Officemanagement Prozesse verbessern, Beratung und Prozessbegleitung

Prozessbegleitung – Arbeitsabläufe verbessern für Ihre Effizienz-Lösung

Anlässe für Beratung und Prozessbegleitung im Officemanagement

Gestiegene Anforderungen

Es hakt im Back Office. Woran liegt es? Know-how, Auslastung, Überlastung? Welche Arbeitsabläufe sind umständlich, zu aufwändig, veraltet? Wo ist eine Prozessoptimierung sinnvoll?

Zusammenarbeit im Back Office

Der neu berufene Geschäftsführer und sein Back Office Team (persönliche Referentin, Sekretärin und Aushilfskraft) bemerken Engpässe durch fehlende Unterlagen, Doppelarbeiten, Verschieben von bestätigten Terminen. Sie wollen ihre Prozesse optimieren.

Schon bei den Standards – einer einheitlichen Informationsstruktur harkt es. Suchzeiten, doppelte und teilweise nicht vollständige Ablage unterbrechen die Zusammenarbeit. Auch gibt es unterschiedliche Grade der Selbststeuerung und Leistungsfähigkeit im Team. Mitarbeiterin A nutzt IT-Zusatztools und Apps, Mitarbeiterin B kennt sich damit nicht aus. Es fehlt an Transparenz über Offenes und Erledigtes, insbesondere in Vertretungssituationen.

Sohn soll Familienunternehmen übernehmen

Das Familienunternehmen ist schnell gewachsen. Begonnen haben der Geschäftsführer und seine Frau (zuständig für Buchhaltung, Telefon und Empfang) als „Fünf-Personen-Unternehmen“. Heute beschäftigt die GmbH 22 Mitarbeiter, darunter auch zwei erwachsene Söhne.

Es knirscht, zwischenmenschlich und besonders in den Arbeitsabläufen zwischen Produktion und Büro. Nichts funktioniert mehr auf Zuruf. An Kleinigkeiten entzünden sich Wortduelle, Schuldzuweisungen.

Digitalisierung

Wie der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (Bitkom) in einer Umfrage unter 1.108 Betrieben feststellte, hinken Unternehmen der Digitalisierung von Büroprozessen hinterher. Dabei könnten zwei Drittel der Unternehmen ihre Kundenzufriedenheit und damit Bindung steigern.

Eine gute Vorarbeit für die Digitalisierung sind visualisierte und dokumentierte Arbeitsabläufe, enthalten in einem  Office- oder QM-Handbuch. Bedingt durch Änderungen in der Software, Mitarbeiterwechsel, Vertretungssituationen, fehlendes Know-how, Erreichbarkeit oder auch Arbeitsspitzen wird davon abgewichen. Mit Kettenreaktion!

Der Ablauf einer Prozessoptimierung/Prozessbegleitung

Nach einem telefonischen Gespräch erhalten Sie kostenfrei ein Angebot mit Entwurf zur Vorgehensweise. Darin stellen wir dar, welche der Methoden in welcher Reihenfolge, Anzahl und Tiefe sinnvoll ist. Dieser Entwurf wird während der Beratung und Prozessbegleitung weiter an den Bedarf angepasst. Vor jeder Durchführung erhalten Sie eine Agenda, nach einer Durchführung das Ergebnisprotokoll. Es enthält Maßnahmen, wer was bis wann macht und eine Erledigungsspalte. Zwischen den Maßnahmen finden Telefontermine statt.

Prozessbegleitung Büro-Effizienz

Bei welchen Arbeitsabläufen wünschen Sie sich mehr Effizienz?

Die Lücke zwischen Soll- und Ist-Ablauf schließen – Verbesserungen aufdecken, mit diesen Methoden helfen wir

Unser Beratungsansatz ist immer individuell abstimmt auf den Engpass in der Zusammenarbeit des Teams, der Abteilung, des Unternehmens/der Organisation. Schon kleine Veränderungen an einem Punkt können große Domino Effekte auslösen. Daher wird jede Prozessbegleitung individualisiert und meidet das „Schema F“.

Arbeitsplatz-Coaching

Arbeitsplatz-Coaching

Arbeitsplatz-Coaching direkt an Ihrem Schreibtisch mit Büro Coach, wahlweise für Führungskräfte, Chef-Assistenz-Tandems oder Mitarbeitende aus Sachbearbeitung und Assistenz. Sie erreichen Struktur für Ihren Arbeitstag, Ihre Aufgaben, die Ablage (Papier + PC) und gewinnen mehr Zeit für wichtige Aufgaben.
vor Ort Beratung

Vor Ort Beratung

Wo ansetzen? Stimmen die Vorgehensweise mit Papier statt digital zu arbeiten, die Anordnung der Informationen? Passen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Know how zur Stelle?

Inhouse Vortrag, Seminar, Workshop

Ob Impulsvortrag, Halbtages- und Tagesveranstaltungen – profitieren Sie von unseren maßgenau konzipierten Modulen. Vor- und Nachbereitungsphasen sorgen für absoluten Praxistransfer statt Gießkannen-Weiterbildung.
Praxistransfer Ergebnissicherung

Praxistransfer Ergebnissicherung

Systematisch begleiten wir den Transfer des Maßnahmenplans in die Praxis. Diese Begleitung kann auch telefonisch erfolgen. Weitere Möglichkeiten sind Tutorials, Coachingbriefe und Materialien zum Download.

Prozessbegleitung ist das richtige für …

  • schnell gewachsene Teams, Abteilungen und Unternehmen oder Organisationen
  • Unternehmen und Organisationen, die einen Schritt weiter kommen wollen
  • leidgeprüfte Führungskräfte
  • Unternehmen/Organisationen mit wenig Personalressource

Wollen wir kurz zu Ihrem Veränderungswunsch telefonieren?

Schreiben Sie uns, wann wir Sie am besten erreichen.

Rositta Beck - Vordenkerin und Expertin für Worxellence® Erfolgshebel

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