Der Outlook Posteingang kann recht schnell sehr unübersichtlich werden. Sie kennen sicher die Antwort auf eine Antwort auf eine Weiterleitung und am Ende hirnt man in die Vorgänge hinein, sucht vorausgegangene E-Mails, wenn sie nicht gerade mit in der neuen E-Mail enthalten sind. Vielleicht kennen Sie die Ansicht schon die Verlaufsansicht der E-Mails auf Ihrem Smartphone. Genau so können Sie auch Ihren Posteingang anzeigen lassen.
Struktur im Outlook Posteingang
Die Funktion „Als Unterhaltung anzeigen“ schafft Abhilfe. Ganz flott ist im Outlook Posteingang sichtbar, wer wann wie geantwortet hatte. Outlook nutzt dafür die Betreffzeile. Das Häkchen setzen Sie im Menü Ansicht. Hier kann es wie ein Lichtschalter an- oder ausgeschaltet werden. Sehr gut funktioniert das in Kombination mit von Ihnen gekennzeichneten E-Mails. Diese sind ja in Ihrer Vorgangsliste enthalten. Mit Eintreffen der gewünschten Ansicht können Sie die gekennzeichnete E-Mail direkt löschen. Mehr dazu in diesem Video:
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Weitere Möglichkeiten für den Outlook Posteingang
Arbeiten Sie mit den Kategorien. Das sind Farben, die beispielsweise bestimmten Projekten oder Mitarbeitenden zugeordnet sind. Auch der Aufgabenstand wie „warten“, „anrufen“ oder „bitte entscheiden“ können hier genutzt werden. So wissen alle an diesem Outlook Posteingang Beteiligten, was mit der E-Mail zu tun ist.
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Gerne! Dadurch haben Sie Ihren Outlook Posteingang voll unter Kontrolle und sogar einmal täglich leer! Sie werden dadurch weg vom Ausdrucken der E-Mails kommen. Mit wenigen Klicks ist Ihre Aufgabenliste erstellt. Sie haben ein Cockpit und handeln proaktiv, statt auf ständig einzelne E-Mails zu reagieren. Das bedeutet – Sie haben Fokus, können Ihre Ziele leichter erreichen.
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