Zeitspar Tipps beim Protokoll führen / schreiben – mit Download
Protokoll führen und anschließend schreiben kostet Zeit. Es sichert andererseits Arbeitsergebnisse und ist Führungsinstrument.
Sind die Moderationsfähigkeiten des Besprechungsleiters gut, gibt es weniger Chaos in der Sitzung und mehr Klarheit für den Protokollführenden. Meist ist der Protokollführende auch als Besprechungsteilnehmender an Diskussionen/Ergebnissen beteiligt. Diese Doppelrolle hat zwar den Vorteil, Relevantes von Unwichtigem leicht unterscheiden zu können, doch das parallele Protokollieren der Ergebnisse erfordert zusätzliche Konzentration. Sind Sie sowohl Sitzungsleiter als auch die Person, die Protokoll führt, dann profitieren Sie doppelt von diesen fünf Tipps.
Sieben Tipps wie Sie Ihr Protokoll führen und schreiben, damit es flott fertig
Sie können sich durch gezielte Vorbereitung massiv entlasten.
Übrigens übernimmt auch die Künstliche Intelligenz Protokollführung, wenn parallel zur Besprechung ein Mikrofon angeschaltet ist.
# 1 Stimmen Sie vorher die Protokollart ab
Bevor Sie Protokoll führen, ist die Protokollart relevant! Welche wird verlangt? Welche ist adäquat: das Verlaufs-, Ergebnis-, Kurz-, oder Beschlussprotokoll? Die Protokollart hat Auswirkungen auf den Umfang und damit auf die Ausarbeitungszeit des Protokolls.
# 2 Bitten Sie im Vorfeld um eine gut vorbereitete Einladung/Agenda für die Besprechung.
Idealerweise enthält sie neben der zeitlichen Einschätzung pro TOP das formale Ziel, das zu erreichen ist. Geht es bei dem Tagesordnungspunkt (TOP) um
- Informationsaustausch (Protokollaufwand gering, da das Exzerpt des Redners als Anhang genutzt werden könnte),
- Diskussion (Protokollaufwand höher, da Pro und Contra erfasst werden sollten),
- Entscheidung (Protokollaufwand durch Ergebnisprotokollvorlage gering) oder
- Beschluss (Protokollaufwand durch Beschlussprotokollvorlage gering)
# 3 Bereiten Sie sich fachlich und zum aktuellen Stand vor
Beim Protokoll Führen müssen Sie kennen und wissen: Fachbegriffe, Abkürzungen, Ansprechpartner, wie weit ist das Projekt? Welche Hürden gab/gibt es? Informationsquelle können vorausgegangener Protokolle sein. Je besser Sie thematisch drin sind, desto leichter fällt das Entscheiden über Mitschreiben oder Weglassen.
# 4 Nutzen Sie eine vorbereitete Protokollvorlage
Diese Protokollvorlage (hier klicken für Download) kann Ihnen helfen. So können Sie die Besprechungspunkte schon gemäß Agenda tabellarisch vorab erfassen. Dadurch wird das Protokoll schon beim Schreiben vorstrukturiert.
# 5 Führen Sie ein Live Protokoll schon während der Sitzung über Laptop mit angeschlossenem Beamer.
Alle Beteiligten verfolgen dadurch mit, ob das Wichtigste korrekt festgehalten wurde. Entwurfsabstimmungen des Protokolls fallen damit weg.
# 6 Fehlt Ihnen in der Ausarbeitung ein alternatives Wort?
Nutzen Sie in Word die Tastenkombination Shift F7. Legen Sie außerdem Tastenkombinationen an, mit denen Sie Namen oder Schnellbausteine abrufen.
# 7 Statt Sitzungen – „Stehungen“ durchführen
Gute Erfahrungen machen unsere Kunden mit „Stehungen“. Dabei werden Besprechungen statt einstündig auf maximal 50 Minuten im Stehen gehalten. Das hat großartige Auswirkungen auf die Dauer, ganz nebenbei auch auf den Umfang des Protokolls.
Weitere Tipps zum Thema Besprechungen leiten finden Sie hier.
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