Der Outlook Posteingang kann mit der Funktion „Verlauf einer Unterhaltung“ schnell übersichtlich werden. Dadurch werden beispielsweise Antworten auf eine Antwort auf deren Weiterleitung … zu einem „Vorgang“ zusammengefasst. Sie brauchen dann nicht mehr hirnen, was bisher geschah. Geschweige denn in vorausgegangenen E-Mails suchen. Vielleicht kennen Sie diese Verlaufsansicht der E-Mails von Ihrem Smartphone. Genau so können Sie auch Ihren Posteingang am Desktop sowie Tablet anzeigen lassen.
Struktur im Outlook Posteingang mit „Als Unterhaltung anzeigen“
Die Funktion „Als Unterhaltung anzeigen“ schafft Abhilfe. Ganz flott ist im Outlook Posteingang sichtbar, wer wann wie geantwortet hatte. Outlook nutzt dafür die Betreffzeile. Das Häkchen setzen Sie im Menü Ansicht. Hier kann es wie ein Lichtschalter an- oder ausgeschaltet werden. Sehr gut funktioniert das in Kombination mit von Ihnen gekennzeichneten E-Mails. Diese sind ja in Ihrer Vorgangsliste enthalten. Mit Eintreffen der gewünschten Ansicht können Sie die gekennzeichnete E-Mail direkt löschen. Mehr dazu in diesem Video:
Weitere Möglichkeiten für Struktur im Outlook Posteingang
Arbeiten Sie mit den Kategorien. Das sind Farben, die beispielsweise bestimmten Projekten oder Mitarbeitenden zugeordnet sind. Auch der Aufgabenstand wie „warten“, „anrufen“ oder „bitte entscheiden“ können hier genutzt werden. So wissen alle an diesem Outlook Posteingang Beteiligten, was mit der E-Mail zu tun ist.
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