Prioritäten setzen – 3 Tipps, damit es gelingt
Was heißt eigentlich Prioritäten setzen?
In einer Welt voller Ablenkungen und endloser Aufgabenlisten ist das Prioritäten Setzen eine essenzielle Fähigkeit, um effektiv und effizient zu arbeiten und zu leben.
Es geht darum, zu entscheiden, was wirklich wichtig ist, und seine Zeit und Energie darauf zu konzentrieren.
Ohne klare Prioritäten verlieren wir uns schnell im Chaos der täglichen Aufgaben. Wir verbringen Zeit mit Dingen, die wenig Einfluss auf unsere langfristigen Ziele haben, und fühlen uns oft überfordert und gestresst. Durch das Setzen von Prioritäten schaffen wir Klarheit und können uns auf das Wesentliche konzentrieren.
Prioritäten setzen heißt auf etwas vorrangig reagieren
Sie kommen an Ihren Arbeitsplatz und würden am liebsten wieder gehen. Berge unerledigter Arbeit warten auf Sie. Sogar „Tageskröten„, die vielleicht schon einige Male verschoben wurden. Unken „erledige mich!„.
Und schon klingelt das Telefon und ein Kunde möchte Informationen zu einem bestimmten Thema, das Sie doch „wo-war-das-denn-gleich“ abgelegt haben.
OK – flüchten bringt nichts. Prioritäten setzen ist angesagt!
Prioritäten festlegen heißt Entscheidungen treffen. Entscheiden Sie sich für eine Sache ist das gleich eine Entscheidung gegen eine andere.
Sie geben also einer Sache den Vorrang – Sie priorisieren.
Was hat Priorität in meiner Arbeit?
Die Antwort ist abhängig von Ihrem Ziel oder dem Ziel des Auftraggebers. Wer klare Ziele hat, hat auch klare Prioritäten.
Fragen Sie sich also: Bringt mich die Aufgabe x näher an mein/unser Ziel?
Beispiel: Die Umsatzsteuervoranmeldung – welche Priorität hat sie? Das Ziel eines Unternehmens ist Gewinn, Umsatz machen. Gemessen an diesem Ziel fällt der Zeiteinsatz für die Aufgabe Umsatzsteuer in die Priorität C. Diese Aufgabe ist delegierbar, z. B. an den Steuerberater.
Stellen Sie sich die Schlüsselfrage:
Was ist die EINE Aufgabe, die Sie tun können, so dass alle anderen einfacher oder sogar überflüssig werden?!
Dann wird es ziemlich einfach, Unwichtiges liegen zu lassen. Ein Nein annahmegerecht zu kommunizieren! Sehr wichtig – sonst haben Sie später die ständigen Nachfragen in Ihren E-Mails …
Tipp #01: Vergeben Sie bewusst Prioritäten, z. B. nach dem Eisenhower Prinzip:
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Prioritäten sortieren nach dem Eisenhower Prinzip:
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Inhaltlich wichtig! Priorität B Einplanen, Zeit reservieren. Steigert die Qualität.
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Zeitlich und inhaltlich wichtig! Prioriät A Sofort tun! |
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Weder inhaltlich wichtig noch zeitlich dringlich. Priorität D Bearbeitungs-Nein kommunizieren! Not-To-Do, aussortieren & löschen. |
Daily Business – Tagesgeschäft. Priorität C Delegierbar! Die Aufgabe andere machen lassen. Oder auch mal ignorieren. |
Werden B- oder C-Prioritäten lange aufgeschoben, katapultieren sie sich schnell zu A-Aufgaben.
Haben Sie ständig mit A++++ Prioritäten zu kämpfen, klären Sie, wodurch diese entstehen.
Tipp #02: Prioritäten setzen und kommunizieren
Hat Ihr Kollege oder Chef die Sache lange liegen gelassen und jetzt müssen Sie alles retten?
Wer das Ziel verfolgt, es allen Menschen Recht zu machen,
ist sicher Everybodys Darling und genauso sicher auch Everybodys Depp.
So einfach werden Sie ein Nein zur Sache zu jetzt äußern können.
Freundlich bestimmt Grenzen setzen und Nein sagen
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Tipp #03: Prioritäten setzen erst möglich mit Überblick durch Planungshilfen
Erst mal den Überblick herstellen!
Was liegt heute an?
Wie lange dauert das Erledigen ungefähr?
Vergeben Sie für jede Aufgabe ein Zeit-Preisetikett (wie viel Zeit kostet sie?), eine Priorität (C wäre delegierbar) und planen Sie die Aufgabe ein. Führen Sie dazu eine Aufgabenliste, übrigens mit Outlook geht das ganz einfach.
Chaos und Verzetteln beginnen schon im E-Mail-Fach.
Schaffen Sie sich jetzt die Struktur, mit denen Ihnen nichts mehr durchrutscht!
Schluss mit spontanen Prioritäten!
Prioritäten setzen Beispiele
3 Aufgaben mit hoher Priorität, die Zeit reicht aber nur für eine Aufgabe:
- Umsatzsteuervoranmeldung muss versendet werden
- Ein Angebot an einen neuen Interessenten muss heute versendet werden
- Die Schulungsunterlagen für den Folgetag müssen fertig gemacht werden
Wie würden Sie die Priorität in diesen Beispielen festlegen?
Zur Umsatzsteuervoranmeldung:
- Die Umsatzsteuervoranmeldung hat eine klare gesetzliche Frist, die eingehalten werden muss.
- Die rechtzeitige Einreichung ist wichtig, um Strafen oder rechtliche Probleme zu vermeiden.
- Wird die Zeit hier investiert, kommt kein Geld herein, wie etwa bei der Schulung. Auch wird es keinen neuen Auftrag geben, ohne ein Angebot vorher abzugeben.
Zum Angebot an den Kunden
- Kundenangebote sind entscheidend für das Geschäft, aber es gibt wahrscheinlich eine gewisse Flexibilität in der Deadline.
- Angebote sind wichtig, um Einnahmen zu generieren, aber sie haben keine sofortige Auswirkung.
Schulungsdateien für den Folgetag erstellen
- Schulungsdateien sind für die Durchführung der Schulung relevant.
- Ohne Schulungsdateien wird der Erfolg des Seminars gemindert.
- Kunden bemerken den Qualitätsengpass und könnten negatives Feedback geben.
- Fehlende Schulungsdateien können ein Anlass für Reklamationen, Beschwerden oder Abzug in der Rechnung sein.
Empfehlung für die Priorität in unserem Beispiel:
- Schulungsunterlagen
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Angebot
Tipp zur Zeiteinteilung
Nach der 60:40 Regel sollen an einem acht Stunden Tag nur fünf Stunden für konkrete Aufgaben am Vortag eingetragen werden.
60 Prozent geplant, 40 Prozent Puffer für spontane Prioritäten
Drei Stunden bleiben für Neues, Unerwartetes oder Unvorhersehbares frei. Gerne stehen wir Ihnen mit Beratung, Seminaren oder Coachings beim Setzen Ihrer Prioritäten zur Verfügung.
Klarheit über die Priorität über Schritte mit Kanban Board
In diesem Artikel zum Thema Kanban finden Sie weitere Möglichkeiten zu priorisieren und zu strukturieren.
Bonus Tipp zum Prioritäten Setzen, nur mit Taschentuch!
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