Büroorganisationsberatung für optimalen Workflow zwischen Führung und Backoffice

Büroarbeit nimmt die Zeit ein, die man ihr einräumt. Aber was passiert, wenn …

• … wir diesen Rahmen straffen?
• … die Büroarbeit nicht mehr auf 5 sondern auf 2,5 Tage begrenzen?

Eine radikale Halbierung der Zeit – und eine völlig neue Denk- und Handlungsweise!

Ein zweiseitiger Veränderungsprozess zwischen Führung und Assistenz

Ein erfolgreiches Unternehmen zu führen ist mit Hochleistungssport vergleichbar. Unternehmer und Unternehmerinnen brauchen ein gut funktionierendes Backoffice, ein Unterstützer Team.

Menschen, die zusammen etwas erreichen wollen. Menschen, die einander vertrauen.

Je harmonischer Führung und Unterstützer Team arbeiten, desto außergewöhnlichere Leistungen vollbringen sie

Engpass 1: Doch was tun, wenn die Führungsmannschaft ständige Fluktuation verursacht?

Engpass 2: Was, wenn Führungskräfte Verantwortlichkeiten nicht abgeben? Wenn Klarheit und Absprachen fehlen, so dass das Juwel im „Vorzimmer“ nicht an ihr Potenzial kommt?

Engpass 3: Was tun, wenn die Kompetenzen im Backoffice nicht (mehr) zum Anforderungsprofil der Stelle passen?

Engpass 4: Wenn es knirscht … Ohne das Selbstverständnis eines Teams, ohne „Einzahlung“ auf das Teamkonto, fehlt der Flow, werden die Beteiligten auseinanderstreben.

Erfolgshebel im Backoffice nutzen

Vor Ort finden wir Potenziale auf den Ebenen Arbeitsplatz-Organisation, Verhalten, kommunikative Kompetenzen, Soft Skills, Werte und Zusammenarbeit. Fordern Sie Ihr Angebot an.

Lösungsansätze

Wie läuft eine Büroorganisationsberatung und Begleitung hin zu Ihrer Lösung  ab?

Seit 1999 sind wir am Markt als Experten für effizientes Office Management bekannt. Damit erreichen unsere Kunden Strukturen für höhere Produktivität, mehr Zeit, mehr Leben und mehr Spielraum.

Die systematisch Vorgehensweise hat sich in über 3.600 Veranstaltungen mit rund 36.500 Teilnehmenden bewährt. Das Ergebnis ist Worxellence® – Exzellenz@Work ein herrliches Lebensgefühl.

Wir werden auch von großen Weiterbildungsakademien wie Haufe, VWA, IHK oder auch Hochschulen, Verwaltungen gebucht, wenn es darum geht, die Kompetenzen der
Mitarbeitenden auszubauen, Stress zu reduzieren und Abläufe anzupassen.

Jeder Kunde hat andere Ausgangsvoraussetzungen. Daher ist auch der Weg zur Lösung individuell und auf die Veränderungswünsche zugeschnitten und in 3 Phasen gegliedert:

Phase 2: individuelle Durchführungsphase

In der Vorbereitung auf eine Beratung zu organisatorischen und personellen Lösungen setzen wir individuell an.

Der Ablauf zur Lösung für den Kunden ist immer maßgenau

Vor Durchführen des ersten Termins fragen wir die technischen Rahmenbedingungen (eingesetzte Software, Speicherorte, Grad der Digitalisierung), die räumliche Situation (Anordnung der beteiligten Büros, Transportwege), die Veränderungswünsche der Beteiligten sowie laufende oder geplante Veränderungen (Software Umstellung, Umbau, Umzug, …) ab. Mit welcher Methode kommen Sie als Kunde ideal an Ihr Ziel? Zur Auswahl stehen vor Ort Beratung, Workshop, Inhouse Seminar, Impulsvortrag, online Seminar, Arbeitsplatz-Coaching. Sie erhalten ein Konzept zur Vorgehensweise. Eine Agenda informiert Sie und die Beteiligten über den Ablauf.

Im Durchführungstermin werden Sie von Best Practice Beispielen profitieren. Engpässe werden priorisiert, Arbeitsabläufe mit „Hebelwirkung“ optimiert, Lösungen erarbeitet und in einem Ergebnisprotokoll mit Maßnahmenplan (Wer macht was bis wann?) festgehalten. Das schafft Verbindlichkeit. Das macht Ergebnisse überprüfbar.

• Büro-Check up/Bürobegehung
• Beobachtungstag und Interviews
• Erfolgs-Check up Fragenkatalog
• Analyse Workshop: angeleitet durch den Berater, erarbeiten Teilnehmende, wie Durchlaufzeiten verbessert und Prozesse vereinfacht werden können.
• Checklisten, Arbeitsmaterial
• Video Tutorials

Nach einem Durchführungstermin setzt die Nachbereitungs- und Ergebnissicherungsphase ein.

Phase 3: Ergebnissicherungsphase

Diese Phase ist enorm wichtig. Sonst fallen alle Beteiligten in alte Verhaltensmuster zurück. Das Momentum, also die Veränderungsenergie hoch halten, etwaige Hürden sofort angehen, auch dafür ist die Ergebnissicherungsphase wichtig.

Telefonisch und vor Ort begleiten wir Sie systematisch bei Veränderungen und in Ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Sie haben während dieser 3 Phasen jederzeit E-Mail-Support und erreichen Ihren Worxellence Berater direkt per Telefon.

Zusätzlich setzen wir bei Bedarf diese Medien ein:  Video Tutorials, online Seminare, Checklisten, Vorlagen.

Beispiel für eine Prozessbegleitung – Einführen des Arbeitens im Home-Office