Prioritäten setzen

Sie kommen an Ihren Arbeitsplatz und würden am liebsten wieder gehen. Berge unerledigter Arbeit warten auf Sie. Sogar „Tageskröten„, die vielleicht schon einige Male verschoben wurden. Unken „erledige mich!„.

Und schon klingelt das Telefon und ein Kunde möchte Informationen zu einem bestimmten Thema, das Sie doch „wo-war-das-denn-gleich“ abgelegt haben.

OK – flüchten bringt nichts. Prioritäten setzen ist angesagt!

Prioritäten festlegen heißt Entscheidungen treffen. Entscheiden Sie sich für eine Sache ist das gleich eine Entscheidung gegen eine andere.

Sie geben also einer Sache den Vorrang – Sie priorisieren.

 

Was hat Priorität in meiner Arbeit?

Die Antwort ist abhängig von Ihrem Ziel oder dem Ziel des Auftraggebers. Wer klare Ziele hat, hat auch klare Prioritäten.

Fragen Sie sich also: Bringt mich die Aufgabe x näher an mein/unser Ziel?

Beispiel: Die Umsatzsteuervoranmeldung – welche Priorität hat sie? Das Ziel eines Unternehmens ist Gewinn, Umsatz machen. Gemessen an diesem Ziel fällt der Zeiteinsatz für die Aufgabe Umsatzsteuer in die Priorität C. Diese Aufgabe ist delegierbar, z. B. an den Steuerberater.

Stellen Sie sich die Schlüsselfrage:

Was ist die EINE Aufgabe, die Sie tun können, so dass alle anderen einfacher oder sogar überflüssig werden?!

Dann wird es ziemlich einfach, Unwichtiges liegen zu lassen. Ein Nein annahmegerecht zu kommunizieren! Sehr wichtig – sonst haben Sie später die ständigen Nachfragen in Ihren E-Mails … 

Nach dem Eisenhower Prinzip werden vier Prioritäten unterschieden:

  • Priorität A ist inhaltlich sehr wichtig und zeitlich dringlich (sofort handeln)
  • Priorität B ist inhaltlich wichtig (planen)
  • Priorität C ist zeitlich dringlich (delegieren oder ignorieren)
  • Priorität D ist weder wichtig noch zeitlich dringend (streichen!, Nein sagen)

Werden B- oder C-Prioritäten lange aufgeschoben, katapultieren sie sich schnell zu A-Aufgaben. Haben Sie ständig mit A++++ Prioritäten zu kämpfen, klären Sie, wodurch diese entstehen.

Prioritäten setzen und kommunizieren

 

Hat Ihr Kollege oder Chef die Sache lange liegen gelassen und jetzt müssen Sie alles retten?

Wer das Ziel verfolgt, es allen Menschen Recht zu machen, ist sicher Everybodys Darling und genauso sicher auch Everybodys Depp. Prüfen Sie, ob Sie ein Nein zur Sache zu jetzt äußern können. Lesen Sie unsere Tipps – „Wie sage ich annahmegerecht  Nein?“ und entwickeln Sie Ihren Lösungssatz, Grenzen zu setzen.

Prioritäten setzen erst möglich mit Überblick durch Planungshilfen

Vergeben Sie für jede Aufgabe ein Zeit-Preisetikett (wie viel Zeit kostet sie?), eine Priorität (C wäre delegierbar) und planen Sie die Aufgabe ein. Führen Sie dazu eine Aufgabenliste, übrigens mit Outlook geht das ganz einfach.

 

E-Mails im Griff - Outlook Video Kurs

 

 

 

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Prioritäten Setzen Beispiele 

3 Aufgaben mit hoher Priorität, die Zeit reicht aber nur für eine Aufgabe:

  1. Umsatzsteuervoranmeldung muss versendet werden
  2. Ein Angebot an einen neuen Interessenten muss heute versendet werden
  3. Die Schulungsunterlagen für den Folgetag müssen fertig gemacht werden

 

Wie würden Sie die Priorität in diesen Beispielen festlegen?

Zur Umsatzsteuervoranmeldung:

  • Die Umsatzsteuervoranmeldung hat eine klare gesetzliche Frist, die eingehalten werden muss.
  • Die rechtzeitige Einreichung ist wichtig, um Strafen oder rechtliche Probleme zu vermeiden.
  • Wird die Zeit hier investiert, kommt kein Geld herein, wie etwa bei der Schulung. Auch wird es keinen neuen Auftrag geben, ohne ein Angebot vorher abzugeben.

 

Zum Angebot an den Kunden

  • Kundenangebote sind entscheidend für das Geschäft, aber es gibt wahrscheinlich eine gewisse Flexibilität in der Deadline.
  • Angebote sind wichtig, um Einnahmen zu generieren, aber sie haben keine sofortige Auswirkung.

 

Schulungsdateien für den Folgetag erstellen

  • Schulungsdateien sind für die Durchführung der Schulung relevant.
  • Ohne Schulungsdateien wird der Erfolg des Seminars gemindert.
  • Kunden bemerken den Qualitätsengpass und könnten negatives Feedback geben.
  • Fehlende Schulungsdateien können ein Anlass für Reklamationen, Beschwerden oder Abzug in der Rechnung sein.

 

Empfehlung für die Priorität in unserem Beispiel:

  1. Schulungsunterlagen
  2. Umsatzsteuervoranmeldung
  3. Angebot 
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Tipp zur Zeiteinteilung

Nach der 60:40 Regel sollen an einem acht Stunden Tag nur fünf Stunden für konkrete Aufgaben am Vortag eingetragen werden.

60 Prozent geplant, 40 Prozent Puffer für spontane Prioritäten

Drei Stunden bleiben für Neues, Unerwartetes oder Unvorhersehbares frei. Gerne stehen wir Ihnen mit Beratung, Seminaren oder Coachings beim Setzen Ihrer Prioritäten zur Verfügung.

Klarheit über die Priorität über Schritte mit Kanban Board

In diesem Artikel zum Thema Kanban finden Sie weitere Möglichkeiten zu priorisieren und zu strukturieren.