DELEGIEREN?

Kennen Sie das, …

? wenn plötzlich alles auf einmal fertig sein muss?

? wenn es keine Vertretung gibt?

? wenn die Zeit drängt?

Ein Office Hero wäre schon klasse, ABER …

… die Struktur fehlt!

… zu wenig ist dokumentiert.

… das Wissen ist nur in den Köpfen.

Bei denkvorgang hören wir oft:

„Wie soll ich jemanden einarbeiten? Die Person findet sich hier nicht zurecht!
Sie muss dauernd fragen, wo was ist …“

Dann fragen wir: 

„Wie sieht die Alternative aus? Wollen Sie weiter das Nadelöhr im Prozess bleiben?“

Delegieren ist möglich, wenn …

Die Strukturen da sind, Prozesse dokumentiert sind und die Führungskraft Delegieren auch zulässt.

Dass Strukturieren & Dokumentieren im Tagesgeschäft möglich ist, beweist Claudia.

Sie ist Geschäftsführerin eines Optik Geschäftes in Dresden.

Gemeinsam mit ihrem Team (alles Optiker) haben wir Strukturen geschaffen.

„Ahh“ und „Oooh so einfach!“ hörten wir sie alle schwärmen.

Ja, es war zu Beginn ein Mehraufwand.

Doch für eine gute Ernte, darf man erst einmal säen.

Heute hat Claudia einen Office Hero an ihrer Seite.

Sie kann sich um ihre Unternehmerinnenaufgaben kümmern.

Und ihr Team um die Kunden, statt um Lieferscheine und ähnliches.

Außerdem freuen sich Claudias Lieblingsmenschen darüber, sie zu „normalen“ Zeiten wieder zuhause zu haben.

WARTEN SIE NICHT!

Starten Sie jetzt durch.

Sie werden in zwei Monaten sagen, hätte ich doch direkt heute begonnen!

Denken Sie daran: Sie sind der wichtigste Mensch in Ihrem Leben ♥.

Am Ende des Tages ist immer noch zu viel Arbeit da und die Zeit, etwas zu delegieren, nehmen sich nur wenige. Die Ursache für diesen Engpass liegt im Mindset, in der inneren Haltung.

„Das Arbeitsergebnis entspricht nie meinen Anforderungen!“

Diese Aussage kann auf einen hohen Kontroll- oder Perfektionsanspruch zurück gehen. Unklare Ziele oder Erwartungen, unter Zeitdruck nur kurz und unzureichend übergeben, können ja nur zu einem unzureichenden Arbeitsergebnis führen und liefern scheinbar den Beweis für diese Ausrede. Wer sich selbst mit Delegierbarem und Perfektion unter Druck setzt, sorgt für eine zu große Aufgabenliste oft mit untererfüllter, selbst verursachter „Qualität“. Druck der nicht sein müsste.

„Bevor ich das lange erkläre, ist es schon fertig!“

Checklisten oder Anleitungen entlasten und sind schnell erstellt. Wer heute Delegierbares selbst erledigt, wiederholt es beim nächsten mal wieder. Sich mit Delegierbarem zu befassen und möglicherweise höherwertige Aufgaben liegen zu lassen, ist nicht besonders effizient.

„Ich habe niemanden, dem ich das aufdrücken kann.“

Schon in der Formulierung „aufdrücken“ schwingt eine Abwertung mit. Gibt es wirklich niemanden oder ist Ihnen zu unangenehm, diese Aufgabe weiterzuleiten? Denn vielleicht würde der andere Sie dann nicht mehr mögen?  „Talenttausch“ könnte eine Lösung sein. Vielleicht gelingt eine bestimmte Aufgabe Kollegen/Kolleginnen leichter und Sie tauschen Zeitbudgets untereinander? Außerdem gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, Aufgaben zu delegieren wie beispielsweise an eine virtuelle Assistenz oder Freelancer.

Was hält Sie davon ab, Aufgaben zu delegieren?

Checkliste Delegation

Diese Checkliste könnte aufbereitet als Wordvorlage in Ihrem Vorlageverzeichnis gespeichert sein.

Ein alternativer Speicherort wäre OneNote.

Exemplarische Fragen auf einer Checkliste

• Sind Sie davon überzeugt, dass Delegation für Sie vor allem Vorteile hat?
• Haben Sie einen Überblick über anstehende, delegierbare Aufgaben?
• Erfüllt die Person, die die Aufgabe übernehmen soll, die Fähigkeiten und Kompetenzen für die Erledigung?
• Ist das Ziel der Aufgabe klar, sind Zwischenziele festgelegt?
• Sind die Voraussetzungen und Rahmenbedingungen gegeben?
• Hat die Person, die die Aufgabe erledigen soll, die nötigen Informationen, kennt sie den größeren Gesamtzusammenhang der Aufgabe?
• Ist deutlich, wer bei Rücksprachen oder Schwierigkeiten Ansprechpartner ist?
• Ist das Erledigungsdatum klar?

Wenn Sie delegieren, ist es wichtig, die Aufgabenerfüllung zu kontrollieren und eine Rückmeldung zu geben.

Exemplarische Checkliste zur Rückmeldung einer delegierten Aufgabe

• Wurde die Aufgabe erledigt?
• Fiel es der Person leicht oder schwer, die Aufgabe zu erledigen?
• Was hat gefehlt?
• Sind Dinge aufgefallen, die in Zukunft die Aufgabe schneller, einfacher, effektiver erledigen lassen?
• Haben Sie die Person, die die Aufgabe erfüllte, gelobt?