Besprechungen effizient leiten
Eigentlich hat die Besprechung schon angefangen, doch es fehlen noch einige Teilnehmer. Noch warten? Anfangen?
Es ist schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem
Und dann ist auch noch Karl Knoblauch der Dauerredner dabei – na, das kann ja heute heiter werden … auf jeden Fall wird es spät – große Begeisterung …
Besprechungen zählen zu den Zeitfressern Nummer Eins. Die Harvard Business School hat in einer Untersuchung herausgefunden, 60 % der Arbeitszeit werden in Meetings verbracht. Wollen unsere Spitzenkräfte das? Tatsächlich beklagen fast alle, in Besprechungen wertvolle Arbeitszeit zu verlieren, die dann für ihre Hauptaufgaben fehlt.
Zeitspar-Tipps für Ihre nächste Besprechung
- Machen Sie aus einer „Sitzung“ eine „Stehung“, OK – das ist auch abhängig von Art und Umfang des Anlasses.
- Laden Sie zu 50 Minütern ein, Start um 11:10 Uhr, Ende um 12:00 Uhr. Die anstehende Mittagspause erinnert an kurze Beiträge.
- Übertragen Sie dem Protokollführer das Mandat des Zeitwächters. Er darf einfordern „Bitte kurz einen Satz für das Protokoll, was halten wir jetzt fest?“
- Versenden Sie vor der Besprechung eine Agenda mit dem formalen Ziel des Tagungsordnungspunktes. Statt „Firmenfahrzeuge“ notieren Sie „Festlegen der Ausstattungsmerkmale Firmenfahrzeuge“.
- Fügen Sie hinter dem TOP ein Zeitangabe ein, (z. B. ca. 10 Minuten). Die Zeitangabe ist wichtig. Zeitsparfüchse kennen das Parkinson’sche Gesetz, nach dem eine Aufgabe mindestens die Zeit dauert, die man ihr einräumt. Ohne Zeitangabe entsteht der Gedanke an eine Rede-Flatrate!
- Visualisieren Sie die Kosten der Besprechung mit dem Meeting-Ticker. Die Uhr rechnet Ihnen vor, wie viel Kosten bereits in der Besprechung auflaufen. Dazu wird die Anzahl der Teilnehmer, durchschnittliche Gesamtkosten pro Stunde und Besprechungsstart eingegeben. Nebenwirkung: kann zu Schweißperlen beim Besprechungsleiter führen.
- Nutzen Sie auch die Count Down Funktion Ihres Smartphones.
- Auch durch die Auswahl der Teilnehmer kann die Länge der Sitzung gesteuert werden. Hier gilt meist weniger ist mehr.
- Führen Sie ein Live Protokoll direkt in eine Vorlage am Laptop, visualisiert über den Beamer. Einerseits wird dadurch der Anteil der Redezeit im Verhältnis zum festgehaltenen Aspekt des Beitrags deutlich. Andererseits spart das Vorgehen Abstimmungsschleifen nach Ausfertigung des Protokolls.
- Machen Sie es Ihren Teilnehmern bei Kaffee & Keks nicht zu gemütlich.
Übrigens: auch Elon Musk empfiehlt wenige Teilnehmer, seltene Meetings und im Zweifelsfall lieber zu gehen.
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