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Hier ein kleiner Auszug aus dem Buch Büro-Effizienz

Buch Seite 141 ff:

E-Mailmanagement zusammengefasst

1. Schluss mit der Dauererreichbarkeit – E-Mail ist kein Telefon.
Stellen Sie die automatische Benachrichtigung über den Posteingang ab. Egal ob Geräusch oder blinkender Umschlag – jeder Reiz unterbricht Ihre Arbeit.

2. Offline, Sendepause – schaffen Sie Zeitblöcke.
Falls Sie nicht gerade an der Börse oder an einem PC-Support-Desk arbeiten, widmen Sie sich nur zwei- bis dreimal täglich in Blöcken zu festen Zeiten dem E-Mail-Eingang. Kommunizieren Sie dieses Vorhaben
mit Vorgesetzten und Kollegen. In Deutschland ist es akzeptiert, wenn die Antwort am nächsten Tag kommt. Durch das Abarbeiten am Block haben Ihre E-Mails eine andere Qualität. Sie konzentrieren
sich stärker auf Ihre geplanten Aufgaben und fassen keine E-Mail mehrfach an. Prüfen Sie, ob erwähnte Anlagen angehängt wurden. Sie schwächen Ihre Position, wenn Sie E-Mails tagelang unbeantwortet
lassen und erst in letzter Minute zusätzliche Daten verlangen. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran: Benötigen andere von Ihnen Informationen, so liefern Sie diese zügig und verständlich aufbereitet. Benötigen Sie noch etwas mehr Zeit? Informieren Sie den Empfänger – das macht Nachfragen überflüssig.

3. Zwischenablage für E-Mails.
Legen Sie höchstens zwei Ordner innerhalb des Posteingangs an. Der für ausstehende Informationen oder offene Fragen heißt Wartet auf … Der andere ist der Lesen-Ordner. Er enthält Info-E-Mails, z. B. Newsletter, CC-Mails und Hausmitteilungen. Achtung: Auch hier gilt das Aufräumen. Diese Ordner müssen ebenso wie Ihre Gesendeten Objekte immer wieder zugeordnet oder gelöscht werden.

4. Struktur und Ordnung gleich beim Empfangen.
Nutzen Sie Automatisierungen, um den Posteingang vorzustrukturieren. Eingangsfilter sorgen dafür, dass Newsletter gleich in den Ordner Lesen gelangen und Nachrichten Ihres Vorgesetzten rot eingefärbt sind oder sogar eine Fanfare ertönt. Recherchieren Sie die Möglichkeiten. Anleitungen für automatisierte Regeln finden Sie in unseren online-Seminaren und auch über das Videoportal YouTube.

5. Ihr E-Mail-Postfach ist keine Aufgabenliste.
Wenn Sie E-Mails als ungelesen markieren, damit sie als unbearbeitet in der Liste erscheinen, müssen Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut lesen. Wird die Aufgabe dadurch attraktiver? Nein! Warum tun Sie sich das dann gleich zweimal an? Wenden Sie die Einmal-Regel vom dritten Tag für einen leeren Posteingang an. Bearbeiten Sie Ihren Posteingang mit der Einmal-Regel und stellen Sie sich diese vier Fragen:

(hier stehen dann die Leitfragen für einen leeren Posteingang)

7. Mit Hyperlinks für interne E-Mails Datenflut eindämmen.
Statt Dateianhänge zu versenden, nutzen Sie intern den Hyperlink zur Originaldatei. Vielleicht hat Ihre Organisation auch ein Download-Verzeichnis im Intranet? Der Versender des Hyperlinks hält den
Link aktuell, indem eine alte Datei durch eine neue mit demselben Namen am selben Ort ausgetauscht wird. Nebenbei reduziert sich das Datenvolumen. Jetzt speichert nicht jeder Empfänger einen Dateianhang
in seinem E-Mail-Programm oder auf seinem Laufwerk.

8. Machen Sie es dem Empfänger leicht zu antworten.
Mit Abstimmungsschaltflächen (bieten einige E-Mailprogramme unter Optionen an) oder vorbereiteten Fragen zum Ankreuzen (Ja / Nein,
Montag / Freitag, Zusage / Absage) erleichtern Sie es Ihrem Empfänger, den Informationsfluss aufrechtzuerhalten. Auch ein Schreibraster unterstützt schnelles Verarbeiten: WAS macht WER konkret bis WANN, Struktur mit Spiegelstrichen, hinter denen kurze und klare Sätze stehen, maximal eine Bildschirmseite ohne Scrollen. Ausführliches
gehört in einen PDF-Dateianhang, bei Unklarheiten anrufen.

(Hier sind dann im Buch noch Beispieltexte)

Weiter geht es auf Seite 145 mit diesen Tipps:

9. Sensibler Umgang bei E-Mails an viele Empfänger.
Statt wie mit der Gießkanne jedem Informationen überzugießen, achten Sie auf die richtigen Empfänger und legen Sie Verteiler an. Mit dem Verteiler „Verkauf“ erreichen Sie die hinterlegten Mitarbeitenden.

10. Datenschutz bei „An“- und „CC“-Feldern beachten.
Es ist Ihnen sicher recht, von Werbe-E-Mails verschont zu bleiben. Gehen Sie auch hier mit gutem Beispiel voran. Beachten Sie den Datenschutz und nutzen Sie die Felder „An“ und „CC“ sensibel.

(An dieser Stelle gibt es im Buch wieder eine Grafik)

Erhalten Sie ständig CC- oder BCC-E-Mails? Fordern Sie Informationsdisziplin und beachten Sie die Motive der CC-Absender. Will jemand die Verantwortung abgeben („Sie wurden per E-Mail informiert …“)? Fehlen dem Absender Kriterien, um wirklich Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden? Erhält der Absender zu wenig Anerkennung und wünscht er sich „Kontakt“ durch viele E-Mails? Steht der Verfasser unter Zeitdruck oder leidet er unter Überforderung (persönlich, fachlich, zeitlich)? Wie viel Prozent Ihrer E-Mails erhalten Sie aus Absicherungsgedanken der Absender? Wie viele dieser E-Mails wären verzichtbar, wenn es Standards zur Dateiablage gäbe, statt große CC-Verteiler aufzunehmen?

11. Löschen oder archivieren Sie bearbeitete E-Mails.
Der Posteingang ist am Ende des Arbeitstages leer! So halten Sie es schließlich auch mit Ihrem Briefkasten. Wichtige E-Mails speichern Sie im Dateisystem zum Vorgang oder Arbeitsablauf.

12. E-Mail-Flut verdoppeln durch ausdrucken?
Legen Sie Kriterien fest, nach denen E-Mails, wenn überhaupt, ausgedruckt werden. Jeder Ausdruck erzeugt neuen „Druck“: Handling, Druckkosten, Ablage, Platz … Was passiert nach dem Drucken mit
der E-Mail im Posteingang?

Tipp: Gehören Sie zu den Anwendern, die E-Mails aufbewahren, nur um die Kontaktdaten verfügbar zu haben? Das wäre ungefähr so, als ob Sie geöffnete Briefe wieder in Ihren Briefkasten zurücktragen,
um auf eine Adresse zurückzugreifen. Wandeln Sie E-Mails um.

Bei den meisten E-Mailprogrammen funktioniert das durch Ziehen der Nachricht auf die Rubrik Personen, Kontakte. Sobald Sie loslassen, erstellt sich automatisch ein neuer Kontakt mit ausgefülltem E-Mail und Namensfeld. Sie brauchen jetzt nur noch Felder wie Telefonnummer, Firma und Adresse vervollständigen. Dasselbe funktioniert mit
Aufgaben und Terminen: einfach eine E-Mail auf Aufgabe oder Kalender ziehen, schon legt sich der Betreff der E-Mail als Betreff der Aufgabe bzw. des Termins an.

Warum überhaupt ein Fachbuch schreiben?

Wissen systematisch verfügbar machen. Haupttreiber für das Buch „Büro-Effizienz“ war unser gleichnamiges Seminar, welches wir jährlich sehr häufig durchführen. Die Idee war, auf Copyshop Ausdrucke zu verzichten. Stattdessen mit dem Buch weitere Aspekte der Büro-Effizienz auszuhändigen. In einem systematischen Aufbau. Ideal mit dem Buch auf dem Schoß Schritt für Schritt kontinuierlich ins Optimieren zu gehen.

Außerdem diente das Buch dem Trainer-Onboarding. Alle sollen von einem einheitlichen Verständnis zur Vorgehensweise profitieren. Gemeinsam gelebte Standards unterstützen dabei unsere Produktivität.

Als Autor:in genießt man Autorität. Wir sind bodenständig, legen Wert auf Nahbarkeit. Gleichzeitig öffnet ein Buch auch Türen in Chefetagen. Häufig finden wir unsere Bücher auf dem Schreibtisch der IT-Abteilung und auch bei Geschäftsführern wieder.

Positionierung als Experten. Dabei unterstützt ein Buch ebenfalls.