Beratung zu organisatorischen und personellen Fragen, z. B. Büroorganisation, Backoffice, Zusammenarbeit, Office Management

Beratung für optimalen Workflow zwischen Führung und Backoffice

Führung und Assistenz – ein Team?

Ein erfolgreiches Unternehmen zu führen ist mit Hochleistungssport vergleichbar. Unternehmer und Unternehmerinnen brauchen ein gut funktionierendes Backoffice, ein Unterstützer Team.

Menschen, die zusammen etwas erreichen wollen. Menschen, die einander vertrauen. Je harmonischer Führung und Unterstützer Team arbeiten, desto außergewöhnlichere Leistungen vollbringen sie. Dadurch erreichen sie ihr Hochleistungsniveau, begeistern Kunden und sichern damit ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Engpass 1: Doch was tun, wenn die Führungsmannschaft ständige Fluktuation verursacht?

Engpass 2: Was, wenn Führungskräfte Verantwortlichkeiten nicht abgeben? Wenn Klarheit und Absprachen fehlen, so dass das Juwel im „Vorzimmer“ nicht an ihr Potenzial kommt?

Engpass 3: Was tun, wenn die Kompetenzen im Backoffice nicht (mehr) zum Anforderungsprofil der Stelle passen?

Enpgass 4: Wenn es knirscht … Ohne das Selbstverständnis eines Teams, ohne „Einzahlung“ auf das Teamkonto, fehlt der Flow, werden die Beteiligten auseinanderstreben.

 

Erfolgshebel im Backoffice nutzen

Vor Ort finden wir Potenziale auf den Ebenen Arbeitsplatz-Organisation, Verhalten, kommunikative Kompetenzen, Soft Skills, Werte und Zusammenarbeit. Fordern Sie Ihr Angebot an.

Paketpreise je nach Veränderungswunsch

Digitalisierungs-Paket: Strukturen Sharepoint, Ordner, Datei- und E-Mail-Ablage System; Tools und Workflows für die Zusammenarbeit; Home Office Regeln, Team Kodex und Kommunikation; virtuelles Führen; Dokumentation von Prozessen ...

Anlässe einer vor Ort Beratung oder Bürostrukturierung sind beispielsweise

Krankenstand und Fluktuation

Überlastung und schlechte Stimmung

Doppelarbeiten durch schlechte Information und Kommunikation

gestiegene Anforderungen

  • durch neue gesetzliche Vorgaben (Dokumentation)
  • Kundenerwartungen, z. B. durch neue Technologien, Wunsch nach Transparenz, Servicequalität und rasche Durchlaufzeiten
  • durch Vorgesetztenwechsel, Erwartungen, neuen Reportings oder
  • Mitarbeiterwechsel, Know-how Abgang
  • verursacht durch komplexere Abwicklung mit wechselnden Ansprechpartnern
  • Aufgabenvolumen und/oder Anzahl Mitarbeitender gestiegen
  • effiziente Büroorganisation im Büro des Vorgesetzten oder Backoffice der Assistenzen

ungenutzte technische Ressourcen

  • fehlendes Wissen, wie es geht
  • unterschiedliches Know how zwischen den Beteiligten
  • Medienbrüche (Papier/Digital)

fehlende Standards, lange Suchzeiten & Fehler

  • historisch gewachsene Strukturen
  • „Freestyle“ in der Bearbeitung
  • Fehler durch abweichende Vorlagen

lange Durchlaufzeiten

  • unklare Informations- und Dokumentenlenkung,
  • lange Transport-/Informationswege

Aktionismus, fehlendes Selbstmanagement

  • Potentiale in der Arbeitsorganisation einzelner Mitarbeitender
  • umständliche Aufgabenerledigung
  • arbeiten aus dem E-Mailfach heraus

Lösungsansätze

 

Klare Prozesse, Abläufe und Zuständigkeiten auch in Vertretungssituationen

ideale, digitale Selbstorganisation / Verhaltensebene

  • Aufdecken von Verhaltensmustern wie Deadline Junkie, Prokrastination, …

stimmige Auslastung

nach Expansion, Stellenwechsel oder -abbau, Umgang mit unterschiedlichen Arbeitsweisen zwischen jüngeren und älteren Mitarbeitenden

Standards in der Ablage, Benennung, im Tool Einsatz

E-Mail-Guideline, Kommunikation nach außen und innen

Klare Prozesse, Abläufe und Zuständigkeiten auch in Vertretungssituationen

Prioritäten setzen, Umgang mit spontanen Prioritäten

die richtige Person am richtigen Platz

  • Kongruenz in der Rolle
  • ob Sachbearbeitung, Assistenz oder Führungskraft – es kann sein, es ist der richtige Mensch aber am falschen Platz/Team. Das beeinflusst die Produktivität, das Arbeitsklima und auch das Selbstvertrauen.

Umgang mit Antreibern wie Perfektion, Harmonie, ...

Umgang mit Erwartungen und Annahmen

  • Erreichbarkeit
  • Qualität

PC Tool Kenntnisse erweitern

  • Arbeiten mit Aufgabenlisten
  • Effektiv/Effizient!
  • Anwenden der Potenziale am PC

Wie läuft eine Begleitung hin zu Ihrer Lösung  ab?

Seit 1999 sind wir am Markt als Experten für effizientes Office Management bekannt. Damit erreichen unsere Kunden Strukturen für höhere Produktivität, mehr Zeit, mehr Leben und mehr Spielraum.

Die systematisch Vorgehensweise hat sich in über 3.000 Veranstaltungen mit rund 27.500 Teilnehmenden bewährt. Das Ergebnis ist Worxellence® – Exzellenz@Work ein herrliches Lebensgefühl.

Wir werden auch von großen Weiterbildungsakademien wie Haufe, VWA, IHK oder auch Hochschulen, Verwaltungen gebucht, wenn es darum geht, die Kompetenzen der
Mitarbeitenden auszubauen, Stress zu reduzieren und Abläufe anzupassen.

Jeder Kunde hat andere Ausgangsvoraussetzungen. Daher ist auch der Weg zur Lösung individuell und auf die Veränderungswünsche zugeschnitten und in 3 Phasen gegliedert:

 

Phase 1: Vorbereitungsphase

In der Vorbereitung auf eine Beratung zu organisatorischen und personellen Lösungen setzen wir individuell ein:

  • Büro-Check up/Bürobegehung
  • Beobachtungstag und Interviews
  • Erfolgs-Check up Fragenkatalog
  • Analyse Workshop: angeleitet durch den Berater, erarbeiten Teilnehmende, wie Durchlaufzeiten verbessert und Prozesse vereinfacht werden können.
  • Checklisten, Arbeitsmaterial
  • Video Tutorials

 

Office Management

Beispiel Analyse Workshop

Wo ansetzen? Stimmen die Vorgehensweise mit Papier statt digital zu arbeiten, die Anordnung der Informationen? Passen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Know how zur Stelle?

Phase 2: individuelle Durchführungsphase

In der Vorbereitung auf eine Beratung zu organisatorischen und personellen Lösungen setzen wir individuell an.

 

Der Ablauf zur Lösung für den Kunden ist immer maßgenau

Vor Durchführen des ersten Termins fragen wir die technischen Rahmenbedingungen (eingesetzte Software, Speicherorte, Grad der Digitalisierung), die räumliche Situation (Anordnung der beteiligten Büros, Transportwege), die Veränderungswünsche der Beteiligten sowie laufende oder geplante Veränderungen (Software Umstellung, Umbau, Umzug, …) ab. Mit welcher Methode kommen Sie als Kunde ideal an Ihr Ziel? Zur Auswahl stehen vor Ort Beratung, Workshop, Inhouse Seminar, Impulsvortrag, online Seminar, Arbeitsplatz-Coaching. Sie erhalten ein Konzept zur Vorgehensweise. Eine Agenda informiert Sie und die Beteiligten über den Ablauf.

Im Durchführungstermin werden Sie von Best Practice Beispielen profitieren. Engpässe werden priorisiert, Arbeitsabläufe mit „Hebelwirkung“ optimiert, Lösungen erarbeitet und in einem Ergebnisprotokoll mit Maßnahmenplan (Wer macht was bis wann?) festgehalten. Das schafft Verbindlichkeit. Das macht Ergebnisse überprüfbar.

  • Büro-Check up/Bürobegehung
  • Beobachtungstag und Interviews
  • Erfolgs-Check up Fragenkatalog
  • Analyse Workshop: angeleitet durch den Berater, erarbeiten Teilnehmende, wie Durchlaufzeiten verbessert und Prozesse vereinfacht werden können.
  • Checklisten, Arbeitsmaterial
  • Video Tutorials

Nach einem Durchführungstermin setzt die Nachbereitungs- und Ergebnissicherungsphase ein.

 

Inhouse Seminare

Inhouse Seminare zur Personalentwicklung

Ob Impulsvortrag, Halbtages- und Tagesveranstaltungen – profitieren Sie von unseren maßgenauen Angeboten. Vor- und Nachbereitungsphasen sorgen für absoluten Praxistransfer statt Gießkannen-Weiterbildung.
Arbeitsplatz-Coaching

Beispiel: Methode Arbeitsplatz-Coaching

Arbeitsplatz-Coaching direkt an Ihrem Schreibtisch mit Büro Coach, wahlweise für Führungskräfte, Chef-Assistenz-Tandems oder Mitarbeitende aus Sachbearbeitung und Assistenz. Sie erreichen Struktur für Ihren Arbeitstag, Ihre Aufgaben, die Ablage (Papier + PC) und gewinnen mehr Zeit für wichtige Aufgaben.
Büroorganisation Ablageorganisation

Workshops zur Ablage Organisation

Rasche Zugriffe statt Suchzeiten durch logisch aufgebaute, ideale Ablage Struktur für Papier, PC, E-Mails. Neben-Effekt: Papier wird reduziert.

 

Phase 3: Ergebnissicherungsphase

Diese Phase ist enorm wichtig. Sonst fallen alle Beteiligten in alte Verhaltensmuster zurück. Das Momentum, also die Veränderungsenergie hoch halten, etwaige Hürden sofort angehen, auch dafür ist die Ergebnissicherungsphase wichtig.

Telefonisch und vor Ort begleiten wir Sie systematisch bei Veränderungen und in Ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Sie haben während dieser 3 Phasen jederzeit E-Mail-Support und erreichen Ihren Worxellence Berater direkt per Telefon.

Zusätzlich setzen wir bei Bedarf diese Medien ein:  Video Tutorials, online Seminare, Checklisten, Vorlagen.

Beispiel für eine Prozessbegleitung – Einführen des Arbeitens im Home-Office

     

    Anonymisierte Anlässe unserer Kunden

    Kunde Herr R.

    Herr R., Geschäftsführer einer Pflegeeinrichtung, sucht organisatorische Lösungen zu zwei Herausforderungen.

    1. Die Leiterin des Controllings geht nach 23 Jahren in den Ruhestand. Die bisherige Tätigkeit wird auf einen Anbieter ausgelagert, das großzügige Büro soll anders genutzt werden.
      • Wohin mit den Unterlagen?
      • Wie lange ist noch aufzubewahren?
      • Was muss an wen weitergeleitet werden?
    2. Die Arbeitsabläufe in der Administration führen zu Konflikten zwischen den Beteiligten (ambulante Pflege, stationäre Pflege, Verwaltung). Neben den Unterbrechungen wegen fehlender Unterlagen kommt es immer wieder zu Reklamationen in der Abrechnung.

    Kundin Frau W.

    Frau W., Geschäftsführerin eines Industrieunternehmens, wünscht eine Neustrukturierung ihres Backoffices (zwei 100 %, eine 40 % Stelle). Außerdem sollen die Prozesse zwischen den Beteiligten verbessert werden. Bisher erschweren Doppelarbeiten oder liegen Gebliebenes den Alltag.

    Ablauf der Angebotsphase

    1. Kostenloses Erstgespräch

    Im kostenlosen Erstgespräch geht es darum, ob und wie wir Sie bei Ihrer Optimierung unterstützen können.

    Wenn ja, fassen wir den Ist- und Soll-Stand in einem Angebot zusammen.

     

     

    2. Sie erhalten Ihr Angebot

    Das Angebot informiert Sie über die Konditionen und die Vorgehensweise als erste Orientierung.

    Die Feinabstimmung der Inhalte findet nach dem Gespräch mit dem Worxellence Berater, Coach und Trainer statt.

     

     

     

    3. Online Termin mit Worxellence Coach/Berater

    In diesem Termin klären Sie Ihre Fragen zur Vorgehensweise und prüfen, ob auch für Sie die „Chemie stimmt“.

    Nach dem Gespräch wird Ihr Angebot feinjustiert, so dass Sie Klarheit über die Etappen und Konditionen hin zu Ihrem Ziel haben.

     

    4. Sie erhalten Ihr feinjustiertes Angebot

    Die Ergebnisse aus dem Gespräch mit Ihrem Coach fließen in ein angepasstes Angebot mit möglichem Start Termin ein.  

     

     

     

    5. Auftragsbestätigung

    Wenn für Sie und uns alles passt, erhalten Sie die Auftragsbestätigung.

    Anschließend beginnt die Vorbereitungsphase, damit der erste Durchführungstermin ideal auf Ihre Lösung ausgerichtet ist.

     

     

     

    Wollen wir kurz zu Ihrem Veränderungswunsch telefonieren?

    Eine humorvolle Darstellung unserer Arbeitsweise

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    Die Beratung hat uns geholfen, unsere Informationsstrukturen und Arbeitsprozesse anzupassen. Mit der systematischen Kombination aus Arbeitsplatzbegehungen, vor Ort Beratung, Impulsvortrag, Telefonterminen und online Seminaren erweiterten auch unsere Mitarbeiter ihre Kompetenzen. Die Hard- und Software Empfehlungen sorgten für papierloses Arbeiten. Gern empfehlen wir denkvorgang weiter.

    Stefan Wenisch

    Geschäftsführer, Wenisch Metzger & Gastro GmbH

    Arbeit exzellent erledigt und auch Freizeit hat einen festen Platz

    Je mehr Struktur Ihr Büro hat, desto mehr Zeit bleibt für kreative und höherwertige Aufgaben. Systematisch schaffen wir ein strukturiertes, ideal organisiertes Büro, einen Arbeitsplatz für Fokus:

    • freier Tisch – freier Kopf, Sie werden spür- und sichtbar entlastet, erreichen Arbeits-Ambiente, ohne Ballast, Altlasten, Stapel
    • Ablagestruktur synchron für Schrank und PC, alles hat seinen Platz – Sie finden Ihre Unterlagen sofort
    • Sie erreichen Klarheit im Außen und Innen
    • Sie fühlen sich motiviert
    • Sie erleben mehr Leichtigkeit, Arbeitsfreude, Zeit für Lieblingsmenschen statt Überstunden.

    Was uns von anderen Anbietern unterscheidet:

     

     

    Mit Garantie – ein UNTERschied

     

    Gute Gründe für eine Zusammenarbeit

     

    Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©

    Büroorganisation Officemanagement Assistenz

    Beate Baumann, Arbeitsplatz-Coach & Kundenberatung

    Sie wünschen ein Angebot? Auf Ihre Anfrage freuen wir uns.


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