Beratung für optimalen Workflow zwischen Führung und Backoffice

Führung und Assistenz – ein Team?

Ein erfolgreiches Unternehmen zu führen ist mit Hochleistungssport vergleichbar. Unternehmer und Unternehmerinnen brauchen ein gut funktionierendes Backoffice, ein Unterstützer Team.

Menschen, die zusammen etwas erreichen wollen. Menschen, die einander vertrauen. Je harmonischer Führung und Unterstützer Team arbeiten, desto außergewöhnlichere Leistungen vollbringen sie. Dadurch erreichen sie ihr Hochleistungsniveau, begeistern Kunden und sichern damit ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Engpass 1: Doch was tun, wenn die Führungsmannschaft ständige Fluktuation verursacht?

Engpass 2: Was, wenn Führungskräfte Verantwortlichkeiten nicht abgeben? Wenn Klarheit und Absprachen fehlen, so dass das Juwel im „Vorzimmer“ nicht an ihr Potenzial kommt?

Engpass 3: Was tun, wenn die Kompetenzen im Backoffice nicht (mehr) zum Anforderungsprofil der Stelle passen?

Enpgass 4: Wenn es knirscht … Ohne das Selbstverständnis eines Teams, ohne „Einzahlung“ auf das Teamkonto, fehlt der Flow, werden die Beteiligten auseinanderstreben.

Erfolgshebel im Backoffice nutzen

Vor Ort finden wir Potenziale auf den Ebenen Arbeitsplatz-Organisation, Verhalten, kommunikative Kompetenzen, Soft Skills, Werte und Zusammenarbeit. Fordern Sie Ihr Angebot an.

Anlässe einer vor Ort Beratung oder Bürostrukturierung sind beispielsweise

• hohe Fluktuation im Backoffice, schlechte Arbeitsatmosphäre
• Potenziale in der internen Information und Kommunikation
• Führungskraft gibt nichts ab, Zeiten für Absprachen und Übergaben mit Assistenz fehlen
• gestiegene Anforderungen
  • durch neue gesetzliche Vorgaben (Dokumentation)
  • von Kunden, die mit neuen Technologien höhere Erwartungen formulieren an Transparenz, Servicequalität und Durchlaufzeiten
  • durch Vorgesetztenwechsel, Erwartungen, neuen Reportings oder
  • Mitarbeiterwechsel, Know-how Abgang
  • verursacht durch komplexere Abwicklung mit wechselnden Ansprechpartnern
  • Aufgabenvolumen und/oder Anzahl Mitarbeitender gestiegen
  • effiziente Büroorganisation im Büro des Vorgesetzten oder Backoffice der Assistenzen
• Potentiale in der Arbeitsorganisation des Einzelnen
• ungenutzte Ressourcen in der Zusammenarbeit zwischen Chef und Assistenz, Teams oder Abteilungen
• Optimieren von Arbeitsabläufen, Prozessen
• Durchlaufzeiten, Dokumentenlenkung, Transport-/Informationswege
• Doppel Arbeiten durch schlechte Organisation oder Kommunikation
• Historisch gewachsene Strukturen mit langen Suchzeiten

Der Ablauf zur Lösung für den Kunden ist immer maßgenau

Vor Durchführen des ersten Termins fragen wir die technischen Rahmenbedingungen (eingesetzte Software, Speicherorte, Grad der Digitalisierung), die räumliche Situation (Anordnung der beteiligten Büros, Transportwege), die Veränderungswünsche der Beteiligten sowie laufende oder geplante Veränderungen (Software Umstellung, Umbau, Umzug, …) ab. Mit welcher Methode kommen Sie als Kunde ideal an Ihr Ziel? Zur Auswahl stehen vor Ort Beratung, Workshop, Inhouse Seminar, Impulsvortrag, online Seminar, Arbeitsplatz-Coaching. Sie erhalten ein Konzept zur Vorgehensweise. Eine Agenda informiert Sie und die Beteiligten über den Ablauf.

Im Durchführungstermin werden Sie von Best Practice Beispielen profitieren. Engpässe werden priorisiert, Arbeitsabläufe mit „Hebelwirkung“ optimiert, Lösungen erarbeitet und in einem Ergebnisprotokoll mit Maßnahmenplan (Wer macht was bis wann?) festgehalten. Das schafft Verbindlichkeit. Das macht Ergebnisse überprüfbar.

Nach einem Durchführungstermin setzt die Nachbereitungs- und Ergebnissicherungsphase ein.