Office Management im Doppelsekretariat

Office Management im Doppelsekretariat

Was in Vorstandsbüros oft Standard ist, gilt mittlerweile auch für Hauptabteilungsleitungen. Gleich zwei Assistenzen arbeiten Leitung vom Sekretariat aus zu. Das ist gerade für Geschäftsführer, Vorstände und Hauptabteilungsleitungen mit hohem Stundenvolumen wichtig und wirkt sich auch auf die Außenwirkung aus.

Diese Sicht kann im Doppelsekretariat schon mal fehlen, wenn beide Mitarbeitende beispielsweise zur selben Zeit Mittagspause machen.

Oft ist eine personelle Veränderung Anlass, die Prozesse in Vorstands- und Hauptabteilungssekretariaten zu analysieren und nachhaltig zu optimieren.

Hier sind einerseits langjährige Erfahrung im Bereich Prozessoptimierung wichtig, insbesondere weil im Bereich von Geschäftsleitung und Vorstand besonders sensible und anspruchsvolle Aufgaben anliegen.

Einerseits nehmen wir den Ist-Stand über eine Arbeitsplatz-Begehung auf. 

Andererseits ist neben der fachlichen Expertise auch der geschulte Blick auf die systemische Ebene relevant.

Denn ein Aspekt, der bei der Prozessoptimierung oft unterschätzt wird, ist die persönliche Ebene zwischen Assistenz und Vorstand. Diese Beziehung ist entscheidend für den Erfolg.

Nur wenn hier ein vertrauensvolles und harmonisches Miteinander besteht, können Synergien voll ausgeschöpft und eine wahre Hochleistungs-Dream-Team-Dynamik entstehen.

Neben standardisierten, modernen Arbeitsabläufen sind das gegenseitige Verständnis, eine klare Kommunikation und ein gutes Gespür füreinander die Basis für effektive Zusammenarbeit.

Wir legen daher besonderen Wert darauf, in unsere Optimierungsansätze auch die weichen Faktoren einzubeziehen.

Die Herausforderungen im Doppelsekretariat

❗ Informationsaustausch und Wissensstand,

❗ Abstimmungen statt Doppelarbeiten

❗ einheitliche, standardisierte Abläufe

❗ Nachvollziehbarkeit von erledigten Aufgaben

❗ Optimierung von Arbeitsprozessen

❗ unterschiedliche Charaktere, zwischenmenschliche Konflikte

❗ Engpässe in der Kommunikation, z. B. Zusagen, die beide verpflichten/blockieren können

❗ Klare Zuständigkeiten