Strukturen, Prozesse und Arbeitsabläufe im Officemanagement verbessern, Beratung und Prozessbegleitung zu organisatorischen und personellen Erfolgshebeln

Strukturen, Prozesse und Arbeitsabläufe verbessern; Prozessbegleitung

Hebel 1: Günstige Strukturen schaffen, ungünstige trocken legen

Menschen wählen den Weg des geringsten Widerstands. Sind die Strukturen des Unternehmens darauf ausgelegt?

Nach Robert Fritz (USA) gibt es zwei grundlegende Strukturen, die zu bestimmten Verhaltensmustern führen. In einer günstigen Struktur werden die Erfahrungen aus dem Erfolg einer Tätigkeit zur Basis für weiteren Erfolg. Anders dagegen verhalten sich Menschen in einer oszillierenden Struktur. Hier wird beispielsweise Akquisition erst betrieben, wenn Einnahmen ausbleiben. Stimmen diese wieder, fließt die Energie in andere Tätigkeiten. Ein Schritt nach vorne – ein Schritt zurück. Kaum wurde Fahrt aufgenommen, geht sie wieder verloren. In oszillierenden Strukturen bleibt der langfristige Erfolg aus.

Wir erarbeiten mit Ihnen,

  • welche Rahmenbedingungen (Arbeitszeit, Regeln, …),
  • Motivationsfaktoren,
  • Kontrollen und
  • Konsequenzen bei schlechten Ergebnissen

eingeführt werden müssen, um günstige Strukturen zu etablieren.

Hebel 2: Klare Vorgaben, Prozesse und Abläufe

Was nicht dokumentiert wurde, kann nicht überprüft werden. Fehlt der Zugang zu Standards und Abläufen, entsteht leicht „Hoheitswissen“ mit Qualitäts-Risiken bei Ausfall bestimmter Mitarbeitenden. Das Einarbeiten in Vertretungsfällen wird zudem unnötig erschwert.

Standards festlegen

Statt aufwändiger und teurer Programme reichen meist Visualisierungen über PowerPoint. In einer Vorlage werden die grundlegenden Symbole und der Aufbau festgelegt. So wird zum einen über die Symbole mit Textergänzungen eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten dargestellt. Zum anderen können zusätzlich noch die Rollen/Beteilgte visualisiert werden (Swimlane-Diagramm).

In einer Analyse-Phase stellen wir Übersichten zusammen zu

  • Prozessen, bewertet nach Wichtigkeit für das Unternehmen
  • Stand der Visualisierungen und Checklisten
  • noch zu erstellenden Prozessen mit Zeitplan und Wichtigkeit für das Unternehmen
  • Aufgaben, die bisher noch nicht, nicht oder zurzeit nicht durchgeführt werden

 

Während eines Workshop mit den Beteiligten bestimmter Prozesse

  • spielen wir Abläufe durch und prüfen diese auf Aktualität sowie Potenzial
  • legen wir Spielregeln fest
  • erarbeiten wir Transparenz in unklaren Prozessen
  • halten wir Aufgaben in einem Maßnahmenplan fest
  • führen wir einen Themenspeicher mit

Anlässe für Beratung und Prozessbegleitung im Officemanagement

Zeit reicht nicht/gestiegene Anforderungen

Mitarbeiteraustritt und -wechsel. Die frisch eingestellte Führungskraft ist gezwungen, Vieles selbst zu erledigen. Anhand des großen Rückstaus wird klar, die nur teilweise vorhandenen Arbeitsabläufe sind zu umständlich, zu aufwändig und veraltet. Eine Übersicht der wichtigsten Prozesse fehlt ebenso wie Checklisten für seltene Arbeiten. Nachdem eine Teilzeitkraft wegen Krankheit länger als erwartet ausfällt, müssen Aufgaben umverteilt werden. Das Selbstverständnis der verbliebenen Mitarbeiterinnen und die Rollen/Tätigkeiten passen (noch) nicht zusammen. Die neue Führungskraft betrachtet die Mitarbeiterinnen eher als vorausschauend denkende Assistenz statt als reine Schreibkräfte. Softwareseitige Erleichterungen liegen mangels PC-Know how im Sekretariat brach.

Zusammenarbeit im Backoffice

Der neu berufene Geschäftsführer und sein Backoffice Team (persönliche Referentin, Sekretärin und Aushilfskraft) bemerken Engpässe durch fehlende Unterlagen, Doppelarbeiten, Verschieben von bestätigten Terminen. Sie wollen ihre Prozesse optimieren.

Schon bei den Standards – einer einheitlichen Informationsstruktur harkt es. Suchzeiten, doppelte und teilweise nicht vollständige Ablage unterbrechen die Zusammenarbeit. Auch gibt es unterschiedliche Grade der Selbststeuerung und Leistungsfähigkeit im Team. Mitarbeiterin A nutzt IT-Zusatztools und Apps, Mitarbeiterin B kennt sich damit nicht aus. Es fehlt an Transparenz über Offenes und Erledigtes, insbesondere in Vertretungssituationen. Jedes Backoffice Mitglied führt eine eigene Checkliste, speichert Dokumente in einer eigenen Struktur.

Sohn soll Familienunternehmen übernehmen

Das Familienunternehmen ist schnell gewachsen. Begonnen haben der Geschäftsführer und seine Frau (zuständig für Buchhaltung, Telefon und Empfang) als „Fünf-Personen-Unternehmen“. Heute beschäftigt die GmbH 22 Mitarbeitende, darunter auch zwei erwachsene Söhne.

Es knirscht, zwischenmenschlich und besonders in den Arbeitsabläufen zwischen Produktion und Büro. Nichts funktioniert mehr auf Zuruf. An Kleinigkeiten entzünden sich Wortduelle, Schuldzuweisungen.

Standards, klare Zuständigkeiten, Prozessabläufe und günstige Strukturen fehlen.

Digitalisierung

Wie der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (Bitkom) in einer Umfrage unter 1.108 Betrieben feststellte, hinken Unternehmen der Digitalisierung von Büroprozessen hinterher. Dabei könnten zwei Drittel der Unternehmen ihre Kundenzufriedenheit und damit -Bindung steigern.

Eine gute Vorarbeit für die Digitalisierung sind visualisierte und dokumentierte Arbeitsabläufe, enthalten in einem  Office- oder QM-Handbuch. Hindernis – Zeit! Bedingt durch Mitarbeiterwechsel, Vertretungssituationen, Änderungen in der Software, fehlendes Know-how, Erreichbarkeit oder auch Arbeitsspitzen wird es nicht aktualisiert oder überhaupt erstellt. Mit Kettenreaktion!

Auszug aus zwei Beratungen mit Prozessbegleitung

Der Ablauf einer Prozessoptimierung/Prozessbegleitung bis fünf Arbeitsplätze

Nach einem telefonischen Gespräch erhalten Sie kostenfrei ein Angebot mit einem ersten Entwurf zur Vorgehensweise. Auf Wunsch führen wir eine Bürobegehung je Arbeitsplatz oder Einzel Interviews durch. Je nach Veränderungswunsch startet die Beratung mit einem Impulsvortrag. Die daraus resultierenden Maßnahmen werden gemeinsam erarbeitet und pro Arbeitsplatz in einem Maßnahmenplan festgehalten. Das Umsetzen kann mit der Beraterin/dem Coach (Floor Walking/Shadowing) sofort oder von den Mitarbeitenden/mit kollegialer Unterstützung je Arbeitsplatz stattfinden. Zwischen den durchschnittlich zwei bis drei vor Ort Terminen beantworten wir Ihre Fragen telefonisch. Ein Ergebnisprotokoll hält Vereinbarungen, Erledigtes und Offenes fest.

Schritt Inhalt
Ist-Zustand, Büro-Check-up Arbeitsplatz Begehung
Einzel Interviews Erwartungen von Führung, Assistenz, Sekretariat; welche Besonderheiten gibt es? Was läuft gut? Was sollte verbessert werden?
Aufräum Aktion 5S Aussortieren, systematisieren, strukturieren, Standards umsetzen
Impulsvortrag und Praxis Umsetzung Je nach Veränderungswunsch Start bei

  • Ablage (Papier, PC, E-Mails),
  • Arbeitsorganisation (E-Mailmanagement, Planungshorizont, Ziele, Jahres-, Quartals-, Monats-, Wochen-, Tagesplanung),
  • Fähigkeiten erweitern (PC Know how, Kommunikation, Feedback),
  • Umgang mit schwierigen Situationen
optional telefonische Beratung Zwischen den Terminen stehen wir für Fragen in der Umsetzungsphase telefonisch bereit.
Prozessbegleitung Maßnahmen wir Beratung, Arbeitsplatz-Coaching, Vortrag, Webinar, Skype- oder Telefontermine sichern, dass alle „auf Kurs bleiben“.

 

Der Ablauf einer Prozessoptimierung/Prozessbegleitung für Unternehmen/Abteilung

Nach einem telefonischen Gespräch erhalten Sie kostenfrei ein Angebot mit einem ersten Entwurf zur Vorgehensweise. Dieser Entwurf wird nach Beauftragung und einem Erfolgs-Check-up weiter an den Bedarf angepasst. Vor jeder Beratung erhalten Sie eine Agenda, danach das Ergebnisprotokoll. Es enthält Maßnahmen, wer was bis wann macht und eine Erledigungsspalte. Zwischen den Maßnahmen finden Telefontermine statt.

Beispiel Ablauf: Verlag mit 14 Assistenzen/Sekretariaten

Prozessbegleitung Büro-Effizienz

Die Lücke zwischen Soll- und Ist-Ablauf schließen – Verbesserungen aufdecken, mit diesen Methoden helfen wir

Unser Beratungsansatz ist immer individuell abstimmt auf den Engpass in der Zusammenarbeit des Teams, der Abteilung, des Unternehmens/der Organisation. Schon kleine Veränderungen an einem Punkt können große Domino Effekte auslösen. Daher wird jede Prozessbegleitung individualisiert und meidet das „Schema F“.

vor Ort Beratung

Ist-Analyse

In dieser Phase nutzen wir die Methode einer Befragung mithilfe des Erfolgs-Check-ups, kurzen telefonischen Interviews mit Beteiligten oder einer Bürobegehung.

vor Ort Beratung

Beratungen und Workshops

Wo ansetzen? Stimmen die Vorgehensweise mit Papier statt digital zu arbeiten, die Anordnung der Informationen? Passen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Know how zur Stelle? Welche Strukturen gibt es, welche Prozessbeschreibungen?

Shadowing

Um Strukturen und Verhaltensmuster zu erkennen und daraus individuelles Feedback zurückzumelden, begleiten oder beobachten wir Interaktionen des Backoffice Teams oder der Führungskräfte. In einem persönlichen Feedback erhalten die Beteiligten Informationen zu ihrer Außenwirkung, ihren Stärken und Schwächen sowie Verhaltensmustern.
Arbeitsplatz-Coaching

Coaching

In einem persönlichen Coaching (4 Augen Prinzip) können Blockaden durch intrapersonelle Antreiber (Harmoniefalle, Perfektionismus, Prokrastination) aufgelöst werden. Weitere Themen können beispielsweise die Kommunikationsfähigkeit und der Umgang mit Konflikten sein.
Praxistransfer Ergebnissicherung

Transfermethoden zur Ergebnissicherung

Systematisch begleiten wir den Transfer des Maßnahmenplans in die Praxis. Dabei helfen individuelle Konzeption von Maßnahmen, Business Coachings zum Lösen etwaiger Blockaden, Telefontermine, Bereitstellen von Tutorials, Coachingbriefen oder Materialien zum Download.

Prozessbegleitung ist das richtige für …

  • schnell gewachsene Teams, Abteilungen und Unternehmen oder Organisationen
  • Unternehmen und Organisationen, die einen Schritt weiter kommen wollen
  • leidgeprüfte Führungskräfte
  • Unternehmen/Organisationen mit wenig Personalressource

Wollen wir kurz zu Ihrem Veränderungswunsch telefonieren?

Schreiben Sie uns, wann wir Sie am besten erreichen.

Rositta Beck - Vordenkerin und Expertin für Worxellence® Erfolgshebel