Weniger Stress durch E-Mails, das hilft

Volle Inbox und der Strom reißt nicht ab. Wir hängen fest und verzetteln uns im Posteingang.

Die meisten arbeiten in der Ansicht „Posteingang“ und sehen damit ständig herein kommende E-Mails. Zum anderen ist es der unreflektierte Reiz: E-Mail kommt, gefolgt von der Reaktion: lesen und dann direkt „aus der Hüfte antworten“ oder doch später erst bearbeiten. Das „kurz mal Beantworten“ löst oft weitere Nachfragen des anderen aus, da in der schnellen Antwort oft etwas unberücksichtigt blieb. Unklare Kommunikation, was erwartet der andere von mir, bis wann und in welcher Qualität – macht E-Mails oft zäh.

Es wirkt, als ob zu viele offene Fäden in der Luft schwirren. Der Zeigarnik Effekt. https://de.wikipedia.org/wiki/Zeigarnik-Effekt erklärt das Gefühl ganz gut.

Was nervt da eigentlich? Permanentes Eintrudeln oder das vermutete Verlangen nach Aufmerksamkeit?

Es hat mehr mit dem eigenen Antrieb, dem eigenen Wahrnehmen zu tun. Jemand, dem schnelle Ergebnisse wichtig sind, versendet „schnell mal“ eine Frage. Ein anderer, dem die Beziehungsebene wichtig ist, investiert vielleicht mehr Text, mehr E-Mails, um das sichere Gefühl aufzubauen, alles ist in Ordnung. Dahinter könnte aber auch hohe Dienstleistungsorientierung als Selbstverständnis stehen. Gerade jetzt im Homeoffice befürchten Mitarbeitende, eine nicht direkt beantwortete E-Mail belege, sie seien nicht erreichbar.

Könnten wir nicht einfach auf den Chat übergehen, statt E-Mails zu senden?

An das Chatten sind viele durch Social Media oder WhatsApp gewöhnt. Diese Form der Kommunikation reduziert sich meist auf wenige Wörter, Abkürzungen wie „LG“ und kurze Sätze. Im Chat werden häufig auch Emoticons eingesetzt. Die DIN 5008 lässt sie übrigens jetzt auch – sparsam angewendet – für die E-Mailkommunikation zu. Allerdings gibt es hier wieder Engpässe hinsichtlich der Inhalte, der Missverständnisse, der Anlagen, …

Löst eher der Wust an E-Mails oder die Unübersichtlichkeit Stress aus?

Es gibt zwei Perspektiven zu dieser Frage: 1. Für den Wust ist jeder selbst verantwortlich. Denn wer keine Entscheidung trifft oder ständig aufschiebt, der hat dann einfach zu viele E-Mails im Posteingang. Wie bei der Papierpost. Wer nicht konsequent entscheidet zu löschen, weiterzuleiten, zu archivieren oder sein To Do zu planen, wird sich in seinem Chaos verlieren. Das kann richtig stressen.

Die zweite Perspektive ist – Setzt das Unternehmen die richtigen Tools ein? E-Mail ist gut für eine 1:1 Kommunikation. Wenn es um mehrere Ansprechpartner, Projekte und Anhänge geht, funktioniert es nicht mehr mit E-Mails. Das ist auch der Grund, warum ASANA, Monday oder auch MS TEAMS beispielsweise so populär geworden sind.

Warum schreiben wir noch E-Mails, wenn es doch andere Plattformen und Tools zur Kommunikation gibt? Wird sich das in Zukunft ändern?

Ja, definitiv. Sogar Verwaltungen und auch kirchliche Organisationen haben jetzt gemerkt, es geht nicht anders. Mehr Projekte, mehr Ansprechpartner, mehr Dateien – unsere Arbeitswelt ist komplexer geworden. Gerade jetzt durch das Arbeiten im Homeoffice zeigt sich, wer seine Digitalisierungs- und Strukturiereungs-Hausaufgabe noch nicht gemacht hat. Denn die Dokumentenlenkung ist ein wesentlicher Baustein für Produktivität und damit Wettbewerbsfähigkeit.

Welche konkreten Tipps gibt es, sich von E-Mails weniger stressen zu lassen und trotzdem nichts Wichtiges zu verpassen?

Wer an den technischen Rahmenbedingungen nichts ändern kann, hat mit diesen vier Handlungsebenen trotzdem Erleichterungen in der Hand:

1. Die Software richtig einsetzen:

Beispielsweise Regeln für CC-E-Mails, Planungshilfen nutzen, Benachrichtigungstöne ausschalten, … Es geht also hier um die digitalen Kompetenzen. Hier dürfen Viele mal richtig nachlegen ?. Denn gerade für Outlook gibt es enorme Vereinfachungen. Gern können Sie an dem Outlook Mini Kurs kostenlos teilnehmen: www.denkvorgang.com/outlook

2. Die Verhaltensebene:

hier gilt, konsequent zu entscheiden und die Einmal-Regel anzuwenden. Stellen Sie sich im „schlimmsten Fall“ vier Fragen: 1. kann ich löschen? Ja? Dann löschen. Nein? 2. Frage: Kann ich das delegieren muss ich andere informieren? Ja? Dann tun. Nein? Dann 3. Frage: ist das eine Information mit gesetzlichem oder internen Aufbewahrungswert? Falls Ja – speichern/weiterleiten. Nein? Dann bleibt nur noch übrig: als Aufgabe umsetzen, wenn es nur 3 Minuten Zeit braucht. Sonst als Aufgabe planen und die E-Mail zur Aufgabe umfunktionieren.

3. Die Soft Skills Ebene:

Habe ich die Erwartungen geklärt? Kann ich annahmegerecht Nein sagen und damit Qualität sichern? Kann ich Feedback wertschätzend geben und wie gehe ich selbst mit Kritik um?

4. Die Werte Ebene:

Sind Sie sich Ihrer Werte und der eigenen Antreiber bewusst? Wie wichtig sind Ihnen Zuverlässigkeit und ständige Erreichbarkeit? Und ist die permanente Erreichbarkeit überhaupt notwendig, also wendet Erreichbarkeit eine Not ab?! Bin ich ein Perfektionist? Will ich alles haarklein aufbewahren? Ist mir also Sicherheit wichtig? Muss ich mich mit den E-Mails immer absichern und alles speichern? Wie ist mein Reiz- und Reaktionsmuster? Kann ich auch mal sieben gerade sein lassen? Kann ich mein FOMO (Fear of missing out) loslassen? Oder hänge ich immer wieder in der Harmonie Falle?

5. Das Gefühl von Worxellence® – Exzellenz @ Work:

Mit klaren Zielen und klaren Prioritäten verzettelt man sich nicht mehr in den E-Mails.

Ihre Zeit. Ihr Leben. Ihr Spielraum.

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Ihre Zeit. Ihr Leben. Ihr Spielraum!