Office Management im Doppelsekretariat
Was in Vorstandsbüros oft Standard ist, gilt mittlerweile auch für Hauptabteilungsleitungen. Gleich zwei Mitarbeitende arbeiten Leitung im Sekretariat zu. Das ist gerade für Führungskräfte mit hohem Stundenvolumen wichtig und wirkt sich auch auf die Außenwirkung aus.
Diese Sicht kann im Doppelsekretariat schon mal fehlen, wenn beide Mitarbeitende beispielsweise zur selben Zeit Mittagspause machen.
Office Management im Doppelsekretariat
Was in Vorstandsbüros oft Standard ist, gilt mittlerweile auch für Hauptabteilungsleitungen. Gleich zwei Mitarbeitende arbeiten Leitung im Sekretariat zu.
Die Vorteile des Doppelsekretariats
- breitere Abdeckung der Erreichbarkeit, kann durch Früh-/Spätschicht ausgedehnt werden
- weniger Vertretungs-Engpässe
- sich ergänzende, hohe fachliche Kompetenzen
Die Herausforderungen im Doppelsekretariat
❗ Informationsaustausch und Wissensstand,
❗ Abstimmungen statt Doppelarbeiten
❗ einheitliche, standardisierte Abläufe
❗ Nachvollziehbarkeit von erledigten Aufgaben
❗ Optimierung von Arbeitsprozessen
❗ unterschiedliche Charaktere, zwischenmenschliche Konflikte
❗ Engpässe in der Kommunikation, z. B. Zusagen, die beide verpflichten/blockieren können
❗ Klare Zuständigkeiten
1. Schritt - Überblick zu Organisatorischem/Gestaltung
- Varianten in der Aufgabenzuordnung (Person, Thema, Fachbereich, Team, …)
- Aufgaben Cluster, Differenzieren nach Assistenzbereich (z. B. Social Media, Text, Content, Technik, …)
- Vertretungsregelung
- Rahmenbedingungen
2. Schritt - Professionalisieren der Arbeitsweise
- Organisation der Postfächer, Ablage, Durchlaufzeiten
- Prozessvisualisierungen
- Vertretungsregelung
- nachvollziehbare Arbeitsweisen
- einheitlicher Programm-Einsatz statt Medienbruch, Vorlagen, Leitfäden
- einheitliche Abläufe (z. B. wie Protokoll, …)
3. Schritt - Qualifizieren
- Was wäre für einen optimalen Support erforderlich?
- Was ist an Qualifikation schon da?
- Was muss in welcher Form an Wissen angeeignet werden, um zukunftsfit und beschäftigungsfähig zu bleiben?
Vor Ort Beratung
Wo ansetzen? Stimmen die Vorgehensweise mit Papier statt digital zu arbeiten, die Anordnung der Informationen? Passen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Know how zur Stelle?
Prozessbegleitung
Telefonisch und vor Ort begleiten wir Sie systematisch bei Veränderungen und in Ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Inhouse Seminar, Workshop
Arbeitsplatz-Coaching
Officemanagement Beratung, Coaching und Workshops für
- Chef-Assistenz-Tandems
- im Vorzimmer Mitarbeitende mit geänderten Aufgaben oder Vorgesetzten
- Teams, die neu zusammen gestellt wurden, beispielseise nach Erziehungszeiten, Umbesetzungen, Umzug
- leidgeprüfte Führungskräfte
- schnell gewachsene Teams, Abteilungen
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Beate Baumann, Office Management
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