„Da muss mal Ordnung reingebracht werden!“, spätestens beim Suchen und hoffentlich finden ist der Gedanke schnell da. Hier einige Tipps zur Büroorganisation/Ablage.
Tipp 1 – Wählen Sie das passende Ordnungssystem
Der Klassiker ist meist ein Ordner. Doch auch Hängmappen, Classei, MAPPEI und Stehsammler haben ihre Vorteile. Ist es hilfreich, Unterlagen ungelocht zu verwalten, sie zu vereinzeln, statt immer den kompletten Ordner in die Hand zu nehmen?
Tipp 2 – Kennzeichnen Sie den Ordner eindeutig
Ein gut lesbares Rückenschild, einheitlich in der Höhe der anderen Ordnerrückenschilder bedruckt, wirkt schon optisch ansprechend. Wir bevorzugen Ordner mit einsteckbarem Rückenschild. Diese sind schnell gewechselt und einfach zu erstellen. Wenn Sie dazu ein Farbleitsystem nutzen, fällt das Finden eines Ordners leichter. Wir nutzen in den Aufräum Workshops gerne farbige Klebe Punkte.
Tipp 3 – Legen Sie das führende Such-Merkmal fest
Wenn Sie suchen, was ist dann bekannt? Sie suchen beispielsweise nach der letzten Kfz-Rechnung. Wird sie bei den Kontoauszügen zu finden sein, bei den Versicherungsunterlagen, bei den Lieferantenunterlagen, bei den Steuerunterlagen? Das führende Merkmal kann sich durch die Weiterverwendung (Basis für Gewinnermittlung -> Buchführungsunterlagen) oder den Einsatz (Privat -> Anschaffungen) ergeben.
Gibt es unterschiedliche Beteiligte, sollte gemeinsam ein Aktenplan entwickelt werden. Er funktioniert ähnlich wie ein Stadtplan.
Tipp 4 – Legen Sie das Sortierkriterium je Hauptgruppe fest
Soll
- alphabetisch (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, …)
- chronologisch (Kassenbelege, das jüngste oben)
- regional (Hotels, Tagungsräume, …)
- nummerisch (Auftrags-Nummer, …)
- alphanummerisch (DIN 5008, …)
geordnet werden?
Tipp 5 – Innen Aufbau des Ordners, Brücke zur PC-Ablage
Gibt es zu Ihrem Schriftgut auch Dateien auf Ihrem PC als Ergänzung? Der Aufbau Ihres haptischen Ordners kann sich an die PC Version anlehnen. Im Idealfall haben Sie die selbe Struktur und Benennung. Das erleichtert Speichern und Finden. Für das Innenleben kann ein XXL breites 10er System das Ordner-in-Ornder-Prinzip nachbilden. Schaffen Sie einen Überblick mit Deckblättern. Gut geeignet sind auch Trennblätter z. B. von Herlitz oder Trapez-Trennstreifen.
Statt jedes Jahr aus verschiedenen Stellen Unterlagen zusammenzusuchen, legen Sie einfach einen Standard fest und strukturieren Unterlagen jedes Jahr einheitlich.
Beispiel: Einkommensteuer-Ordner
- Rubrik: Vorauszahlungsbescheide, ID-Nr., Steuer-Nr.
- Rubrik: Anlage Kind (Azubi-Abrechnungen, Schulgeld, Studium, …)
- Rubrik: Spendenbescheinigungen, Zins- und VL-Bescheinigungen, …
- Rubrik: Anlage Vorsorgeaufwendungen (Versicherungen, Krankenkasse, …)
- Rubrik: Handwerkerrechnungen
- Rubrik: außergewöhnliche Belastungen
- Rubrik: Immobilie
Tipp 6 – Mindesthaltbarkeitsdatum abgelaufen? Dann aussortieren!
Wie lange muss ich „das“ denn aufbewahren? „Das“ hängt von der Wertstufe ab. Es gibt Unterlagen mit Tageswert, Prüfwert, Dauerwert und Gesetzeswert. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entsorgen Sie die Unterlagen.
Tipp 7 – Ordner Diät
Wenn Sie etwas abheften, prüfen Sie gleich, ob etwas aus dem Ordner entsorgt werden kann. Legen Sie im Sommer Aussortier-Ordner-Diät Tage ein.
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