E-Mails, Termine und Aufgaben souverän im Griff + Zeit für Erfolg

Variante 1: Outlook Spezialseminar – E-Mails, Termine und Administratives im Griff!

 
Mit diesem Seminar setzen Sie effiziente Arbeitsorganisation aus dem klassischen Zeitmanagement (ALPEN, Bündeln, Eisenhower, …) in Outlook um. Das Seminar hilft Ihnen je nach Vorkenntnissen in nur drei Zeitstunden viel Zeit und Nerven sparen.
 
Sie erhalten eine umfangreich bebilderte Teilnehmerunterlage, die Ihnen als Nachschlagewerk dient und den Transfer in die Praxis sichert.
 
 

Die Teilnehmerinnen und die Geschäftsleitung waren begeistert und von meiner Assistentin habe ich gehört, dass das nicht ständige Empfangen von E-Mails ungewohnt, aber nicht unangenehm ist. Wir bleiben auf jeden Fall am Ball, es macht ja auch Spaß etwas strukturierter durchs Arbeitsleben zu gehen. Jetzt fehlt mir nur noch jemand, der meine Tageskröten erledigt.

Jacqueline Kühnemann

GPS - Gemeinnützige Gesellschaft für Paritätische Sozialarbeit mbH

Kompakt Seminar, 3 Stunden am eigenen Account

Immer mehr Arbeitszeit wird durch das Schreiben und Bearbeiten von E-Mails vereinnahmt. Was ursprünglich die Kommunikation verbessern sollte, ist zu einem Problem geworden. Das Training zeigt konkrete Wege auf, wie Sie Ihre E-Mailkommunikation mit einfachen Mitteln im Griff behalten.

Dieses spezial Seminar richtet sich an Personen, die Outlook bereits nutzen. Outlook bietet eine Vielzahl von entlastenden und häufig unbekannten Funktionen. Dieses Seminar unterstützt Sie, Outlook als digitalen Helfer für Ihre Arbeitsorganisation und Ihr Zeitmanagement einzusetzen. Sie werden das volle Potenzial des Programms zur Zeiteinsparung ausschöpfen.

Schon nach wenigen Minuten wissen Sie, wie Sie die vielen E-Mails, Aufgaben und Projekte in ein Cockpit als ideale Übersicht mit Weitblick – einstellen.

 

 

Ziele des Outlook Spezial Seminars:

  • Ihr Posteingang ist leer (!) und sortiert, Sie beherrschen die E-Mailflut.
  • Sie haben Ihre Aufgaben im Griff mit der Fokus-Vorgangsliste.
  • Sie wissen, wie Sie das Medium E-Mail effektiv und aktiv nutzen.
  • Sie kennen Systematisierungspotentiale.
  • Sie reduzieren Suchzeiten durch ideale Organisation und Anzeige von E-Mails, Aufgaben und Terminen.
  • Sie gewinnen mehr Zeit für die wirklichen Prioritäten Ihrer Arbeit.
  • Sie leben Worxellence®.
  • Sie haben Zeit für Erfolg.

Methoden:

  • fachlicher Beitrag zur Funktionsweise
  • Visualisierung über Beamer
  • Einzelübungen am PC anhand konkreter Aufgaben
  • Bearbeiten von Praxisbeispielen aus dem Teilnehmerkreis

Outlook die Seminar Inhalte

  • Strategien zur Entschärfung der E-Mail-Flut
  • E-Mailablage
  • Einmal Regel anwenden
    • nur zwei Unterordner am Posteingang!
    • E-Mails im Explorer speichern, Dateinamen festlegen
    • Wiedervorlage und Aufgabenplanung
    • Zeitmanagement Methode ALPEN direkt praktisch und effizient einsetzen
  • Automatik nutzen
    • Regeln zur Sortierung des Posteingangs und der „Gesendeten Objekte“
    • Gruppierfelder nutzen
    • E-Mail in Kontakt umwandeln (Adresse im Adressbuch verfügbar machen)
    • E-Mail in Aufgabe oder Termin umwandeln
    • Ablage- und Arbeitsordner, Auto-Archivierung
    • mit Quicksteps Klickkette unterbrechen
  • E-Mail Erfassung und Nachverfolgung beschleunigen
    • Quicksteps
    • Schnellbausteine
  • Kategorien gezielt für Aufgaben, Termine, Kontakte, E-Mails einsetzen
  • Kontakte und Verteiler
  • Kalender
    • Farben verwenden für mehr Übersicht und Arbeiten am Block
    • den eigenen Terminkalender ohne Details versenden
    • Inhouse Terminplanung
    • Kalender: wiederkehrende Termine
  • Aufgaben- und Fokusliste
    • Delegieren und Überwachen von Aufgaben und Projekten
    • Aufgabenliste nach Fälligkeit, zuständiger Person, …
    • Techniken des Bündelns
    • Prioritäten setzen

Wünschen Sie ein kostenfreies Angebot?

Rufen Sie uns an 07146 / 990-230 oder schreiben Sie uns. Gern erstellen wir Ihnen ein Angebot - gratis, nicht umsonst.

Variante 2: Kombinationsmöglichkeiten Outlook Spezial + OneNote

Inhalte OneNote, (3 Stunden)

Dieses Seminar schließt die Inhalte des Outlook Spezial Seminars ein. Zusätzlich werden bearbeitet:

  • OneNote – Informationen Struktur geben: der Aufbau von Notizbüchern, Abschnitten, Abschnittsgruppen, Seiten, Unterseiten
  • Das Handwerkszeug
    • Inhalte einfügen aus anderen Programmen (E-Mail, PowerPoint, Excel, Word, …)
    • Einfügen von Informationen und Recherche Ergebnissen mit automatischem Link zur Quelle
    • Arbeiten mit Kategorien
    • Automatik: Zusammenfassungsseite
    • Suchfunktionen nach Inhalt über alle Notizbücher, Abschnitte oder nach Autor und Neuigkeiten
    • Freigaben und Zugriffsschutz
    • Tabellenfunktionen
    • Vorlagen und eigene Checklisten erzeugen
    •  Audio- und Videofunktion
  • Outlook der ideale OneNote Partner
    • Aufgaben und Termine im Blick
    • Effektiver und praktischer Einsatz an Beispielen
    • Notizen über Outlook versenden
  • Arbeit im Team
    • Informationen teilen statt suchen
    • Projekte mit Fortschrittskontrolle
    • Vorgaben für die gemeinsame Nutzung

Variante 3: Kombinationsmöglichkeiten Outlook Spezial + Modern formulierte E-Mails

Inhalte E-Mails gelungen formulieren (3 Stunden)

Dieses Seminar schließt die Inhalte des Outlook Spezial Seminars ein. Zusätzlich werden bearbeitet:

  • Erfolgsmerkmale des empfängerorientierten Schreibens
  • Den Leser wirklich “ansprechen”
  • Verständlichkeit erhöhen
  • Sprache und Stil, einfach und modern schreiben, ca. 20 % weniger Text
  • Prägnant formulieren: Zielformulierungs-, Strukturierungs- und Argumentationshilfen
  • E-Mails/Briefe von Anfang an interessant gestalten und dialogorientiert verfassen
  • Negatives annahmegerecht, konstruktiv und handlungsorientiert formulieren (Beispiel Mahnung, Terminverschiebung, …),
  • Hilfreiche Musterformulierungen (Einleitungen, Abschlüsse, Grußformeln)
  • Vorher/nachher, Textübungen aus Ihrer Arbeitspraxis mit Lösungsvorschlägen
  • “Entstauben” und optimieren bestehender Korrespondenz
  • Gestaltung und Stil für E-Mails
  • Vorgaben und Normen im Schriftverkehr DIN 5008
  • Schnittstelle Word

Rositta Beck - Vordenkerin und Expertin für Worxellence® Erfolgshebel

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