Strukturen, Prozesse und Arbeitsabläufe verbessern; Prozessoptimierung und -begleitung
Beim Optimieren der Arbeitsorganisation tauchen zwei Begriffe auf: Arbeitsablauf und Arbeitsprozess. Obwohl sie ähnliche Bedeutungen haben, gibt es einige Unterschiede zwischen den beiden.
Arbeitsabläufe beziehen sich auf eine Abfolge von Schritten, die notwendig sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Diese Schritte können in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden, um ein Produkt oder eine Dienstleistung herzustellen oder eine Aufgabe zu erledigen. Ein Arbeitsablauf kann auch als Workflow bezeichnet werden und beschreibt, wie Aufgaben innerhalb eines Prozesses ausgeführt werden.
Ein Arbeitsprozess hingegen bezieht sich auf die Gesamtheit der Aktivitäten, die notwendig sind, um ein Produkt oder eine Dienstleistung herzustellen oder eine Aufgabe zu erledigen. Ein Arbeitsprozess kann aus mehreren Arbeitsabläufen bestehen und umfasst alle Schritte, die erforderlich sind, um das Endprodukt zu erstellen oder das Ziel zu erreichen. Ein Arbeitsprozess kann auch als Arbeitsablauf bezeichnet werden, der mehrere Arbeitsabläufe umfasst.
Man kann auf vielen Wegen die eigenen Arbeitsabläufe verbessern, um Zeit und Ressourcen besser zu nutzen, sowie eine höhere Qualität der Arbeit zu erzielen. Durch gut strukturierte Arbeitsabläufe können unnötige Schritte eliminiert und Prozesse beschleunigt werden, was letztlich auch die Kosten senkt.
Hebel 1: Günstige Strukturen schaffen, ungünstige trocken legen
Menschen wählen den Weg des geringsten Widerstands. Sind die Strukturen des Unternehmens darauf ausgelegt?
Nach Robert Fritz (USA) gibt es zwei grundlegende Strukturen, die zu bestimmten Verhaltensmustern führen. In einer günstigen Struktur werden die Erfahrungen aus dem Erfolg einer Tätigkeit zur Basis für weiteren Erfolg. Anders dagegen verhalten sich Menschen in einer oszillierenden Struktur. Hier wird beispielsweise Akquisition erst betrieben, wenn Einnahmen ausbleiben. Stimmen diese wieder, fließt die Energie in andere Tätigkeiten. Ein Schritt nach vorne – ein Schritt zurück. Kaum wurde Fahrt aufgenommen, geht sie wieder verloren. In oszillierenden Strukturen bleibt der langfristige Erfolg aus.
Wir erarbeiten mit Ihnen,
- welche Rahmenbedingungen (Arbeitszeit, Regeln, …),
- Motivationsfaktoren,
- Kontrollen und
- Konsequenzen bei schlechten Ergebnissen
eingeführt werden müssen, um günstige Strukturen zu etablieren.
Viele unserer Kunden starten hier mit einem auf sie individuell zugeschnittenen Lean Management Workshop.
Individualisierung für jeden Kunden
Jeder Termin wird passgenau über eine Vorbereitungs-, Durchführungs- und Nachbereitungsphase begleitet. Mehr zu den Phasen erfahren Sie hier.
Hebel 2: Klare Vorgaben, Prozesse und Abläufe
Was nicht dokumentiert wurde, kann nicht überprüft werden. Fehlt der Zugang zu Standards und Abläufen, entsteht leicht „Hoheits-Wissen“ mit Qualitäts-Risiken bei Ausfall bestimmter Mitarbeitenden. Das Einarbeiten in Vertretungsfällen wird zudem unnötig erschwert.
Standards festlegen
Statt aufwändiger und teurer Programme reichen meist Visualisierungen über PowerPoint. In einer Vorlage werden die grundlegenden Symbole und der Aufbau festgelegt. So wird zum einen über die Symbole mit Textergänzungen eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten dargestellt. Zum anderen können zusätzlich noch die Rollen/Beteiligte visualisiert werden (Swimlane-Diagramm).
In einer Analyse-Phase stellen wir Übersichten zusammen zu
- Prozessen, bewertet nach Wichtigkeit für das Unternehmen
- Stand der Visualisierungen und Checklisten
- noch zu erstellenden Prozessen mit Zeitplan und Wichtigkeit für das Unternehmen
- Aufgaben, die bisher noch nicht, nicht oder zurzeit nicht durchgeführt werden
Während eines Workshop mit den Beteiligten bestimmter Prozesse
- spielen wir Abläufe durch und prüfen diese auf Aktualität sowie Potenzial
- legen wir Spielregeln fest
- erarbeiten wir Transparenz in unklaren Prozessen
- halten wir Aufgaben in einem Maßnahmenplan fest
- führen wir einen Themenspeicher mit
Hebel 3: Teile im Wertschöpfungs-Prozess digitalisieren
Was wird bisher „mit der Hand am Arm“ erledigt?
In dieser Phase werden Medienbrüche (Print auf Digital, Digital auf Print, manuelles Nacharbeiten von Daten mangels Schnittstellen) eliminiert.
Viele Software Lösungen sind in Unternehmen bereits vorhanden, werden jedoch nicht ausreichend ausgeschöpft.
Wann können wir zu Ihrem Veränderungswunsch telefonieren?
Anlässe für Beratung und Prozessoptimierung/-begleitung im Office Management
Zeit reicht nicht/gestiegene Anforderungen
Mitarbeiteraustritt und -wechsel. Die frisch eingestellte Führungskraft ist gezwungen, Vieles selbst zu erledigen. Anhand des großen Rückstaus wird klar, die nur teilweise vorhandenen Arbeitsabläufe sind zu umständlich, zu aufwändig und veraltet. Eine Übersicht der wichtigsten Prozesse fehlt ebenso wie Checklisten für seltene Arbeiten. Nachdem eine Teilzeitkraft wegen Krankheit länger als erwartet ausfällt, müssen Aufgaben umverteilt werden. Das Selbstverständnis der verbliebenen Mitarbeiterinnen und die Rollen/Tätigkeiten passen (noch) nicht zusammen. Die neue Führungskraft betrachtet die Mitarbeiterinnen eher als vorausschauend denkende Assistenz statt als reine Schreibkräfte. Softwareseitige Erleichterungen liegen mangels PC-Know how im Sekretariat brach.
Zusammenarbeit im Backoffice
Der neu berufene Geschäftsführer und sein Backoffice Team (persönliche Referentin, Sekretärin und Aushilfskraft) bemerken Engpässe durch fehlende Unterlagen, Doppelarbeiten, Verschieben von bestätigten Terminen. Sie wollen ihre Prozesse optimieren.
Schon bei den Standards – einer einheitlichen Informationsstruktur harkt es. Suchzeiten, doppelte und teilweise nicht vollständige Ablage unterbrechen die Zusammenarbeit. Auch gibt es unterschiedliche Grade der Selbststeuerung und Leistungsfähigkeit im Team. Mitarbeiterin A nutzt IT-Zusatztools und Apps, Mitarbeiterin B kennt sich damit nicht aus. Es fehlt an Transparenz über Offenes und Erledigtes, insbesondere in Vertretungssituationen. Jedes Backoffice Mitglied führt eine eigene Checkliste, speichert Dokumente in einer eigenen Struktur.
Sohn soll Familienunternehmen übernehmen
Das Familienunternehmen ist schnell gewachsen. Begonnen haben der Geschäftsführer und seine Frau (zuständig für Buchhaltung, Telefon und Empfang) als „Fünf-Personen-Unternehmen“. Heute beschäftigt die GmbH 22 Mitarbeitende, darunter auch zwei erwachsene Söhne.
Es knirscht, zwischenmenschlich und besonders in den Arbeitsabläufen zwischen Produktion und Büro. Nichts funktioniert mehr auf Zuruf. An Kleinigkeiten entzünden sich Wortduelle, Schuldzuweisungen.
Standards, klare Zuständigkeiten, Prozessabläufe und günstige Strukturen fehlen.
Digitalisierung
Wie der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (Bitkom) in einer Umfrage unter 1.108 Betrieben feststellte, hinken Unternehmen der Digitalisierung von Büroprozessen hinterher. Dabei könnten zwei Drittel der Unternehmen ihre Kundenzufriedenheit und damit -Bindung steigern.
Eine gute Vorarbeit für die Digitalisierung sind visualisierte und dokumentierte Arbeitsabläufe, enthalten in einem Office- oder QM-Handbuch. Hindernis – Zeit! Bedingt durch Mitarbeiterwechsel, Vertretungssituationen, Änderungen in der Software, fehlendes Know-how, Erreichbarkeit oder auch Arbeitsspitzen wird es nicht aktualisiert oder überhaupt erstellt. Mit Kettenreaktion!
Wann können wir zu Ihrem Veränderungswunsch telefonieren?
Auszug aus zwei Beratungen mit Prozessoptimierung und -begleitung
Der Ablauf einer Prozessoptimierung/Prozessbegleitung bis fünf Arbeitsplätze
Nach einem telefonischen Gespräch erhalten Sie kostenfrei ein Angebot mit einem ersten Entwurf zur Vorgehensweise. Auf Wunsch führen wir eine Bürobegehung je Arbeitsplatz oder Einzel Interviews durch. Je nach Veränderungswunsch startet die Beratung mit einem Impulsvortrag. Die daraus resultierenden Maßnahmen werden gemeinsam erarbeitet und pro Arbeitsplatz in einem Maßnahmenplan festgehalten. Das Umsetzen kann mit der Beraterin/dem Coach (Floor Walking/Shadowing) sofort oder von den Mitarbeitenden/mit kollegialer Unterstützung je Arbeitsplatz stattfinden. Zwischen den durchschnittlich zwei bis drei vor Ort Terminen beantworten wir Ihre Fragen telefonisch. Ein Ergebnisprotokoll hält Vereinbarungen, Erledigtes und Offenes fest.
| Schritt | Inhalt |
| Ist-Zustand, Büro-Check-up | Arbeitsplatz Begehung |
| Einzel Interviews | Erwartungen von Führung, Assistenz, Sekretariat; welche Besonderheiten gibt es? Was läuft gut? Was sollte verbessert werden? |
| Aufräum Aktion 5S | Aussortieren, systematisieren, strukturieren, Standards umsetzen |
| Impulsvortrag und Praxis Umsetzung |
Je nach Veränderungswunsch Start bei
|
| optional telefonische Beratung | Zwischen den Terminen stehen wir für Fragen in der Umsetzungsphase telefonisch bereit. |
| Prozessbegleitung | Maßnahmen wir Beratung, Arbeitsplatz-Coaching, Vortrag, Online-Seminar, Skype- oder Telefontermine sichern, dass alle „auf Kurs bleiben“. |
Durch die Beratung von Rositta Beck haben wir unsere Abläufe im Backoffice, die Durchlaufzeiten, die Arbeitsorganisation und die Abstimmungen im gesamten Team verbessert. Unser Büro strahlt viel mehr Leichtigkeit & Ordnung aus – das liegt daran, dass wir unsere Schreibtische umgestellt haben, aber vor allem an uns selbst! Die online Seminare haben uns gut gefallen, da wir sie freier Zeiteinteilung ansehen konnten. Die Vorort Coachings vertieften die Inhalte. Insgesamt haben wir eine andere Arbeitseinstellung zu unseren Aufgaben gelernt. Das hilft uns beruflich und persönlich! Wir empfehlen Frau Beck unbedingt weiter, da sie mit Humor, Frische und viel Erfahrung an die Probleme rangeht. Ihrem professionellen Auge entgeht nichts. Mit vielen praxisnahen Beispielen schafft sie es auch Skeptiker von der neuen Arbeitsweise zu überzeugen. Vielen Dank, Frau Beck!
Der Ablauf einer Prozessoptimierung/Prozessbegleitung für Unternehmen/Abteilung
Nach einem telefonischen Gespräch erhalten Sie kostenfrei ein Angebot mit einem ersten Entwurf zur Vorgehensweise. Dieser Entwurf wird nach Beauftragung und einem Erfolgs-Check-up weiter an den Bedarf angepasst. Vor jeder Beratung erhalten Sie eine Agenda, danach das Ergebnisprotokoll. Es enthält Maßnahmen, wer was bis wann macht und eine Erledigungsspalte. Zwischen den Maßnahmen finden Telefontermine statt.
Beispiel Ablauf: Verlag mit 14 Assistenzen/Sekretariaten
Beispiel Ablauf: 20 Arbeitsplätze in der Verwaltung
Paketpreise je nach Veränderungswunsch
Digitalisierungs-Paket: Strukturen Sharepoint, Ordner, Datei- und E-Mail-Ablage System; Tools und Workflows für die Zusammenarbeit; Home Office Regeln, Team Kodex und Kommunikation; virtuelles Führen; Dokumentation von Prozessen ...
Die Lücke zwischen Soll- und Ist-Ablauf schließen – Verbesserungen aufdecken, mit diesen Methoden helfen wir
Unser Beratungsansatz ist immer individuell abstimmt auf den Engpass in der Zusammenarbeit des Teams, der Abteilung, des Unternehmens/der Organisation. Schon kleine Veränderungen an einem Punkt können große Domino Effekte auslösen. Daher wird jede Prozessbegleitung individualisiert und meidet das „Schema F“.
Ist-Analyse
In dieser Phase nutzen wir die Methode einer Befragung mithilfe des Erfolgs-Check-ups, kurzen telefonischen Interviews mit Beteiligten oder einer Bürobegehung.
Beratungen und Workshops
Wo ansetzen? Stimmen die Vorgehensweise mit Papier statt digital zu arbeiten, die Anordnung der Informationen? Passen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Know how zur Stelle? Welche Strukturen gibt es, welche Prozessbeschreibungen?
Shadowing
Coaching
Transfermethoden zur Ergebnissicherung
Systematisch begleiten wir den Transfer des Maßnahmenplans in die Praxis. Dabei helfen individuelle Konzeption von Maßnahmen, Business Coachings zum Lösen etwaiger Blockaden, Telefontermine, Bereitstellen von Tutorials, Coachingbriefen oder Materialien zum Download.
Prozessbegleitung ist das richtige für …
- schnell gewachsene Teams, Abteilungen und Unternehmen oder Organisationen
- Unternehmen und Organisationen, die einen Schritt weiter kommen wollen
- leidgeprüfte Führungskräfte
- Unternehmen/Organisationen mit wenig Personalressource
Die Beratung hat uns geholfen, unsere Informationsstrukturen und Arbeitsprozesse anzupassen. Mit der systematischen Kombination aus Arbeitsplatzbegehungen, vor Ort Beratung, Impulsvortrag, Telefonterminen und online Seminaren erweiterten auch unsere Mitarbeiter ihre Kompetenzen. Die Hard- und Software Empfehlungen sorgten für papierloses Arbeiten. Gern empfehlen wir denkvorgang weiter.
Wollen wir kurz zu Ihrem Veränderungswunsch telefonieren?
Schreiben Sie uns, wann wir Sie am besten erreichen.
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