Outlook QuickSteps

So sparen Sie viele Klicks und behalten einfach die Übersicht. Nutzen Sie QuickSteps für wiederkehrende Aufgaben wie

  • weiterleiten einer Nachricht an konkrete Personen oder Gruppen
  • kategorisieren und planen einer Aufgabe
  • verschieben einer Nachricht nach Einplanen

und zwar alles mit einem Klick auf den entsprechenden QuickStep!

 

QuickSteps einrichten – so geht’s:

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So setzen wir bei uns QuickSteps ein:

  • Aufgabenplanung: je einen QuickStep der das Fähnchen setzt für heute, morgen oder diese Woche (=Freitag), anschließend die E-Mail in den Unterordner „Geplante Aufgaben“ verschiebt
  • Angebotserstellung: Antworten mit Standard-Text, Links zum Produkt und den Konditionen
  • Weiterleitung an Team
  • Neue Nachricht an z. B. Support@ …, um eine wiederkehrende Frage zu Kennzahlen auszulösen.
  • Kategorie = Farbe an eine E-Mail, zur Klassifizierung der Tätigkeit.

QuickSteps helfen im Schritt 2 und 4 der Einmalregel dabei, das Postfach zu leeren:

 

1. Frage: Kann die E-Mail gelöscht werden?

Falls ja, tun Sie es. Vielleicht legen Sie auch gleich eine Regel für E-Mails des Absenders oder E-Mails mit einem bestimmten Text im Betreff an? Diese Regel verschiebt E-Mails dann automatisch in den Papierkorb. Falls Sie nicht löschen können, weiter mit Frage 2.

2. Frage: Ist die Information für andere wichtig oder kann ich die Bearbeitung delegieren?

Falls ja, prüfen Sie, ob die E-Mail gleich über OneNote in das zugehörige Notiz- / Projektbuch senden oder ob Sie die E-Mail weiterleiten. Zum Weiterleiten an wiederkehrende Empfänger eignet sich das Einrichten von QuickSteps. Mit nur einem Klick auf QuickSteps führt Outlook viele Klicks aus, wie Weiterleiten, Namen eintragen, in Textbereich klicken … Sogar vorgefertigten Text kann ein QuickStep enthalten. Wenn die E-Mail weitergeleitet wurde, kann sie in Ihrem Posteingang gelöscht werden. Sonst gehen Sie weiter zu Frage 3.

3. Frage: Gehört die E-Mail zur Dokumentation in die
Ablage?

Wird in ihr etwas dokumentiert, das einen Gesetzeswert hat oder der internen Dokumentation dient? Dann speichern Sie sie in Ihrem Dateisystem. Bitte nicht in Outlook. Ist mit dem Speichern alles getan? Falls ja, löschen Sie die E-Mail hier. Falls nein, weiter zur 4. Frage.

4. Frage: Es liegt offensichtlich eine Aufgabe vor.

Können Sie diese in drei Minuten erledigen? Falls ja,
tun sie es nach dem Direktprinzip sofort. Falls nein, planen Sie die E-Mail als Aufgabe ein. Klicken Sie
dazu mit der rechten Maustaste auf das Fähnchen hinter der E-Mail und wählen „Benutzerdefiniert“.

Jetzt können Sie unter „Fällig am“ den Tag eintragen, an dem Sie die Aufgabe bearbeiten. Automatisch hat Outlook jetzt eine Aufgabe in Ihrer Vorgangsliste erzeugt. Damit Sie die eingeplante Aufgabe im Posteingangsfach nicht weiter herumliegen haben, verschieben Sie sie in den Ordner 1 – warten auf …
Tipp für Ihr E-Mail-Programm: Arbeiten Sie im Posteingang mit Farben.

In einigen Programmen sind diese unter Kategorien zu finden. Wie wäre es mit Blau = Lesen, Rot = Anrufen, Hellblau = Besprechung, Gelb = Reise, Grün = Delegierbar an Mustermann. Auch Farben nach Mitarbeitern helfen in einem Posteingang, der von mehreren gelesen wird. Hängt eine Farbe an der E-Mail, ist sie in der Aufgabenliste ebenfalls enthalten. Das unterstützt Abarbeiten en bloc.

 

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