeiten und in Arbeitsspitzen sind jetzt möglich
Das Feedback zum Seminar und besonders zu den durchgeführten Veränderungen war ausgesprochen positiv. Der Wunsch nach weiteren Verbesserungen groß. Zur Nachhaltigkeit erhielt jedes Chefarztsekretariat ein kurzes Arbeitsplatz-Coaching, in dem Lösungen, Ressourcen und Potentiale besprochen wurden. Eine wirkungsvolle Alternative statt Seminare zur Büroorganisation. Auf Wunsch der Teilnehmer gab es einen zweiten halben Samstag, in dem beste Lösungen aus jedem Sekretariat vorgestellt wurden.
Sie wünschen ein Angebot? Auf Ihre Anfrage freuen wir uns:
Team denkvorgang