Telefontermin bestätigen und Inhalte mitteilen – Mustertext

Sie haben mit Ihrem Gesprächspartner einen Telefontermin vereinbart. Jetzt gilt es, diesen kurz schriftlich zu bestätigen.

Wichtig dabei: das formale Ziel. Was wollen Sie gemeinsam durch den Telefontermin erreichen?

  • Geht es um Information?
  • Um Diskussion?
  • Um eine Entscheidungsfindung?
  • Ein Kennenlernen?
  • Ein unverbindliches Angebot/die Konditionen?

 

Wie sollte der Telefontermin bestätigt werden?

Ideal wäre, Sie senden eine Besprechungstermin Anfrage. Denn diese enthält neben dem Beginn auch die Dauer des Telefonats.

Listen Sie im Textbereich dazu eine Übersicht der zu besprechenden Themen auf.

Formulieren Sie diese in „Vorteile“. Ein so vorbereitetes Telefonat sorgt am Durchführungstag für Klarheit und Verbindlichkeit auf beiden Seiten.

 

Beginnen Sie mit einer kurzen und prägnanten Betreffzeile

Das gilt sowohl für den Brief als auch für die E-Mail.

Der Betreff muss aktiveren, klar machen, um was geht es? Was ist die Handlungsaufforderung?!

„Bitte um Telefontermin Dienstag- oder Mittwochvormittag“,

oder …

„Bitte um Angebot über … möglichst bis KW xx“.

 

Kleiner Exkurs zur Aufteilung bei Briefen (DIN 5008)

Die Betreffzeile beginn abgesetzt vom 9-zeiligen Anschriftenfeld durch zwei leere Zeilen und setzt sich von der Briefanrede wieder durch zwei leere Zeilen ab. Der Betreff ist die Einleitung für Ihren Brief in Form eines Schlagwortes oder „Headline“:

  • stichwortartig
  • als Spannung auslösende „Schlagzeile“
  • ohne Kennzeichnung „Betreff“ o. ä.
  • kann über mehrere Zeilen verteilt sein,
  • kein Schlusspunkt, bei Fragen jedoch mit Fragezeichen
  • nicht unterstrichen

 

Mit der Nutzung der Bezugszeichenzeile beginnt der Betreff durch zwei Leerzeilen getrennt von dieser.

Wie gut, dass wir das mit der Aufteilung/den Abständen für E-Mails nicht berücksichtigen müssen 🙏.

Nach dem Betreff KISS: Keep it short & simple

E-Mails und Briefe verbrauchen einen hohen Anteil an Arbeitszeit. Lesen Sie gern lange E-Mails? Wenn sie nicht gerade vom Lieblingsmenschen kommt, sind Ihnen kurze sicher lieber.

Schreiben Sie denn gerne lange E-Mails? Damit ist klar – Empfänger und Absender haben gleiche Interessen: schnell klipp und klare Informationen zu erhalten.

 

Mit einer Übersicht einleitender Sätze für E-Mails und Briefe gelingt der Einstieg schneller. Formulierungen immer wieder neu zu erfinden,
kostet Zeit – Sätze leicht zu individualisieren dagegen weniger. Legen Sie sich einige Texte als Schnellbausteine (in Outlook) oder Autotexte (Lotus Notes) an.

Hier einige Beispiele für den Textbeginn:

… haben Sie vielen Dank für Ihre Anfrage vom …
… vielen Dank für das freundliche Telefongespräch.
… gern erhalten Sie heute …
… das beigefügte Angebot informiert Sie über …

 

Eine Reaktion auf eine E-Mail wird in Deutschland im Allgemeinen innerhalb von 24 Stunden erwartet. Nutzen Sie einen Autoresponder oder bestätigen Sie mit einem Schnellbaustein den Erhalt der E-Mail.

Das gibt Ihrem Empfänger Sicherheit und sorgt für weniger Nachfragen wie „Haben Sie meine E-Mail erhalten?“ So kommen Sie dann aus der Zwickmühle des „betreuten Lesens“ heraus.

Guten Tag Frau Beispiel,

vielen Dank für das Gespräch von soeben. Gerne bestätige ich den Telefontermin am TT.MM.JJJJ um HH:TT Uhr.

In unserem Telefontermin geht es um passgenau Umsetzungsmöglichkeiten für

  • Zeitgewinn
  • Erfolgsstrukturen und
  • Optimieren des Backoffice Managements

 

Mehr Informationen finden Sie auf www.denkvorgang.com/angebote. Mich erreichen Sie persönlich unter der Mobilnummer 0162/12345678.

Auf unseren Gesprächstermin freue ich mich.

Beste Grüße

Berta Blümchen, Worxellence® Coach

PS: Es wäre schön, wenn Sie die acht Fragen der beigefügten Ist-Analyse im Vorfeld vorbereiten.

Guten Tag Herr Beispiel,

es hat mich gefreut, mit Ihnen über xxx gesprochen zu haben. In Vorbereitung auf unser nächstes Telefonat am TT.MM.JJJJ um HH:TT Uhr finden Sie hier unsere nächsten Besprechungspunkte:

  • Info zum Ausblick es Projektes …
  • Entscheidung über Beschilderung
  • Erfahrungsaustausch zu Material …

 

Gerne rufe ich Sie unter Ihrer Nummer + 49 Vorwahl Nummer an. Falls Sie mich zwischenzeitlich erreichen wollen, hier kurz meine Mobilnummer 0162/Nummer.

Beste Grüße

Berta Blümchen, Worxellence® Coach

PS: Sollten wir auch Herrn … zu unserer Telko  einladen?

 

Sie wünschen noch mehr Mustertexte?

Mustertexte für Absagen, Mahnungen und viele weitere Anlässe mehr …

Guten Tag Herr Beispiel,

auf unser MS Teams Gespräch am  TT.MM.JJJJ um HH:TT Uhr freue ich mich.

Darin werden wir kurz besprechen: 

  • Vorteile von … 
  • Zeiten für …
  • Ihre Fragen zu …

 

Gerne rufe ich Sie unter Ihrer Nummer + 49 Vorwahl Nummer an. Falls Sie mich zwischenzeitlich erreichen wollen, hier kurz meine Mobilnummer 0162/12345678.

Beste Grüße

Berta Blümchen, Worxellence® Coach

PS: Es wäre ideal, wenn Sie mir im Vorfeld xxx zur Vorbereitung zusenden.

 

Kurz und prägnant – ganz ohne Konjunktiv

Mit Ihrer Korrespondenz transportieren Sie zum einen eine Aussage und zum anderen gewinnen Sie die Aufmerksamkeit des Lesers.

Zögernde Formulierungen lösen Skepsis und Misstrauen aus.

Vermeiden Sie den Konjunktiv (Möglichkeitsform) und entscheiden Sie sich für eine klare und selbstbewusste Ausdrucksweise. Reduzieren Sie Worte wie: würde, könnten, wären, würden, möchten.

Ja, einerseits bedaure ich auch, den Konjunktiv zu vermeiden. Schließlich steckt darin auch eine Höflichkeitsform.

Beispiele – bitte nicht so:

Wir möchten Ihnen für Ihren Hinweis danken.
Wir würden uns freuen, wenn Sie auf unser Angebot zurückkommen würden.

Wir wären Ihnen sehr dankbar, wenn Sie uns von Ihrer Ankunft unterrichten würden, damit es uns möglich ist, Sie pünktlich am Flughafen abzuholen.

Es wäre wünschenswert, wenn wir uns auf höchstens drei Ansprechpartner in der Kooperation festlegen, denn dadurch wird der Aufwand erheblich verringert, es muss doch auch immer an die Kosten gedacht werden.

Besser: direkt!

Wir danken Ihnen für Ihren Hinweis.

Sagt Ihnen das Angebot zu? Auf Ihre Fragen und Gestaltungswünsche freuen wir uns.

Ein netter Schlusssatz

Ein guter Schluss rundet Ihre E-Mail ab:

Auf Ihre Terminbestätigung freuen wir uns.

Wir freuen uns auf Ihre Terminauswahl.

Welches Terminangebot passt am besten für Sie?

 

Balsam für die Beziehungsebene – die Grußformel

Über 90 % aller Briefe schließen mit „Mit freundlichen Grüßen“. Diese Grußformel wirkt unpersönlich und standardisiert wie eine Floskel. 

Sie darf auch etwas moderner ausfallen:

Freundliche Grüße nach Empfänger-Ort …
Es grüßt Sie …
Freundlich grüßt Sie …
Sonnige Grüße nach Empfänger-Ort …
Eine angenehme Arbeitswoche wünscht Ihnen …
Ihnen einen angenehmen Start in die neue Woche wünscht …

Und bitte nicht im Singular! So kleinlich, nur einen Gruß zu versenden, sollten Sie nicht sein. 

Das wirkt sehr sparsam, mit der Tendenz zum Geiz:

Mit freundlichem Gruß

Ein einzelner Gruß … Warum? Wo ist die Fülle?!

Auch ein MFG löst nur Eile aus. Wollen Sie diese Atmosphäre von Hetze in Ihren Texten? Standardmäßig sollte Ihre Signatur so eingestellt sein, dass sowohl für das Antworten auf Nachrichten als auch beim Erfassen neuer sofort eine Signatur enthalten ist. 

Hier können Sie noch unterscheiden nach Signaturen für interne oder externe Nachrichten. Denn intern wollen wir Kolleg:innen auch grüßen und gleichzeitig auch unsere Durchwahl mitteilen. Interne Grüße können vom Standard abweichen. Stimmen Sie sich hier im nächsten Jour fixe ab. 

 

Ideal formuliert – das können Sie auch! Hier ist der online Kurs:

Muster Briefe E-Mails ideal formulieren

Mustertexte für Telefontermine rasch verfügbar als Schnellbaustein

Kennen Sie die Funktion Schnellbaustein in Word und Outlook? Damit haben Sie Ihre Telefontermin Mustertexte rasch eingefügt.

Texte, die Sie häufig schreiben, können direkt als Schnellbaustein angelegt werden. Das spart das neu Schreiben oder Kopieren aus anderen E-Mails mit ungünstigen Formatierungen.

Wir haben dazu auch ein Video aufgezeichnet. Es zeigt, wie Sie Schnellbausteine abrufen, anlegen oder löschen.

So legen Sie sich in Outlook Textbausteine als Schnellbausteine an:

  1. Schreiben Sie Ihren Text in einer neuen E-Mail
  2. Markieren Sie diesen Text
  3. Wechseln Sie dann in das Menü „Einfügen“
  4. Wählen Sie dort „Schnellbausteine“
  5. Vergeben Sie einen Namen für diesen Text. Empfehlung: mindestens 4 Zeichen ohne Leerschritte
  6. Klicken Sie auf OK

Textbausteine in Word einsetzen

Diese Vorgehensweise funktioniert auch in Word. Allerdings werden diese Textbausteine dann in einer anderen Bibliothek gespeichert. Das bedeutet: Textbausteine aus Outlook sind in Word nicht abrufbar.

Das ist auch insofern sinnvoll, als es für Briefe andere Themen als für E-Mails gibt. Sollte ein Text in beiden Programmen gewünscht sein, legen Sie ihn einfach noch einmal an.

Textbausteine für alle Kollegen verfügbar machen
Falls Sie Ihr Textbausteine auch Kollegen verfügbar machen möchten, müssen Sie diese erst exportieren, die Export Datei dann an einem Ort speichern, wo Ihre Kollegen Zugriff haben. Anschließend können Ihre Textbausteine importiert werden. Das sorgt dann auch für eine einheitliche Kommunikation nach außen.

Auch flott – die Outlook QuickSteps

So sparen Sie viele Klicks und behalten einfach die Übersicht. Nutzen Sie QuickSteps für wiederkehrende Aufgaben wie

  • weiterleiten einer Nachricht an konkrete Personen oder Gruppen
  • kategorisieren und planen einer Aufgabe
  • verschieben einer Nachricht nach Einplanen
  • Vereinbaren von Telefonterminen

und zwar alles mit einem Klick auf den entsprechenden QuickStep!

Hier lang geht es um Erklärvideo.

Modern formulieren – online Kurs

In diesem online Kurs erfahren Sie, wie Sie E-Mails und Briefe modern sowie empfängerorientiert formulieren.

Die neue Sicherheit führt dazu, dass Sie leichter und schneller formulieren.

Inhalte:

  • Merkmale professioneller E-Mails und Geschäftsbriefe
  • Empfänger orientiertes Schreiben
  • 10 Regeln für guten Stil
  • Einleitungen
  • Abschlüsse
  • Grußformeln

Was Sie unterstützen wird: 

  1. Videos
  2. Teilnehmerunterlagen
  3. viele Musterformulierungen zum Download, die Ihnen das Umsetzen enorm vereinfachen
  4. eine Teilnahmebescheinigung über den online Kurs zur Vorlage beim Arbeitgeber (er bezahlt in den meisten Fällen. Unsicher, wie Sie es dem Arbeitgeber schmackhaft machen? Hier sind die Formulierungstipps dafür … (hier klicken)
Muster Briefe E-Mails ideal formulieren
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