Tipps zum innerbetrieblichen E-Mail-Knigge

Mit einem innerbetrieblichen E-Mail-Knigge sparen Sie Zeit und schaffen eine gute Basis für Arbeitsorganisation schon im Posteingang.

Hier einige Tipps, auf was Ihr kompaktes Regelwerk eingehen sollte. Übernehmen Sie diese Regeln auch in Ihr Office Handbuch. Das ist bei Neueinstellungen besonders wichtig.

Das könnte die E-Mailflut reduzieren – Regeln für innerbetrieblichen E-Mail-Knigge

  1. Die Betreffzeile
    1. enthält einen klaren Handlungsauftrag, z. B. „Bitte um Freigabe Protokoll vom TT.MM.JJJJ“
    2. darf innerbetrieblich wie eine SMS genutzt werden, am besten mit EOM = End of Message abschließen, z. B. „Protokoll vom TT.MM.JJJJ – freigegeben,  EOM“
  2. CC-E-Mails haben reinen Info-Charakter, aus denen sich kein Arbeitsauftrag ableitet. Legen Sie fest: wer darf sie versenden? Sollen sie überhaupt eingesetzt werden? Wer muss sie lesen? Wann? Wer archiviert sie?
  3. Verteiler: Ist der große Verteiler zielführend? Wer darf große Verteiler nutzen?
  4. Inhalt: eine E-Mail pro Thema. Dadurch erleichtern Sie dem Empfänger die Zuordnung und Priorisierung
  5. Aufbau
    1. Zeit für eine Begrüßung sollte immer gegeben sein
    2. der Text ist auf den Punkt formuliert ohne Ausschweife mit klarem Handlungsauftrag.
    3. Strukturieren Sie mit Absätzen
    4. Umfang maximal eine Bildschirmseite ohne Scrollen
    5. Grußformel, innerbetrieblich kleine Signatur mit Telefondurchwahl
  6. Dateianhänge:
    1. Statt Dateianhängen werden Hyperlinks gesetzt (Zugriffsrecht vorausgesetzt)
    2. großen Anhänge werden Exzerpte beigefügt, außerdem wird das Dateiformat komprimiert
  7. Informationsfluss:
    1. relevante E-Mails werden nicht im E-Mailprogramm gespeichert, sondern im Explorer/auf dem Server. So haben alle Beteiligten ohne Nachfragen und Weiterleitungen Zugriff.
    2. Keine Ketten-E-Mails (Antwort auf eine Anwort auf eine …)
    3. Reaktions-/Durchlaufzeit innerhalb von 24 Stunden, falls es länger dauert, Zwischeninfo senden
  8. Bei Abwesenheit wird der Autoresponder eingesetzt, Beispieltexte hier …

Das nervt im Posteingang besonders: E-Mails, …

  • nach dem Gieskannen-Prinzip: zu große und dazu ungepflegte Verteiler
  • die Sie in CC erhalten (Achtung, falls Vorgesetzte häufig in CC gesetzt werden, deutet das auf schwelende Konflikte, unklare Kompetenzen, Absicherung oder hohes Kontrollbedürfnis hin)
  • als Ketten, die unbeantwortet sicher auch nicht für 7 schlechte Jahre sorgen
  • die Sie schon von anderer Seite erhalten haben
  • die unnötig lang verfasst sind

Das bringt Sie weiter

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