Eines der Hauptthemen in den Führungskräfte Workshops ist die ungerechte Aufgabenverteilung. Jede Führungskraft ist sich klar darüber, A Mitarbeitenden mehr Aufgaben zu übertragen als C Mitarbeitenden. So werden dann die „lahmen“ geschont. Bei den besten besteht die Gefahr des „Verheizens“. Gerade A-Mitarbeitende sind intrinsisch so stark motiviert, dass sie selten ein Nein äußern. Die Kortisol Konzentration im Blut kann so hoch sein, dass es zu Schlafstörungen kommt. Wer seinen Kortisol Spiegel nicht in den Griff bekommt, riskiert an Burn out zu erkranken. Das Thema gerät jetzt über Homeoffice stärker in den Vordergrund. Mit einem schlechten Gewissen.

Als ungerechte Verteilung wird seitens der Mitarbeitenden im Büro angesehen:

  • Sonderaufgaben treffen fast immer die MA, die keine Telearbeit machen
  • eingehende Anrufe für Kollegen im Homeoffice landen im Büro, da nur eine mobile Ausstattung mit Laptop mit Token aber kein Diensttelefon verfügbar ist
  • „niedere“ Tätigkeiten wie das einscannen von Post für Tele-Mitarbeitende trifft immer die im Büro Arbeitenden
  • von der Urlaubs- und Krankheitsvertretung werden Home Office Arbeitende verschont
  • fällt jemand aus, trifft das Einspringen nur die Mitarbeitenden im Büro
  • von Büro Mitarbeitenden wird verlangt, jederzeit den Überblick über Anwesende zu haben und Wege innerhalb des Gebäudes zum Klären von Fragen auf sich zu nehmen

Dabei bleiben die Chancen innerhalb dieser ungerecht empfundenen Aspekte oft ausgeblendet.

Ohne klare Spielregeln entstehen Neid Debatten um das mobile Arbeiten

So kündigen sich erste Befindlichkeiten an. „Ach, jetzt macht Frau Müller Homeoffice, damit sie während der Arbeit ihre Kinder besser betreuen kann?“ oder „Die im Homeoffice haben doch keinen Drucker, wie wollen die denn arbeiten?“

Wer glaubt: „Homeoffice, das läuft doch alles schon super!“ lässt sich vielleicht davon täuschen, dass sich noch niemand laut genug beschwert. Behandeln Sie die Störungen solange sie noch klein sind!

 

Die Chancen des Missmutes in der Aufgabenverteilung

Wenn Missmut geäußert wird, besteht die Chance, Engpässe anzugehen, Prozesse zu optimieren.

Lösung: Aufgabenverteilung Anrufe entgegen nehmen wegen fehlendem Diensttelefon

Es gibt gute Lösungen, Telefonate von einem Festnetz beispielsweise über Skype online an einen Computer weiterzuleiten. Die telefonische Erreichbarkeit kann auch über Microsoft Teams sichergestellt werden, wofür keine klassische Telefonleitung notwendig ist. So könnten auch Absprachen getroffen werden, wonach auf im Homeoffice Arbeitende zu abgestimmten Zeiten das Telefon umgeleitet wird.

Lösung: Aufgabenverteilung Einscannen von Postläufen

Gerade jetzt sollte geprüft werden, welche Papierunterlagen noch mit der klassischen Post herein kommen.

  • Welche davon könnten digital eingefordert werden?
  • Stichwort: digitaler Posteingang: Welche davon könnten über Dienstleister (ePost, …) digitalisiert werden?
  • Welche Prozesse könnten intern verändert werden, um die Postläufe im Haus zu optimieren?

 

Lösung Aufgabenverteilung bei Sonderaufgaben

Auch Homeoffice Mitarbeitende sind offen für Sonderaufgaben. Das bietet ihnen eine willkommene Abwechslung zu den sonst monoton abzuarbeitenden Themen. Mit dem entsprechenden Vorlauf und der Planung können Sonderaufgaben in einem Termin vor Ort übergeben werden.

Lösung: Überblick – wer ist denn im Haus, wer ist im Homeoffice?

Zunächst können die klassischen Lösungen, im Outlook Kalender oder Teams seine Verfügbarkeit einzustellen (an anderem Ort, außer Haus) genutzt werden. Hier darf jeder dazu beitragen, seine Erreichbarkeit entsprechend einzustellen und die der anderen im Vorfeld zu prüfen. Neben den Dailys kann es weitere Absprachen und Software Lösungen geben, den Überblick gut zu gestalten und zu erhalten.

Stimmt die Stimmung?

Missmut kann auch vorgeschoben sein. Was ist der Grund hinter dem Grund? Wie können wir uns weiterhin als Team verstehen, das Wir-Gefühl stärken, auch wenn wir dezentral arbeiten?

Richten Sie gemeinsame Termine online und offline ein

Es reicht nicht, nur über E-Mails, SMS oder „Protokolle“ verbunden zu sein. Es gilt aktiv auf die Beziehungsebene einzuzahlen, um das Wir-Gefühl lebendig zu halten. Dafür könnten sich auch reine online Kaffeepausen eignen, in denen nichts Fachliches ausgetauscht wird.    

Ich hab's im Griff: Büro-Effizienz hin zum mobilen Arbeiten

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