Unternehmensberatung zu organisatorischen und personellen Fragen, z. B. Büroorganisation, Backoffice, Zusammenarbeit, Officemanagement

Unternehmensberatung für optimalen Workflow zwischen Führung und Backoffice

Führung und Assistenz – ein Team?

Ein erfolgreiches Unternehmen zu führen ist mit Hochleistungssport vergleichbar. Unternehmer und Unternehmerinnen brauchen ein gut funktionierendes Backoffice, ein Unterstützer Team. Menschen, die zusammen etwas erreichen wollen. Menschen, die einander vertrauen. Je harmonischer Führung und Unterstützer Team arbeiten, desto außergewöhnlichere Leistungen vollbringen sie. Dadurch erreichen sie ihr Hochleistungsniveau, begeistern Kunden und sichern damit ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Doch was tun, wenn die Führungsmannschaft ständige Fluktuation verursacht? Was, wenn Führungskräfte Verantwortlichkeiten nicht abgeben? Wenn Klarheit und Absprachen fehlen, so dass das Juwel im „Vorzimmer“ nicht an ihr Potenzial kommt? Ohne das Selbstverständnis eines Teams, ohne „Einzahlung“ auf das Teamkonto, fehlt der Flow, werden die Beteiligten auseinanderstreben.

Erfolgshebel im Backoffice nutzen

Vor Ort finden wir Potenziale auf den Ebenen Arbeitsplatz-Organisation, Verhalten, kommunikative Kompetenzen, Soft Skills, Werte, Identität und/oder Zugehörigkeit. 

Sie erhalten ein individuelles Konzept für Ihre Lösung.

Passen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Know how zur Stelle?

Es gibt Menschen, die sehr geschäftig wirken. Arbeiten sie auch effizient? Nutzen sie die Potenziale am PC oder arbeiten sie mehr „mit der Hand am Arm“? In einer vor Ort Beratung decken wir in sekundenschnelle Einsparmöglichkeiten auf.

Stimmt die Auslastung?

Expansion, Stellenwechsel oder -abbau sind häufig Anlässe für eine vor Ort Beratung oder Bürostrukturierung. Zwischen jüngeren und älteren Mitarbeitenden gibt es unterschiedliche Arbeitsweisen zum Ziel: arbeiten mit Papier, Ausdrucken? Rein digitales Arbeiten?

Am richtigen Platz?

Ob Assistenz oder Führungskraft – es kann sein, es ist der richtige Mensch aber am falschen Platz/Team. Das kann die Produktivität, das Arbeitsklima und auch das Selbstvertrauen beeinträchtigen.

Anlässe einer vor Ort Beratung oder Bürostrukturierung sind beispielsweise

  • hohe Fluktuation im Backoffice, schlechte Arbeitsatmosphäre
  • Potenziale in der internen Information und Kommunikation
  • Führungskraft gibt nichts ab, Zeiten für Absprachen und Übergaben mit Assistenz fehlen
  • gestiegene Anforderungen
    • durch neue gesetzliche Vorgaben (Dokumentation)
    • von Kunden, die mit neuen Technologien höhere Erwartungen formulieren an Transparenz, Servicequalität und Durchlaufzeiten
    • durch Vorgesetztenwechsel, Erwartungen, neuen Reportings oder
    • Mitarbeiterwechsel, Know-how Abgang
    • verursacht durch komplexere Abwicklung mit wechselnden Ansprechpartnern
    • Aufgabenvolumen und/oder Anzahl Mitarbeitender gestiegen
    • effiziente Büroorganisation im Büro des Vorgesetzten oder Backoffice der Assistenzen
  • Potentiale in der Arbeitsorganisation des Einzelnen
  • ungenutzte Ressourcen in der Zusammenarbeit zwischen Chef und Assistenz, Teams oder Abteilungen
  • Optimieren von Arbeitsabläufen, Prozessen
  • Durchlaufzeiten, Dokumentenlenkung, Transport-/Informationswege
  • Doppel Arbeiten durch schlechte Organisation oder Kommunikation
  • Historisch gewachsene Strukturen mit langen Suchzeiten

Mit diesen Methoden helfen wir

Arbeitsplatz-Coaching

Vorbereitungs- und Analyse Phasen

In der Vorbereitung auf eine Beratung zu organisatorischen und personellen Fragen arbeiten wir beispielsweise mit

  • Büro-Check up
  • Bürobegehung
  • Beobachtungstag und Interviews
  • Erfolgs-Check up Fragenkatalog
  • Analyse Workshops
Arbeitsplatz-Coaching

5S-Aktion

Ein Aufräumtag, anmoderiert mit einem Impulsvortrag und auf Wunsch über Floorwalking begleitet beinhaltet:

  1. Sortieren aus
  2. Stelle systematisch, alles hat seinen festen Platz
  3. Säubere von Grund auf
  4. Standards umsetzen – Sinn für Ordnung, stetiges Aufräumen
  5. Selbstdisziplin: alles einhalten und ständig verbessern
vor Ort Beratung

Vor Ort Beratung

Wo ansetzen? Stimmen die Vorgehensweise mit Papier statt digital zu arbeiten, die Anordnung der Informationen? Passen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Know how zur Stelle?

Workshops zur Ablage Organisation

Rasche Zugriffe statt Suchzeiten durch logisch aufgebaute, ideale Ablage Struktur für Papier, PC, E-Mails. Neben-Effekt: Papier wird reduziert.

Arbeitsplatz-Coaching

Arbeitsplatz-Coaching

Arbeitsplatz-Coaching direkt an Ihrem Schreibtisch mit Büro Coach, wahlweise für Führungskräfte, Chef-Assistenz-Tandems oder Mitarbeitende aus Sachbearbeitung und Assistenz. Sie erreichen Struktur für Ihren Arbeitstag, Ihre Aufgaben, die Ablage (Papier + PC) und gewinnen mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

Workshops zur Prozessverbesserung

Angeleitet durch den Berater, erarbeiten die Teilnehmenden, wie Durchlaufzeiten verbessert und Prozesse vereinfacht werden können. In Gruppen gleicher Hierarchie Ebene werden Ideen für verbessernde Maßnahmen in offener Gesprächskultur gesammelt.

Inhouse Seminare zur Personalentwicklung

Ob Impulsvortrag, Halbtages- und Tagesveranstaltungen – profitieren Sie von unseren maßgenauen Angeboten. Vor- und Nachbereitungsphasen sorgen für absoluten Praxistransfer statt Gießkannen-Weiterbildung.
Prozessbegleitung

Prozessbegleitung

Telefonisch und vor Ort begleiten wir Sie systematisch bei Veränderungen und in Ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Zusätzlich setzen wir bei Bedarf diese Medien ein: Coachingbriefe, Tutorials, online Seminare, Checklisten und Vorlagen Downloads.

Beispiel für eine Prozessbegleitung – Einführen des Arbeitens im Home-Office

Der Ablauf zur Lösung für den Kunden ist immer maßgenau

Vor Durchführen des ersten Termins fragen wir die technischen Rahmenbedingungen (eingesetzte Software, Speicherorte, Grad der Digitalisierung), die räumliche Situation (Anordnung der beteiligten Büros, Transportwege), die Veränderungswünsche der Beteiligten sowie laufende oder geplante Veränderungen (Software Umstellung, Umbau, Umzug, …) ab. Mit welcher Methode kommen Sie als Kunde ideal an Ihr Ziel? Zur Auswahl stehen vor Ort Beratung, Workshop, Inhouse Seminar, Impulsvortrag, online Seminar, Arbeitsplatz-Coaching. Sie erhalten ein Konzept zur Vorgehensweise. Eine Agenda informiert Sie und die Beteiligten über den Ablauf.

Im Durchführungstermin werden Sie von Best Practice Beispielen profitieren. Engpässe werden priorisiert, Arbeitsabläufe mit „Hebelwirkung“ optimiert, Lösungen erarbeitet und in einem Ergebnisprotokoll mit Maßnahmenplan (Wer macht was bis wann?) festgehalten. Das schafft Verbindlichkeit. Das macht Ergebnisse überprüfbar.

Nach einem Durchführungstermin setzt die Nachbereitungs- und Ergebnissicherungsphase ein.

Anonymisierte Anlässe unserer Kunden

Kunde Herr R.

Herr R., Geschäftsführer einer Pflegeeinrichtung, sucht organisatorische Lösungen zu zwei Herausforderungen.

  1. Die Leiterin des Controllings geht nach 23 Jahren in den Ruhestand. Die bisherige Tätigkeit wird auf einen Anbieter ausgelagert, das großzügige Büro soll anders genutzt werden.
    • Wohin mit den Unterlagen?
    • Wie lange ist noch aufzubewahren?
    • Was muss an wen weitergeleitet werden?
  2. Die Arbeitsabläufe in der Administration führen zu Konflikten zwischen den Beteiligten (ambulante Pflege, stationäre Pflege, Verwaltung). Neben den Unterbrechungen wegen fehlender Unterlagen kommt es immer wieder zu Reklamationen in der Abrechnung.

Kundin Frau W.

Frau W., Geschäftsführerin eines Industrieunternehmens, wünscht eine Neustrukturierung ihres Backoffices (zwei 100 %, eine 40 % Stelle). Außerdem sollen die Prozesse zwischen den Beteiligten verbessert werden. Bisher erschweren Doppelarbeiten oder liegen Gebliebenes den Alltag.

Förderungen für Unternehmensberatung möglich

Je nach Veränderungswunsch werden Beratungen gefördert. Für Förderprogramme des ESF, Unternehmenswert:Mensch oder der BAFA ist Rositta Beck als Beraterin autorisiert. Sprechen Sie uns gerne darauf an.

Eine humorvolle Darstellung unserer Arbeitsweise

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Arbeit exzellent erledigt und auch Freizeit hat einen festen Platz

Je mehr Struktur Ihr Büro hat, desto mehr Zeit bleibt für kreative und höherwertige Aufgaben. Systematisch schaffen wir ein strukturiertes, ideal organisiertes Büro, einen Arbeitsplatz für Fokus:

  • freier Tisch – freier Kopf, Sie werden spür- und sichtbar entlastet, erreichen Arbeits-Ambiente, ohne Ballast, Altlasten, Stapel
  • Ablagestruktur synchron für Schrank und PC, alles hat seinen Platz – Sie finden Ihre Unterlagen sofort
  • Sie erreichen Klarheit im Außen und Innen
  • Sie fühlen sich motiviert
  • Sie erleben mehr Leichtigkeit, Arbeitsfreude, Zeit für Lieblingsmenschen statt Überstunden.

Der Weg zu Ihrer Lösung:

  1. Kontaktaufnahme: Rufen Sie an oder senden Sie eine E-Mail.In einem telefonischen oder persönlichen Vorgespräch klären wir Ziele, Handlungsfelder, Umfang, Schwerpunkte und besprechen Besonderheiten. Dieses Vorgespräch ist für Sie kostenfrei und unverbindlich.
  2. Sie erhalten Ihr individuelles Angebot mit Konzept zur Vorgehensweise – für Sie kostenfrei.
  3. Sie buchen uns und erhalten außerdem Garantie.

Lesen Sie hier, was uns von anderen Anbietern unterscheidet – der UNTERschied  …

Wollen wir kurz zu Ihrem Veränderungswunsch telefonieren?

Schreiben Sie uns, wann wir Sie am besten erreichen.

Rositta Beck - Vordenkerin und Expertin für Worxellence® Erfolgshebel

Auf Ihre Nachricht/Anfrage freuen wir uns.


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