Büro- & Arbeitsorganisation - denkvorgang
Büroorganisation und Kommunikation

Prozessbegleitung – Arbeitsabläufe verbessern für Ihre Effizienz-Lösung

Es hakt im Back Office. Woran liegt es? Know-how, Auslastung, Überlastung? Welche Arbeitsabläufe sind umständlich, zu aufwändig, veraltet? Wo ist eine Prozessoptimierung sinnvoll?

Wie der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (Bitkom) in einer Umfrage unter 1.108 Betrieben feststellte, hinken Unternehmen der Digitalisierung von Büroprozessen hinterher. Dabei könnten zwei Drittel der Unternehmen ihre Kundenzufriedenheit und damit Bindung steigern.

Eine gute Vorarbeit für die Digitalisierung sind visualisierte und dokumentierte Arbeitsabläufe, enthalten in einem  Office- oder QM-Handbuch. Bedingt durch Änderungen in der Software, Mitarbeiterwechsel, Vertretungssituationen, fehlendes Know-how, Erreichbarkeit oder auch Arbeitsspitzen wird davon abgewichen. Mit Kettenreaktion!

Die Lücke zwischen Soll- und Ist-Ablauf schließen – Verbesserungen aufdecken

Unser Beratungsansatz ist immer individuell abstimmt auf den Engpass in der Zusammenarbeit des Teams, der Abteilung, des Unternehmens/der Organisation. Schon kleine Veränderungen an einem Punkt können große Domino Effekte auslösen. Daher wird jede Prozessbegleitung individualisiert und meidet das „Schema F“.

Der Ablauf einer Prozessoptimierung/Prozessbegleitung

Nach einem telefonischen Erstgespräch erhalten Sie kostenfrei ein Angebot mit Entwurf zur Vorgehensweise. Um Ihr Ziel zu erreichen, prüfen wir, welche der Methoden in welcher Reihenfolge und Tiefe sinnvoll ist.

Unsere Methoden im Überblick

  • Impulsvortrag
  • Workshop
  • vor Ort Beratung
  • Arbeitsplatz-Coaching
  • Shadowing/Floor Walking
  • regelmäßiger (telefonischer) Jour fixe mit Leitung (Unternehmerperspektive)
  • regelmäßiger (telefonischer) Jour fixe mit Beteiligten und Back Office
  • online Seminare
  • Coachingbriefe für die Assistenz
  • Erfahrung aus mehreren Tausend Stunden vor Ort Beratungen, die Ihnen externe Sicht und Energie einbringen

Exemplarische Begleitung in Phasen:

Prozessbegleitung Büro-Effizienz

  1. Workshop zur Selbst- und Arbeitsorganisation mit Maßnahmenplan
  2. telefonischer Jour fixe, ein bis zweimal pro Monat mit Ergebnisprotokoll
  3. Konzeption Aufbauveranstaltung
  4. Folgeveranstaltung mit Analyse im intensiven Beratungsgespräch und Workshop mit Maßnahmenplan (Anzahl je nach Veränderungswunsch)
  5. telefonischer Jour fixe, ein bis zweimal pro Monat
  6. Floor Walking
  7. Folgeveranstaltung zur Optimierung Theorie/Praxis, mit Maßnahmenplan
  8. Kontrollveranstaltung zur Nachhaltigkeit
  9. Abschlussveranstaltung

Bei welchen Arbeitsabläufen wünschen Sie sich mehr Effizienz? Schreiben Sie uns oder rufen Sie einfach an – auf Ihre Nachricht freuen wir uns.

Exemplarischer Praxisfall „Zusammenarbeit im Back Office“

Der neu berufene Geschäftsführer und sein Back Office Team (persönliche Referentin, Sekretärin und Aushilfskraft) bemerken Engpässe durch fehlende Unterlagen, Doppelarbeiten, Verschieben von bestätigten Terminen. Sie wollen ihre Prozesse optimieren.

Schon bei den Standards – einer einheitlichen Informationsstruktur harkt es. Suchzeiten, doppelte und teilweise nicht vollständige Ablage unterbrechen die Zusammenarbeit. Auch gibt es unterschiedliche Grade der Selbststeuerung und Leistungsfähigkeit im Team. Mitarbeiterin A nutzt IT-Zusatztools und Apps, Mitarbeiterin B kennt sich damit nicht aus. Es fehlt an Transparenz über Offenes und Erledigtes, insbesondere in Vertretungssituationen.

Exemplarischer Praxisfall „Familienunternehmen“

Das Familienunternehmen ist schnell gewachsen. Begonnen haben der Geschäftsführer und seine Frau (zuständig für Buchhaltung, Telefon und Empfang) als „Fünf-Personen-Unternehmen“. Heute beschäftigt die GmbH 22 Mitarbeiter, darunter auch zwei erwachsene Söhne.

Es knirscht, zwischenmenschlich und besonders in den Arbeitsabläufen zwischen Produktion und Büro. Nichts funktioniert mehr auf Zuruf. An Kleinigkeiten entzünden sich Wortduelle, Schuldzuweisungen.

Was läuft denn hier eigentlich?

In unserem Praxisfall recht viel auf verschiedenen Ebenen. Unausgesprochene Veränderungswünsche und Erwartungshaltungen des Geschäftsführers, seiner Frau und seiner Söhne – einerseits privat – andererseits beruflich betrachtet.

Und wenn nicht alle mit „Veränderung der Arbeitsabläufe“ einverstanden sind?

In unserem Fall ist es nicht einfach mit einem Prozessbegleiter, der wie ein Auditor Häkchen setzt, getan. Hier werden besonders das Know how aus systemischer Beratung und Coaching Erfahrung gebraucht. Es muss jedem klar werden, was passiert, wenn nichts passiert? Was sind meine und unsere Chancen?

Worxellence® leben!

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Konfliktbewältigung am Arbeitsplatz, Stuttgart @ Stuttgart | Stuttgart | Baden-Württemberg | Deutschland
Konfliktbewältigung zählt nicht nur am Arbeitsplatz zu den Schlüsseln eines erfüllten Lebens. Eine der Lieblingsbeschäftigungen unseres Gehirns ist das Denken an ungelöste oder unangenehme Situationen. Konflikte kosten Motivation, Freude, Energie. Konflikte sind unvermeidbar, sie gehören[...]

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