Die einen meinen, Überstunden sind ein Hinweis auf Unentbehrlichkeit. Es gibt noch einen weiteren Blick darauf.

Sind Überstunden Ausdruck für die (Un-)Fähigkeit, sich selbst zu führen?

Angenommen, Überstunden stigmatisieren. Wie würde sich diese Annahme auf Ihren Tagesplan auswirken? Haben Sie (dann) einen? Welche Fertigkeiten am PC/mit Outlook oder anderen Tools müssten Sie erweitern? Was käme zukünftig auf Ihre Not-To-Do-Liste? Wohin werden Sie Aufgaben delegieren? Wie „tracken“ Sie daraufhin Ihre Ziele?

Ist der Leidensdruck groß genug?

Frau Beck, ich verwalte irgendwie zu kleinteilig. Ich bin erschöpft und habe nur noch wenig Motivation. Doch es muss sich etwas ändern. Überall liegt Unerledigtes herum! Was kann ich tun?

Es gibt einige Dinge, die Sie grundsätzlich selbst schon angehen und strukturieren können. Dieses Beispiel zeigt einen echten, anonymisierten Fall. Die Kundin, ausgebildete Fotografin,  war zunächst beinahe nebenbei mit Shootings von Hochzeiten oder Portraits während der Erziehungszeiten aktiv. Das „Hobby“ weitete sich auch durch Empfehlungen immer weiter aus, die Kinder wurden größer und damit auch der Wunsch, entsprechende Strukturen zu schaffen.

Frau Beck, wie bringe ich denn mal richtig Struktur rein?

Während des Beratungsprozesses klären wir, was schon da ist und was in Eigenregie beispielsweise über denkvorgangs online Kurse zeitunabhängig umgesetzt werden kann.

Was zählt alles dazu?

1. Umgebungsgestaltung

Neben Sie Ihren Platz im Raum ein. Ihr Schreibtisch sollte so stehen, dass Sie eine Wand im Rücken haben und Ihr Blick zur Tür gerichtet ist. Achten Sie darauf, dass Sie nicht direkt vor einem Fenster sitzen. Einerseits wegen des Lichteinfalls, der Ihren Augen schadet. Andererseits wegen der entstehenden Ablenkungen. Falls das räumlich nicht möglich ist, besorgen Sie sich einen Paravent, montieren Sie ein Rollo von der Decke oder eine Gardinenstange mit einem blickdichten Vorhang.

Schluss mit Ablenkung durch Unordnung. Räumen Sie auf. Ordnen Sie Ihre Papierunterlagen. Trennen Sie sich von alten „Stehrümchen“. Sie brauchen maximal einen Stift, weg mit den vielen Werbekullis.

2. Informationsstruktur (Ablage, Wiedervorlage digital und analog)

Glätten Sie Ihre Informations-Kanäle und -Ströme! Was gehört dazu?

1. Stapelfreier Schreibtisch, mit stimmigem Ablagesystem sowie Farbleitsystem. Das Auge sieht Farben schneller als Wörter zu lesen. Clustern Sie nach Themen wie „Buchhaltung, Kunden, Lieferanten, …“. Vermeiden Sie Ordner wie „Allgemein oder Sonstiges A – Z“. Das sind Informationsgräber. Wie Sie mit Papierunterlagen umgehen, die noch eine Aufgabe beinhalten (Überweisung, Telefonat, …) erfahren Sie in unserem kostenlosen online Kurs „Schluss mit Wanderdünen: So haben Sie Ihr Papier im Griff!„
2. Welche E-Mailkonten (Web, E-Mail, AOL, Webseite, …) haben Sie für welchen Zweck mit welchem Login? Überlegen Sie, ob Sie diese vielen reduzieren. Dabei könnten Sie einen sogenannten Sammeldienst für E-Mails einrichten, alle umleiten/einsammeln
3. Mit diesen E-Mail-Zugängen hängen auch die Accounts und Abos zusammen, sowohl für
   • Ihr Business (Social Media, Hoster Webseite, …) als auch für
   • Privat
4. Mit diesen Accounts steht und fällt
   • Ihr Workflow
   • mögliche Automatisierungen
   • die Synchronisationen zwischen anderen Geräten (Tablet, Desktop PC, Laptop, Smartphone, …)
5. Verwalten Sie Lesezeichen in einem Browser, z. B. Chrome
6. Legen Sie sich eine Passwort Strategie an. Kennwörter der Accounts können Sie auch mit spezieller Software speichern.
7. Halten Sie Anleitungen und Vorlagen  bereit für
   • seltene Vorgänge (z. B. Serienbriefe zu Weihnachten)
   • Präsentationen, Protokolle, Mustertexte verschiedener Anlässe, …
8. Schaffen Sie sich eine Finanz Struktur über getrennte Konten für
   • Business (Konto für Steuerrücklage, Konto für Einnahmen, Konto für Ausgaben)
   • Privat (separate Konten für Rücklagen, Sparen, …)
9. Aktualisieren Sie Ihre Social Media Profile
10. Wie kann Ihre Webseite Sie entlasten?
    • Wo haben Sie Ihre Webseite gehostet?
    • Werden die Zertifikate automatisch verlängert? Falls nicht, wann steht die Verlängerung an?
    • Welche Downloads stellen Sie dort bereit, damit Kunden/Interessenten rasch alles verfügbar haben?
    • Welches  Technik (Joomla, WordPress, …) und welches Theme (Standard Vorlage wie DIVI, Elementor, …) hat Ihre Webseite?
    • Welche Plugins (SEO/google Auswertung, Cache, Weiterleitungen, Kontaktformular, …) braucht Ihre Webseite?

3. Software, einschließlich Kennwörter/E-Mailkonten

Ja, Software ist manchmal teuer. Und gleichzeitig entlastet sie. Sie automatisiert, was sonst mühevoll per Hand erfolgen muss. Daher: gönnen Sie sich die richtige Software. Aus meiner Sicht ist das Microsoft Paket 365 mit Outlook, OneNote, Word … alternativlos! An die Workflows und Erleichterungen kommt kein google Suite oder Open Office heran.

Buchen Sie ein Programm, welches vom Angebot bis zur Rechnung und Verbuchung alles für Sie übernimmt. Das können Programme wie Lexoffice, Buchhaltungsbutler, Papierkram, Datev Unternehmen online sein. Durch den online Zugang gibt es Schnittstellen zum Steuerberater oder auch für Ihre Assistenz.

3. PC- und Softskills

Die beste Software nützt nichts, wenn Sie diese nicht bedienen können. Und auch nicht, wenn sie zwar planen und bedienen aber nicht begrenzen/Nein sagen. Heißt: schauen Sie, dass Sie kontinuierlich besser werden und lernen. Vieles geht so viel einfacher als wie Sie es bisher „mit der Hand am Arm“ machen!

4. Klarheit über die eigenen Rollen

Im Homeoffice sind Sie nicht nur beruflichen Rollen ausgesetzt. Sie sind gleichzeitig in der Rolle als Elternteil, Nachbar, Freund, Geschwister, selbst Kind (falls die Eltern noch leben), Vereinskamerad, … Machen Sie sich klar, wie viel Zeit Ihnen pro Tag bleibt, wenn Sie allen Rollen gerecht werden wollen.

5. Tagesstruktur

Mit den Rollen geht auch einher, wann Sie welcher Rolle wie gerecht werden. Wie starten Sie den Tag, die Woche, den Monat? Gibt es feste Rituale, so etwas wie an M-Tagen (Montag und Mittwoch) erledigen Sie Aufgabe X. An D-Tagen, Aufgaben rund um Thema Y. Täglich ist der Zeitraum von 7 bis 9 Uhr reserviert für … Arbeitsende ist täglich um … Uhr. Pausen legen Sie ein von … bis …!

6. Kommunikationsmedien und (Nicht)-Erreichbarkeit

Mit der Tagesstruktur hängt auch die Erreichbarkeit zusammen! Auf welchem Medium sind Sie (nicht) erreichbar? Wann schalten Sie alle Töne wieder an? Standard sollte sein: alle Töne aus ?.

7. Gestaltung der Zusammenarbeit

Und auch hier hängt mit der Erreichbarkeit, der Software (Teams, Zoom, Skype, Smartphone, Telefon, E-Mail, …) und den Guidelines, die im Vorfeld abgestimmt wurden, die Zusammenarbeit ab.

8. Struktur für Selbst-Führung/wachsen und schneiden

Mit diesen Strukturen schaffte die Kundin sich die Strukturen, mit denen sie die Führung über den Tag übernimmt! Statt Reaktiv-Modus heißt es jetzt Pro-Aktiv-Modus! Bei allen Aufgaben wählt sie aus: passt die Anfrage generell zu meinem Business? Was werde ich zukünftig nicht oder mehr tun?

Die Natur lebt uns das Prinzip des Wachsens und Schneidens vor. Die Entscheidung liegt bei Ihnen!

Was durch diese Struktur für die Kundin plötzlich möglich wurde

An erster Stelle mehr Zeit und mehr Spielraum sogar für ortsunabhängiges Arbeiten. Sie hatte Zeit, Testimonials ihrer Kunden in ihr Marketing einfließen zu lassen, gibt bestimmte Anfragen an eine kooperierende Fotografin weiter. Hier hat sie jetzt erst den Wert in der Kooperation durch mögliche Provisionen und eben auch die Entlastung, leichter Nein sagen zu können, erkannt.

Die Social Media Profile ziehen Wunschkunden zu attraktiven Honoraren an. Diese berät sie dann auch zur Weiterverwertung der Shootings. Sie ist jetzt dabei, ihr Wissen über online Kurse weiter zu geben. 

Ich freue mich so an ihrem Vorankommen!

Wann möchten Sie die Leichtigkeit in Ihren Tag bringen?

Schreiben Sie mir.