Büroorganisation Ablage: eine ideale Ordnerstruktur ist das Fundament im Zeitmanagement
Schluss mit der Sucherei!
DER Effizienz Hebel in der Büroorganisation ist eine stimmige Ordnung in der Ablage
Damit haben Sie Informationen im Griff, schaffen Fokus, sparen Suchzeit und schaffen Exzellenz am Arbeitsplatz = Worxellence®
„Chaos ist sichtbar gewordener Veränderungswunsch“
sagt Rositta Beck. Ihre Kunden melden sich meist erst, wenn sie zu wenig Zeit haben.
Wir entwickeln mit Ihnen Ihre individuelle Ordnerstruktur für Cloud, SharePoint, OneDrive oder lokale Laufwerke.
Unternehmen, Verwaltungen, Kliniken, Hochschulen, Teams und Selbständige profitieren durch die Beratung zur Dateistruktur von sinnvoller Lenkung der Informationen. Erst dadurch ist ein digitales Büro überhaupt möglich, was auch das mobile Arbeiten von überall garantiert.
Wie läuft eine Beratung, Begleitung, ein Kompakt-Workshop oder Coaching ab?
Diese drei Phasen sichern echte Ergebnisse:
| Phase | Leistung |
| 1. Vorbereitungsphase |
Online Termin für Auftragsklärungsgespräch, Sichten der aktuellen Struktur, unterstützende Checkliste für die Vorbereitung des ersten Durchführungstermins. Ab 3 Personen erhalten Sie einen Link zu einer Erwartungsabfrage mit vorbereiteten Fragen zum Anklicken sowie Freitext-Feldern. Je nach Veränderungswunsch erhalten Sie Zugriff auf ein kurzes online Training bei freier Zeiteinteilung zu den Grundsätzen einer Struktur und Empfehlungen zur Dateibenennung (Teilnahme freiwillig). Selbständige erhalten zusätzlich eine ZIP-Datei mit einer grundsätzlichen Struktur für ihre Selbständigkeit und ihre privaten Dateien. |
| 2. Durchführungsphase |
Der Starttermin findet online statt und kann auf Wunsch auf vor Ort erfolgen. Planen Sie je nach Anzahl der Beteiligten 2 Stunden intensive Arbeitsphase ein. Wie viele online Follow up Termine erforderlich sind, richtet sich nach der Anzahl der Personen, Prozesse und Dateien. |
| 3. Ergebnissicherungsphase |
Nach jedem online Termin haben Sie die Möglichkeit, Fragen per E-Mail zu stellen sowie Feedback für Ihre erarbeiteten Veränderungen einzuholen. Dadurch wird ein kontinuierlicher Veränderungsprozess mit guter Feinabstimmung für rasche Zugriffe möglich. |
Wie viel kostet eine Begleitung, Beratung, Workshop oder Coaching zur Ablagestruktur?
Abhängig von der Anzahl der Beteiligten, dem Dateivolumen, den Zugriffsrechten und den Aufbewahrungsorten startet unser Angebot mit 490 Euro.
Vereinbaren Sie hier einen kurzen online Termin, um Ihr individuelles Angebot anzufordern.
1. Engpass in der Büroorganisation Ablage: Schreibtisch Chaos / Schreibtischmanagement
Sind Sie umgeben von Papier Stapeln links und rechts, die sich wie Wanderdünen ausbreiten? Überall Post Its. Bremsen Sie Chaos und Sucherei? Geht Ihnen auch schon einmal etwas durch, Fristen, Termine, Antwortschreiben?
In Ordnung, gern unterstützen wir Sie mit dem „Roten Faden„, an dem Sie zupfen und sich das Durcheinander auflöst. Damit gehört die Sucherei der Vergangenheit an. Das wirkt sich auf Ihre Arbeitszeit und Ihre Arbeitsorganisation und aus.
2. Engpass in der Büroorganisation Ablage: übervolle Büros, Schränke, Schubladen
Welch eine Last. Alles voll: Ablagekörbe, E-Mail-Posteingang und überall Papierstapel – höchste Zeit, so richtig Struktur in Ihr Büro und damit auch Arbeitsorganisation rein zu bringen.
3. Engpass in der Büroorganisation: übervolle E-Mail Fächer
Auch digital kann sich das Chaos einschleichen. Hunderte, nein Tausende E-Mails im Posteingang oder am Posteingangs-Unterordner bringen Unordnung in Ihre Büroorganisation.
4. Engpass in der Büroorganisation: historische gewachsene Ablagestruktur
Veraltete Pfade, volle Laufwerke. An den meisten Arbeitsplätzen wird klassisch in einer historisch gewachsenen Laufwerks Struktur gespeichert. Hier geht mit der Zeit die Struktur verloren. Suchzeiten und eigene Datei-Inseln entstehen.
Daneben sind auch fehlende Standards bei der Datei Benennung Grund für Chaos und Sucherei. Oft fehlen auch Handlungsanweisungen, was mit E-Mails zu tun ist.
Leichter wird es mit einer cleveren Ablagestruktur. Unsere Berater und Coaches entwickeln mit Ihnen und Ihrem Team eine intelligente Ablagestruktur, die sowohl für den Schrank/Schreibtisch als für den PC und Ihre E-Mails passt.
5. Engpass in der Büroorganisation: veraltete Prozesse und Herangehensweisen
Systematisch setzen wir Ihren Workflow um.
Darf es denn auch papierlos werden?
Gern unterstützen wir Sie auf Ihrem Weg zur Digitalisierung. Das Wort klingt zunächst nach enormen Veränderungen. Doch wenn Sie Ihre aktuelle Software besser nutzen, erreichen Sie in kleinen Schritten bessere Durchlaufzeiten. Alleine in Outlook schlummern enorme Möglichkeiten.
Basierend auf Prozessen und Abläufen erfahren Sie von denkvorgang Beratern und Coaches, mit welchen softwareseitigen Funktionen Sie spielend ans Ziel kommen. Eben im Fluss statt im Stau.
6. Engpass in der Büroorganisation: Office Management
Strukturen für Ihr Back-Office nach Umzug, Chef- oder Assistenz Wechsel und mit Blick auf die Digitalisierung. Wie werden Sie im Office Management unterstützt? Arbeiten Sie mit einem Assistenz Pool, Doppel Sekretariat, persönlichen Assistenz oder virtuellen Assistenz? Was wäre schon heute möglich, wenn Ihr Büro digital aufgestellt ist?
Mit diesen Methoden helfen wir
Unser System
Mit diesen Methoden helfen wir Ihnen bei effiziente Strukturen:
Arbeitsplatz-Coaching
vor Ort Beratung
Wenn es um neue Arbeitsabläufe und mehrere Beteiligte geht.
Prozessbegleitung
Telefonisch und vor Ort begleiten wir Sie systematisch bei Veränderungen und in Ihrem kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Firmen Seminar, Workshop oder Impulsvortrag
Ob Impulsvortrag, Halbtages- und Tagesveranstaltungen – profitieren Sie von unseren maßgenauen Angeboten durch Vor- und Nachbereitungsphasen.
online Lernen, bei freier Zeiteinteilung
Systematisch zusammen gestellte Lern-Häppchen sorgen für Praxis Transfer.
Büroorganisation ist das richtige für …
- an Ordnung interessierte und betroffene Mitarbeitende
- leidgeprüfte und ordnungssuchende Führungskräfte
- schnell gewachsene Teams, Abteilungen und Unternehmen oder Organisationen
- Selbständige und Unternehmer
- Menschen in Veränderungssituationen
- Mobil Arbeitende
Wollen wir kurz zu Ihrem Veränderungswunsch telefonieren?
Sie wünschen ein Angebot? Auf Ihre Anfrage freuen wir uns:
Team denkvorgang