Freigabe von Outlook Aufgaben
Outlook Aufgaben freigeben erleichtert die Zusammenarbeit und das Projektmanagement erheblich. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Aufgabenlisten in Outlook effektiv freigeben können, welche Vorteile dies mit sich bringt und wie Sie mögliche Probleme vermeiden.
Warum Outlook Aufgaben freigeben?
Die gemeinsame Nutzung von Aufgabenlisten bringt viele Vorteile. Dazu zählt, dass die Freigabe es Teams ermöglicht, effizienter zusammenzuarbeiten. Jeder im Team kann den Fortschritt der Aufgaben in Echtzeit sehen, was Transparenz schafft und die Koordination verbessert. Zudem können Aufgaben einfacher delegiert und Fristen besser eingehalten werden.
Vorbereitung zur Freigabe
Gehen Sie dazu in den Bereich „Aufgaben“ und fügen Sie neue Aufgaben hinzu. Sie können Aufgaben auch in verschiedene Kategorien einteilen und Fristen sowie Prioritäten festlegen.
So geben Sie Aufgaben über Outlook frei:
Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Berechtigungen für Ihre Aufgabenliste festlegen. Überlegen Sie, wer die Liste sehen und bearbeiten darf. Es ist wichtig, diese Einstellungen vor der Freigabe genau zu überprüfen, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten.
- Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Ihrer Aufgabenliste.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Aufgabenliste und wählen Sie „Freigeben“.
- Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie die Liste teilen möchten.
- Wählen Sie die Berechtigungsstufen aus (nur anzeigen, bearbeiten).
- Klicken Sie auf „Senden“, um die Einladungen zu verschicken.
Freigabeberechtigungen verwalten
Outlook bietet verschiedene Berechtigungsstufen, die Sie festlegen können:
- Nur anzeigen: Der Benutzer kann die Aufgabenliste sehen, aber keine Änderungen vornehmen.
- Bearbeiten: Der Benutzer kann Aufgaben hinzufügen, ändern und löschen.
Falls Sie die Berechtigungen später ändern müssen, können Sie dies in den Freigabeeinstellungen Ihrer Aufgabenliste tun. Gehen Sie dazu wieder in die Freigabeoptionen und passen Sie die Berechtigungen entsprechend an.
Um einen einzelnen Benutzer von der Freigabe auszuschließen, gehen Sie in die Freigabeeinstellungen Ihrer Aufgabenliste und entfernen Sie die E-Mail-Adresse des betreffenden Benutzers.
Möchten Sie die Freigabe der gesamten Aufgabenliste beenden, können Sie dies ebenfalls in den Freigabeeinstellungen tun. Entfernen Sie alle E-Mail-Adressen aus der Freigabeliste.
Outlook vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen Chef und Assistenz
Es kommen täglich viele E-Mails mit Handlungsauftrag. Oft bleiben sie einfach im Posteingang „hängen“. Oder sie werden als ungelesen gekennzeichnet, damit sie oben im Postfach weiter „blau“ angezeigt werden.
Lösung #1: E-Mails zu Aufgaben machen
E-Mails können mit einem Klick sehr einfach zur Aufgabe gemacht werden. Flott gemacht über die Funktion „zur Nachverfolgung“. Mehr dazu im Outlook Mini Kurs.
Lösung #2: Aufgabenliste freigeben
Werden Aufgaben über die Aufgabenliste geplant, hilft ein gegenseitiger Blick in diese Liste.
Chef-Assistenz-Tandems profitieren in Outlook vom Freigeben der Aufgaben.
So geben Sie Ihre Aufgabenliste anderen frei:
Dazu einfach Rechtsklick auf die entsprechende Aufgabenliste und dann „Aufgaben freigeben“ anklicken.
Outlook ist gerade im Office Management für die Zusammenarbeit zwischen Assistenz und Führungskraft eine echte Rakete!
Struktur im Postfach + Aufgaben + Kalender - Outlook Mini Kurs
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
Ein häufiger Fehler ist das Vergessen, die richtigen Berechtigungen zu setzen. Stellen Sie sicher, dass Sie vor der Freigabe genau prüfen, wer was sehen und bearbeiten darf.
Die Integration von Outlook mit Microsoft Teams kann die Zusammenarbeit weiter verbessern. Aufgaben aus Outlook können direkt in Teams angezeigt und verwaltet werden.
Stellen Sie sicher, dass Ihre freigegebenen Aufgabenlisten den internen Datensicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens entsprechen.
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Marco Frei und Nicole Klingel
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