Office Management im Doppelsekretariat

Office Management im Doppelsekretariat

Was in Vorstandsbüros oft Standard ist, gilt mittlerweile auch für Hauptabteilungsleitungen. Gleich zwei Mitarbeitende arbeiten Leitung im Sekretariat zu. Das ist gerade für Führungskräfte mit hohem Stundenvolumen wichtig und wirkt sich auch auf die Außenwirkung aus.

Diese Sicht kann im Doppelsekretariat schon mal fehlen, wenn beide Mitarbeitende beispielsweise zur selben Zeit Mittagspause machen.

Office Management im Doppelsekretariat

Was in Vorstandsbüros oft Standard ist, gilt mittlerweile auch für Hauptabteilungsleitungen. Gleich zwei Mitarbeitende arbeiten Leitung im Sekretariat zu.

Die Vorteile des Doppelsekretariats

  •  breitere Abdeckung der Erreichbarkeit, kann durch Früh-/Spätschicht ausgedehnt werden
  •  weniger Vertretungs-Engpässe
  •  sich ergänzende, hohe fachliche Kompetenzen

Die Herausforderungen im Doppelsekretariat

❗ Informationsaustausch und Wissensstand,

❗ Abstimmungen statt Doppelarbeiten

❗ einheitliche, standardisierte Abläufe

❗ Nachvollziehbarkeit von erledigten Aufgaben

❗ Optimierung von Arbeitsprozessen

❗ unterschiedliche Charaktere, zwischenmenschliche Konflikte

❗ Engpässe in der Kommunikation, z. B. Zusagen, die beide verpflichten/blockieren können

❗ Klare Zuständigkeiten

Arbeitsplatz-Coaching

1. Schritt - Überblick zu Organisatorischem/Gestaltung

  • Varianten in der Aufgabenzuordnung (Person, Thema, Fachbereich, Team, …)
  • Aufgaben Cluster, Differenzieren nach Assistenzbereich (z. B. Social Media, Text, Content, Technik, …)
  • Vertretungsregelung
  • Rahmenbedingungen
Arbeitsplatz-Coaching

2. Schritt - Professionalisieren der Arbeitsweise

  • Organisation der Postfächer, Ablage, Durchlaufzeiten
  • Prozessvisualisierungen
  • Vertretungsregelung
  • nachvollziehbare Arbeitsweisen
  • einheitlicher Programm-Einsatz statt Medienbruch, Vorlagen, Leitfäden
  • einheitliche Abläufe (z. B. wie Protokoll, …)
Arbeitsplatz-Coaching

3. Schritt - Qualifizieren

  • Was wäre für einen optimalen Support erforderlich?
  • Was ist an Qualifikation schon da?
  • Was muss in welcher Form an Wissen angeeignet werden, um zukunftsfit und beschäftigungsfähig zu bleiben?
vor Ort Beratung

Vor Ort Beratung

Wo ansetzen? Stimmen die Vorgehensweise mit Papier statt digital zu arbeiten, die Anordnung der Informationen? Passen die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Know how zur Stelle?

Prozessbegleitung

Prozessbegleitung

Telefonisch und vor Ort begleiten wir Sie systematisch bei Veränderungen und in Ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Inhouse Seminar, Workshop

Ob Impulsvortrag, Halbtages- und Tagesveranstaltungen – profitieren Sie von unseren maßgenauen Angeboten. Vor- und Nachbereitungsphasen sorgen für absoluten Praxistransfer statt Gießkannen-Weiterbildung.
Arbeitsplatz-Coaching

Arbeitsplatz-Coaching

Arbeitsplatz-Coaching direkt an Ihrem Schreibtisch mit Büro Coach, wahlweise für Führungskräfte, Chef-Assistenz-Tandems oder Mitarbeitende aus Sachbearbeitung und Assistenz. Sie erreichen Struktur für Ihren Arbeitstag, Ihre Aufgaben, die Ablage (Papier + PC) und gewinnen mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

Officemanagement Beratung, Coaching und Workshops für

  • Chef-Assistenz-Tandems
  • im Vorzimmer Mitarbeitende mit geänderten Aufgaben oder Vorgesetzten
  • Teams, die neu zusammen gestellt wurden, beispielseise nach Erziehungszeiten, Umbesetzungen, Umzug
  • leidgeprüfte Führungskräfte
  • schnell gewachsene Teams, Abteilungen

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Büroorganisation Officemanagement Assistenz

Beate Baumann, Arbeitsplatz-Coach & Kundenberatung

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