Kommunikative Kompetenzen werden weder Chefs noch Mitarbeitern mit in die Wiege gelegt. Neben optimaler Selbst- und Arbeitsorganisation beeinflusst die Kommunikation besonders im Zeitengpass die Zusammenarbeit.

10 Tipps zur Kommunikation mit dem Chef

  1. Hören Sie mit vier Ohren – dem Nachrichtenquadrat. Eine Aussage kann auf vier verschiedene Weisen verstanden werden. „Haben Sie meine E-Mail schon gelesen?“ Kann sachlich („ja/nein“), als Appell („wann lesen Sie endlich meine E-Mail?“), Knick auf der Beziehungsebene („ich bin Ihnen wohl zu unwichtig!“) oder als Selbstoffenbahrung („Mir ist die E-Mail ein wichtiges Anliegen“) verstanden werden. Haben Sie den Satz auf dem „richtigen“ Ohr verstanden?
  2. Wenden Sie den kontrollierten Dialog an, denn Missverständnisse lauern überall. „Frau …, habe ich richtig verstanden, Sie bevorzugen …?“ So stimmen Sie ab, ob das was „A“ gesagt hat auch von Ihnen „B“ verstanden wurde.
  3. Bedienen Sie sich der Möhrentechnik, wenn Sie ein bestimmtes Ergebnis erzielen oder Ihren Gesprächspartner zum Einlenken bewegen wollen. „Ich möchte mit Ihnen über…XYZ… sprechen…“ (= ZIEL) oder „Es geht in diesem Gespräch um …“ Jetzt kommt die Möhre: „Aber bevor wir dazu kommen, habe ich noch einen anderen wichtigen Punkt zu besprechen…“ (Es folgt Lob und Dank = MÖHRE).
  4. Nutzen Sie die Feedbackregeln.
    1. Als Feedbackgeber: klären Sie, ob Ihr Gegenüber Feedback erhalten möchte. Dann betten Sie Negatives nach der Sandwichmethode ein und beginnen mit dem, was Sie wahrgenommen haben. Das beschreiben Sie ohne Wertung: „Ich habe beobachtet, dass…“. Anschließend beschreiben Sie die Wirkung: „In mir hat es ausgelöst, dass …“. Nun äußern Sie Ihren Wunsch für zukünftige Situationen: „Ich würde mir wünschen…“.
    2. Als Feedbacknehmer: hören Sie aufmerksam zu, stellen Sie nur Verständnisfragen, keine Rechtfertigung!, keine Unterstellung unlauerer Motive! Lassen Sie zu, andere können diese Meinung haben. Bedanken Sie sich.
  5. Reklamieren Sie einen rüden Umgangston. Niemand hat den Freibrief, Sie anzuschreiben. „Herr … ich merke Sie sind aufgebracht. Melden Sie sich gerne in ein paar Minuten wieder.“ Bleiben Sie dabei sachlich – Zahlen und Fakten sprechen für sich.
  6. Stimmen Sie sich bezüglich Ihrer Erwartungen untereinander ab. Das kann ein täglicher Jour fixe um 8 Uhr oder Gespräch montags mit Ausblick auf die Woche sein. Dass Sie um 18 Uhr noch ein Protokoll schreiben – wurde das explizit geäußert? Oder haben Sie das zwischen den Zeilen vermutet/gehört?
  7. Falls Sie nicht als Rettungsarzt oder Feuerwehrfrau eingestellt wurden, setzen Sie Grenzen, statt rund um die Uhr erreichbar zu sein. „Wer allzu offen ist, kann nicht mehr ganz dicht sein.“ In dem Spruch steckt viel Wahrheit. Sie benötigen unterbrechungsfreie Zeiten, um Aufgaben konzentriert am Stück zügig fertig zu stellen.
  8. Wenn sich Negatives nicht vermeiden lässt, formulieren Sie eine Frage und machen Sie Angebote statt Vorschriften.
  9. Vermeiden Sie Du-Botschaften wie „Sie lassen immer Ihre Kaffeetasse stehen!“ und probieren Sie aus, wie Ihr Gegenüber auf „Ich ärgere mich darüber, wenn … , denn mir ist Ordnung wichtig.“ reagiert.
  10. Lesen Sie auch unsere Tipps zur Zusammenarbeit mit dem Chef.

Wenn Sie einen ganz besonderen Chef haben …

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