Beispiel eines Veränderungsprozesses, beteiligt: 20 Mitarbeitende, 3 Führungskräfte
Prozessverbesserung, ideale Abläufe und gute Selbstorganisation sind keine Selbstläufer
Der Geschfätsführer eines Unternehmens mit 25 Büroarbeitsplätzen merkt, es könnte Einiges besser laufen. Es gibt oft Doppelarbeiten, Überstunden und der Informationsfluss stockt. Die vielen internen Telefonate und Besprechungen deuten ebenfalls darauf hin. Etwa die Hälfte der Schreibtische erinnert an Wühltische im Schlussverkauf.
Wie und wo beginnt man?
1. Auftragsklärungsgespräch
In einem Telefonat besprechen wir den Veränderungswunsch und die Ziele, die mit der Beratung erreicht werden sollen. Neben der Bildungshistorie der Mitarbeitenden ist auch die Betriebszugehörigkeit eine wichtige Information. Ideal ist, wenn es ein Organigramm und Prozesshandbuch gibt. Während des Telefonats wird klar, ob und wie die Ziele erreicht werden können.
2. Angebot
Das Angebot informiert über mögliche Inhalte und Konditionen als erste Orientierung. Ein Konzept zur Vorgehensweise liegt diesem Angebot bei.
3. Vorbereitungsphase
Die Inhalte werden nach Auftragserteilung über eine Vorbereitungsphase individualisiert. Dazu erhält der Kunde einen Fragebogen als offene Worddatei. Diesen können er an die Teilnehmenden weiterleiten. Dadurch werden sich die Teilnehmenden bewusst, welche Fragen sie innerhalb des Veränderungsporzesses klären bzw. lösen möchten. Je nach Bildungshistorie kann in der Vorbereitungsphase bereits ein online Seminar besucht werden.
4. Durchführungsphase der Prozessverbesserung
Zwar gibt es einen Standard, doch jede Beratung läuft ein wenig anders. Das hängt von der Führung, von den Mitarbeitenden, von der Kultur im Unternehmen und von weiteren Variablen ab. Veränderungswunsch und Beharrungsvermögen können den Prozess zu einer Floßfahrt oder einem Rafting werden lassen.
5. Nachbereitungsphase und Prozessbegleitung online, telefonisch oder vor Ort
Es ist ein Unterschied, etwas zu „versuchen“ oder zu machen. Erfolge entstehen aus dem Machen. Dabei unterstützen wir während des Veränderungsprozesses. Entweder hat der Geschäftsführer oder jemand, dem die Nachverfolgung des Prozesses delegiert wird, direkten VIP Kontakt zu denkvorgang.
6. Abschlussphase Prozessverbesserung
Im Abschlussgespräch feiern wir die Erfolge, reflektieren den Prozess und halten die Meilensteine für die nächsten Monate fest.
DIY – Das können unsere Kunden selbst erledigen
(Beispiele in der Grafik blau + grau dargestellt)
1. Mitarbeitergespräche + Maßnahmenpläne nachverfolgen
Der Maßnahmenplan aus Seminaren, Arbeitsplatzbegehungen oder Workshops beinhaltet alles, was nachverfolgt werden muss. Denn ohne diese „soziale Kontrolle“ verebbt die Aufbruch- und Veränderungsstimmung zu schnell.
2. Zeit für online Seminare freistellen, gemeinsam daran teilnehmen
Bestimmte Fachthemen können über ein online Seminar günstiger erschlossen werden als mit einem Trainer vor Ort. Das gemeinsame Anschauen und sich darüber Austauschen sorgt für neue Möglichkeiten, Aufgaben zu bewältigen. Auch hier kann ein Maßnahmenplan erstellt werden. Dafür erhält der/die Prozessverantwortliche entsprechende Vorlagen. Wir befähigen unsere Kunden, es selbst zu tun.
3. Regelmäßige online Treffen oder Telefonate mit denkvorgang Erfolgsbegleitern
Gibt es Unklarheiten oder zeigen sich neue Herausforderungen, bespricht der/die Prozessverantwortliche Möglichkeiten zum weiteren Vorgehen in fest vereinbarten Telefonterminen. Hier wird auch immer der Grad der Zielerreichung überprüft.
Was bei diesem Kunden zusätzlich zu den Zielen erreicht wurde:
- Außenwirkung erhöht durch Clean Desk
- Schränke wurden abgebaut, mehr Raum, weil weniger Ausdrucke und Papierunterlagen verstaut werden müssen
- 1 Drucker fiel während des Prozesses aus, auf ihn konnte jetzt sogar verzichtet werden
- 2 Stunden je Woche eingesparte Besprechungszeiten für 10 Mitarbeitende (=20 Stunden!)
- Besprechungen sind 15 Minuten kürzer und enden mit klarem Maßnahmenplan (1 Besprechung mit 8 Mitarbeitern = 2 Stunden/Woche)
- E-Mails werden noch am selben Tag beantwortet
- die Durchlauf- und Reaktionszeit auf Anfragen wurde verbessert
- einheitlicher Außenauftritt durch Schnellbausteine für E-Mails und Wordtexte, reduzieren von Tippfehlern
- Vorlagen wurden vereinheitlicht und automatisiert
- schnellere Zugriffe auf Dateien, keine Suchzeiten mehr durch angepasste Ablagestruktur (10 Minuten pro Tag an 20 Arbeitsplätzen = 3,5 Stunden täglich)
- verbessertes Arbeitsklima mit verlässlichem Feierabend
- eine Mitarbeiterin verließ das Unternehmen auf eigenen Wunsch. Die Stelle musste nicht neu besetzt werden.
Wo möchten Sie starten?
Work + Exzellenz, das ist Worxellence® und steht für das herrlich Lebensgefühl am Arbeitsplatz, wenn alles im Griff ist. Klare Ziele = Klare Prioritäten.
Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©
Beate Baumann, Arbeitsplatz-Coach & Kundenberatung
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