Seminar Büro-Effizienz: moderne Arbeitsorganisation, digitale Büroorganisation und Zeitmanagement im agilen Zeitalter
Das Kombinations-Seminar aus Zeitmanagement, Büro- und Arbeitsorganisation gibt Ihnen handfeste Möglichkeiten, Ihr Büro, Ihre Arbeit und Ihre Zeit optimal zu organisieren.
Dadurch begegnen Sie der Informationsflut mit Struktur und klaren Kriterien. Sie überzeugen Kunden und Kollegen mit Qualität, Schnelligkeit, Flexibilität und Dienstleistungsbereitschaft. Und das noch mit einem freien, vergnügten Kopf.
Ein besonderes Angebot haben wir für Home-Office oder mobil arbeitende Mitarbeitende.
Inhalte des Seminars Büro-Effizienz
Teil 1: Büro- und Ablageorganisation
- Papier im Griff mit Schreibtischmanagement, Maßnahmen gegen Papier-Chaos
(dieser Seminarteil wird in der Vorbereitungsphase als online Training angeboten, Fragen werden im Seminar beantwortet)- Grundregeln Arbeitsplatz, Schrank,
- Ablage Systematik Briefablage, Ordner, Hängemappen, Archiv
- Wiedervorlage und Terminstation für Papiergebundenes
- Maßnahmen gegen das digitale Chaos
- Ablage Struktur: einheitliche Logik für Papier, Explorer, E-Mails
- Dateibenennung
- WIKIS und Arbeitsanweisungen
- Möglichkeiten mit OneNote, Struktur für digitale Notizbücher
- Informationen strukturieren in MS Teams
Teil 2: Digitale Arbeitsorganisation
- Arbeits- und Zeitmanagement Techniken
- Grundregel der Zeit Planung
- Prioritäten erkennen und setzen
- Aufgaben und Tagesabläufe strukturieren mit der ALPEN-Methode
- Zeitfresser: sachliche und persönliche Störfaktoren
- Papierlos arbeiten
- Die Einmal-Regel
Teil 3: praktisches Umsetzen
- E-Mailmanagement – Umsetzen mit Outlook
- Posteingang leer und zugeordnet mit der Einmal-Regel
- das Zusammenspiel von Farben, Regeln, Quicksteps, Schnellbausteinen
und Fähnchen - die ALPEN-Methode umgesetzt mit Outlook Aufgabentool
- Integration zu MS Teams
- Integration zu OneNote, Einblick zur Workflow Gestaltung
- (zum Spezialseminar 1/2 Tag Zeitmanagement mit Outlook)
Ziele Seminar Arbeitsorganisation
- Standards: Ordnung & Struktur im Büro, auf dem Schreibtisch und digital
- Verhalten: E-Mails, Termine und Aufgaben im Griff
- Prioritäten richtig setzen
- Zusammenarbeit vereinfachen
- Betriebsblindheit auflösen, eigene Muster reflektieren
Methoden
- Lernvortrag: theoretische und praktische Inputs
- Einzelarbeit (optional am PC)
- Gruppenübungen (Dialog-Arbeit)
- umfangreiche Teilnehmerunterlage
- Checklisten
Mittbringen
Teilnehmende können ein Foto Ihres Arbeitsplatzes (Schreibtisch, Schrank, …) mit ins Seminar bringen, wenn sie eine individuelle Beratung wünschen.
Falls verfügbar, ein Laptop mit installiertem Outlook. Nach der Mittagspause können die neuen Inhalte so direkt praktisch umgesetzt werden.
Liebe Frau Beck,
das Seminar war klasse. (…) 1. Ich habe die Ordnerstruktur nach Monaten und Tagen angelegt – die erste Hälfte meines Schreibtischs ist freigelegt und die Zeit der zweiten Hälfte ist angezählt. 2. Es gibt eine Pinnwand vor meiner Tür, an der man mir Nachrichten hinterlassen kann. 3. Alle Hinweise auf neu eintreffende E-Mails sind ein für alle mal abgeschaltet. 4. Mein Tag beginnt mit meiner eigenen To-Do-Liste (Selbststeuerung) und nicht mit dem Checken von E-Mails (Fremdsteuerung). 5. Ich halte Inseln durch. Meine Kollegin musste mit auf die Insel, und ist begeistert :-). 6. Löschen von E-Mails macht am meisten Spaß.
Erweiterungen
Zusätzlich buchbar als Follow up oder mehrtägige Veranstaltung:
- OneNote und Outlook im Duett
- Begrenzen und annahmegerecht Nein sagen
- Methoden für gelungenes Selbstmanagement
Dieses Seminar ist buchbar als Inhouse-Seminar, vor Ort Beratung, online Training live, online Selbstlern Kurs oder Arbeitsplatz-Coaching.
Buchbar als online Training mit live Trainer
Die Inhalte können über 4 x 1,5 Stunden an einem Tag oder auch aufgeteilt durchgeführt werden.
Alternativ als online Selbstlern Kurs buchbar
Fragen können über die Kommentarfunktion an den Trainer gestellt werden. In der online Version ist Lernen bei freier Zeiteinteilung, im eigenen Tempo möglich.
Ich hab's im Griff! Schritt für Schritt online Kurs mit Sprechstunde
Weitere Seminar Themen speziell für Mitarbeitende aus Sekretariat und Assistenz (hier klicken)
Mehr Zeit. Mehr Leben. Mehr Spielraum.©
Beate Baumann, Office Management
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