Das Prinzip Schriftlichkeit!

Kern einer gelungenen Planung ist das Prinzip Schriftlichkeit. Ihre Aufgaben sollten einer bestimmten Struktur folgen.

 

Der Klassiker – Struktur für die To Do Liste mit der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode aus dem Zeitmanagement ist einfach in einer Aufgabenliste darstellbar. Sehr entscheidend ist, wie Sie mit dem Feld Dauer umgehen. Schätzen Sie den Aufwand der Aufgabe? Prüfen Sie, ob Sie sich die Aufgabe „leisten können“? Wie viel Zeit planen Sie bewusst ein? Wie viel Puffer lassen Sie für den Tag übrig?

 

Wann Was Dauer Kategorie/Priorität
heute Newsletter erstellen 1,5 Stunden B – Marketing
heute Angebot an … versenden 0,25 Stunden A – Vertrieb
heute Einladung Bewerber 0,5 Stunden B – Personal
heute Posteingang 1 Stunde C – Tagesgeschäft
heute verplante Gesamtzeit ?

Praktische Umsetzung Aufgabenliste

Nutzen Sie zur Erstellung Ihrer Aufgabenliste Outlook. Wer an verschiedenen Orten mit verschiedenen Medien (Mobiltelefon, Tablet PC, Laptop) arbeitet, für den gibt es Apps wie „To Do“.

Haben Sie auch eine Not-to-Do-Liste?

Mit diesen Fragen verschlanken Sie Ihre   Aufgabenliste

Mit dieser Checkliste sortieren Sie überflüssige Aufgaben gezielt aus. Der Download startet mit Klick auf der Grafik:

Aufgabenanalyse-Not-to-Do-Liste

Und wenn die Aufgabenliste zu voll ist? Prioritäten setzen.

Charles M. Schwab, amerikanischer Unternehmer, fragte Anfang des 20. Jahrhunderts den Management-Berater Ivy Ledbetter Lee, ob er ihm einen Tipp geben kann, wie man besser mit seiner Zeit zurecht kommt. Für diesen Arbeitsorganisations-Tipp war er bereit 1.000 Dollar zu zahlen. Lee gab ihm den Tipp und stellte Schwab gleichzeitig frei, ihm weniger oder mehr Geld zu geben, eben so viel, wie Schwab es für richtig halte.

Der eine Tipp zur Aufgabenliste versetzte Schwab in seine Lösung. Er zahlte Lee nach einem halben Jahr 25.000 Dollar, was zu dieser Zeit dem Wert eines Einfamilienhauses entsprach.

 

Die 25.000 $ Methode: Das empfiehlt Lee seinem Kunden Schwab zur Aufgabenliste

  1. Führen Sie jeden Tag eine Liste mit Tätigkeiten auf, die Sie heute erledigen wollen.
  2. Nummerieren Sie die Punkte anschließend nach der Wichtigkeit. Das Wichtigste erhält die Nummer 1
  3. Beginnen Sie dann mit der wichtigsten Aufgabe und lassen sich nicht ablenken, bis Sie damit fertig sind.
  4. Machen Sie erst mit der nächsten Aufgabe weiter, wenn die vorausgegangene wirklich erledigt ist und so weiter

Auch interessant: das Eisenhower-Modell, Pareto Prinzip oder die Pomodoro-Technik.

Aufgabenliste zu voll – weitere Ursachen

Eine überladene Aufgabenliste kann auch Ursache für eigene, intrapersonelle Antreiber sein.

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Büroorganisation Officemanagement Assistenz

Beate Baumann, Office Management

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